TÌM KIẾM

Blog

9 ‘Red Flags’ trong tin tuyển dụng Trợ lý

Trần Hương
26/01/2025

Dù không có nhu cầu thay đổi công việc hay đang tích cực tìm việc thì mình vẫn khuyên các bạn mentee Trợ lý của mình nên thường xuyên theo dõi các tin tuyển dụng và luyện tập kỹ năng phân tích bản mô tả công việc (Job description). Việc này không chỉ giúp chúng ta theo dõi các xu hướng trong ngành nghề để biết những bộ kỹ năng nào đang được tìm kiếm, hay mức phúc lợi trên thị trường cho công việc, mà còn là sự chuẩn bị cần thiết cho những tình huống không lường trước được như: khi Trợ lý điều hành cần tham gia việc viết mô tả công việc cho một vị trí trợ lý dự án, hay khi chính bản thân các Trợ lý cần tìm kiếm công việc mới…

Với sự biến động không ngừng của nền kinh tế, việc luôn có phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất không bao giờ là thừa.

Một nghiên cứu cho thấy 72% người lao động cảm thấy ngạc nhiên hoặc hối hận với công việc mới bắt đầu vì khi làm việc thực tế rất khác so với những gì họ được dẫn dắt để tin khi đọc tin tuyển dụng và phỏng vấn.

Khi đang tích cực tìm kiếm việc làm, chúng ta rất dễ bị cuốn vào vòng xoáy của việc nộp đơn ứng tuyển hàng loạt khi thấy các tin tuyển dụng vị trí mong muốn. Điều này xuất phát từ tâm lý muốn tối đa hóa cơ hội được tuyển dụng bằng cách gửi hồ sơ đến càng nhiều công ty càng tốt. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ cân nhắc đến khả năng một số công việc không đáng dành thời gian để nộp đơn và mong ngóng chưa?

Bạn đã bao giờ cảm thấy hồi hộp khi nộp hồ sơ, hào hứng khi được gọi đến phỏng vấn, nhưng lại cảm thấy vô cùng thất vọng trong quá trình phỏng vấn và chỉ muốn ra về ngay lập tức? Bản thân mình đã trải qua cảm giác này ít nhất 2 lần và mình luôn tự nhắc nhở bản thân cần phân tích công việc thật kỹ trước khi nhận lời tham gia phỏng vấn để tránh mất thời gian cho cả hai bên.

Vậy làm thế nào để tránh được những công việc như này?  Bài viết tới mình sẽ tổng hợp những red flags phổ biến nhất trong tin tuyển dụng trợ lý – thư ký mà mình đã đúc kết sau gần 10 năm “chinh chiến” qua nhiều môi trường làm việc khác nhau.  Hy vọng biết những red flag này sẽ giúp các Trợ lý đang tìm việc có thêm góc nhìn để tự tin hơn trong việc lựa chọn công việc phù hợp và tránh lãng phí thời gian vào những môi trường giống như được “mô tả” khi ứng tuyển.

Red flag tuyển dụng trợ lý

1. “Đa nhiệm – Multitasking” và “linh hoạt” được nhấn mạnh quá mức

Hãy cẩn trọng với những tin tuyển dụng, mô tả công việc yêu cầu “multitasking”. Như bài viết riêng về tác hại của Multitasking mới đây, “đa nhiệm” không phản ánh khả năng xử lý vấn đề hiệu quả. Thay vào đó, nó chỉ ra khả năng chạy theo lịch trình công việc hỗn loạn, thiếu tính tổ chức mà không thực sự tập trung vào việc hoàn thành các tác vụ một cách hiệu quả. Đôi khi, yêu cầu này có thể là dấu hiệu báo động một môi trường làm việc căng thẳng, với áp lực cao và ít thời gian cho việc nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng. Điều này có thể dẫn đến sự mệt mỏi, căng thẳng, suy giảm trí nhớ và sức sáng tạo cũng như giảm sự hài lòng trong công việc trong dài hạn.

2. Mô tả công việc chung chung, mơ hồ

“Hỗ trợ công việc cho Ban Giám Đốc”, “Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên”, “Thực hiện các nhiệm vụ được giao phó bởi ban lãnh đạo”, “đảm nhiệm nhiều vai trò”…Khi thiếu đi mô tả chi tiết các cấu phần công việc, đây là dấu hiệu cho thấy công việc không rõ ràng, bạn có thể bị giao phó đủ thứ việc không tên đến những nhiệm vụ vượt quá khả năng và trách nhiệm. Đây cũng có thể là bài đăng giả mạo mà các công ty hoặc đơn vị tuyển dụng chỉ tung ra để thu thập sơ yếu lý lịch và thông tin ứng viên. Một kịch bản khác là công ty không thực sự chú trọng vị trí này, một dấu hiệu cũng không mấy tích cực và cần phải xem xét thận trọng khi định ứng tuyển.

Một trong những lý do khiến các công ty đăng tin tuyển dụng với những trách nhiệm công việc chung chung, không cụ thể là để tối ưu chi phí và tận dụng tối đa một nhân viên. Điều này không phải là bất hợp pháp, nhưng liệu có công bằng với nhân viên?

Đặc biệt với công việc Trợ lý, Hành chính, sẽ không tránh khỏi những công việc “không tên” hoặc những việc mang tính cá nhân của ban lãnh đạo công ty. Tùy mỗi người sẽ có những giới hạn khác nhau khi làm những công việc “ngoài bản mô tả công việc”, nếu đi đến vòng phỏng vấn, hãy đặt câu hỏi về trách nhiệm, phạm vi cụ thể của công việc để đảm bảo không có bất ngờ nào xảy ra khi bạn bắt đầu làm việc.

3. Lương và phúc lợi không được đề cập hoặc thông tin không nhất quán

Một công ty minh bạch sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về lương thưởng và các chế độ đãi ngộ.

Khoảng lương chênh lệch quá lớn cùng là 1 dấu hỏi (Ví dụ: Lương từ 15 – 30 triệu). Để các tin tuyển dụng trở nên hấp dẫn, các NTD thường thiết kế những poster ấn tượng với con số đi cùng “Mức thu nhập lên tới” có thể khá cao để thu hút sự chú ý. Nhưng khi đọc tin tuyển dụng chi tiết thì thông tin dải lương lại không là một khoảng cách rất xa. Hãy luôn đối chiếu và xem xét kỹ tính thống nhất của những con số được đưa ra.

Việc không công khai mức lương còn có thể là cách nhằm che giấu mức lương thấp hoặc không cạnh tranh so với thị trường.

4. Yêu cầu kinh nghiệm “trên trời” với mức đãi ngộ “bèo bọt”, kỹ năng không hợp lý

Nếu tin tuyển dụng đòi hỏi quá nhiều năm kinh nghiệm so với mức lương được đề xuất, đây có thể là dấu hiệu của một công ty không sẵn sàng đào tạo và phát triển nhân viên.

Nếu công ty yêu cầu quá nhiều kỹ năng đa lĩnh vực mà quá xa vời với vị trí ứng tuyển, có thể họ đang tìm một người làm việc của cả 1 team với mức lương trả cho 1 người.

5. Sử dụng ngôn ngữ “nổ”, “quá đà”, tiếng lóng

“Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, sáng tạo”, “gia nhập vào đại gia đình”, “Cơ hội thăng tiến nhanh chóng”…  Hãy cẩn thận với những lời “đường mật” này, công ty là nơi làm việc chuyên nghiệp, không phải là “gia đình”. Mặc dù việc đề cập văn hóa công ty là quan trọng, nhưng nếu bản mô tả công việc tập trung quá nhiều vào văn hóa mà bỏ qua các chi tiết cụ thể về công việc, đây có thể là dấu hiệu của việc thiếu định hướng rõ ràng cho vị trí công việc. Hãy tìm hiểu kỹ về công ty trước khi ứng tuyển.

Với những tin tuyển dụng Tiếng Anh, các cụm từ sau có thể cảnh báo một môi trường căng thẳng, làm việc quá giờ với lượng công việc khổng lồ: “fast-paced environment,” “high capacity,” “handles stress well,” or “works well under pressure”.

Đặc biệt với vị trí Trợ lý và hành chính, hãy cẩn trọng với những từ mơ hồ nghe có phần hào nhoáng như “Game-changer”, “Admin Guru”, “Multitasker”, “Office hero”, “Admin wizard”,…Ngôn ngữ này có thể gợi ý rằng tổ chức không hiểu rõ về chiều sâu và trách nhiệm của vai trò hoặc rằng bạn có thể được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ không trong phạm vi công việc.

6. Quá nhấn mạnh vào ngoại hình, giới tính, tình trạng hôn nhân

“Ưu tiên nữ, ngoại hình ưa nhìn”, “độc thân”, “chưa lập gia đình” hay “đã có gia đình” là những phạm trù cá nhân không nên đưa vào tin tuyển dụng các công việc văn phòng.…Trong môi trường làm việc hiện đại, tiêu chí quan trọng nhất nên là khả năng làm việc, kinh nghiệm chuyên môn chứ không phải đời tư cá nhân của nhân viên. Ở các nước phát triển như Anh, Mỹ, Úc,..trừ những công việc đặc thù như nghệ thuật, người mẫu, diễn viên…việc đề cập đến các yếu tố trên sẽ ngay lập tức bị tẩy chay vì vi phạm nguyên tắc DEI trong môi trường làm việc.

7. Thời gian làm việc bất thường

“Làm việc theo sự sắp xếp của cấp trên”, “Sẵn sàng làm thêm giờ”…  Hãy chắc chắn rằng bạn có thể đáp ứng được yêu cầu về thời gian trước khi ứng tuyển.

Ghép manh mối này với các cụm từ nhấn mạnh tốc độ và tính cấp bách, chẳng hạn như “môi trường làm việc nhanh”, “năng lực cao”, “xử lý căng thẳng tốt” hoặc “làm việc tốt dưới áp lực” và bạn có thể phải đối mặt với một nhà tuyển dụng phát triển mạnh nhờ khối lượng công việc siêu thực hoặc môi trường căng thẳng quá mức.

8. Tin tuyển dụng cho cùng một vị trí được đăng đi đăng lại trong nhiều tháng

Thị trường việc làm có tính cạnh tranh lớn đối với cả người sử dụng lao động và ứng viên tiềm năng. Nếu một công ty không tìm thấy ứng viên lý tưởng trong vòng đầu tiên, họ sẽ đăng lại tin tuyển dụng để tìm thêm ứng viên. Hoặc nếu một ứng viên lý tưởng rút lui và nhận một công việc khác trong vòng cuối cùng, các công ty sẽ phải đăng lại tin để tiếp tục quá trình tuyển dụng.

Tuy nhiên, nếu bạn liên tục thấy cùng một công việc từ cùng một công ty được đăng lại nhiều lần trong một thời gian dài (hơn một vài tháng đến cả năm), thì có khả năng là công ty đó không thực sự hấp dẫn đối với các ứng viên có năng lực. Có khả năng là họ đã có một lượng lớn ứng viên đến phỏng vấn nhưng không ai trong số đó quyết định nhận việc. Dù lý do là gì thì công ty cũng đang phải vật lộn để tuyển người cho vị trí đó. Nếu bạn vẫn quan tâm, hãy đảm bảo đặt nhiều câu hỏi trong buổi phỏng vấn để đảm bảo không bỏ lỡ những dấu hiệu cảnh báo rõ ràng như văn hóa làm việc độc hại, tinh thần làm việc thấp, tỷ lệ luân chuyển cao, v.v.

9. Tin tuyển dụng ẩn danh, không có tên công ty

Có nhiều lý do khiến một công ty quyết định đăng tin tuyển dụng ẩn danh:

  • Thay thế nhân viên: Công ty có thể đang cố gắng thay thế một nhân viên kém hiệu quả mà không muốn người đó biết. Điều này giúp họ tìm ứng viên mới mà không gây ra phản ứng tiêu cực từ nhân viên hiện tại.
  • Nghiên cứu thị trường: Một số công ty không có vị trí tuyển dụng thực sự nhưng muốn thu thập sơ yếu lý lịch để hiểu rõ hơn về thị trường ứng viên. Điều này có thể gây lãng phí thời gian của những người tìm việc.
  • Bảo vệ hoa hồng của đơn vị môi giới tuyển dụng: Nếu công ty thuê nhà tuyển dụng bên ngoài, bên thứ 3 này có thể muốn giữ bí mật về tên công ty để ngăn ứng viên nộp đơn trực tiếp, nhằm đảm bảo hoa hồng cho chính họ.
  • Tránh bị đối thủ cạnh tranh phát hiện: Trong một số ngành, thông tin tuyển dụng có thể nhạy cảm và tiết lộ ý định tuyển dụng có thể tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh điều chỉnh chiến lược kinh doanh của họ.
  • Xác định nhân viên muốn nghỉ việc: Một chiến thuật gây tranh cãi là xem ai đang tìm kiếm việc làm để có thể đánh giá lòng trung thành và khả năng thích ứng của nhân viên, từ đó xác định ai có thể bị sa thải.

Khi quyết định ứng tuyển những công việc không nêu rõ tên công ty, hãy cân nhắc thật kỹ các rủi ro bạn có thể gặp phải và đảm bảo nghiên cứu thật kỹ về công ty ngay khi có thông tin ở các vòng phỏng vấn tiếp theo.

Một điểm quan trọng mình muốn nhấn mạnh: Bạn không cần phải từ bỏ hoàn toàn một cơ hội công việc chỉ vì nhận thấy những dấu hiệu cảnh báo trong mô tả công việc. Cũng có những khả năng vấn đề không nằm ở tính chất công việc mà chỉ do cách trình bày của tin tuyển dụng. Ví dụ, bản mô tả công việc có thể được viết bởi một người làm tuyển dụng thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu kiến thức về vị trí công việc cần tuyển.

Quá trình tìm việc thường sẽ dễ khiến những người có ý chí mạnh mẽ nhất cũng có thể lung lay. Để tìm được một công việc phù hợp, chất lượng, trước hết chúng ta nên biết cách sàng lọc những công việc “chưa/không phù hợp”. Hãy lưu ý những manh mối khiến bạn cảm thấy lo lắng và dành thời gian nghiên cứu kỹ công ty, đọc kỹ mô tả công việc và đừng ngại đặt nhiều câu hỏi trong buổi phỏng vấn. Hãy trở thành một ứng viên thông minh và tỉnh táo để tìm được công việc thực sự phù hợp khi bạn dành ít nhất 8 tiếng làm việc mà không hối tiếc.

Tất nhiên… mình phải khẳng định với các bạn: Công việc vẫn luôn là một “cái duyên.” Thế nhưng, “duyên” cũng là thứ mà ta phải chọn lọc bởi cũng có duyên thì phù hợp, duyên thì không. Những điều được chia sẻ trong bài viết mình hi vọng, nó như một liều “vắc-xin” để các bạn có những đề kháng khi những “cái duyên nghề” tìm tới. Chúc các bạn sẽ luôn gặp được “duyên tốt” và vững vàng trên chặng đường tìm kiếm công việc ước mơ.

9 ‘RED FLAGS’ TRONG TIN TUYỂN DỤNG TRỢ LÝ🚩

Dù không có nhu cầu thay đổi công việc hay đang tích cực tìm việc thì mình vẫn khuyên các bạn mentee Trợ lý của mình nên thường xuyên theo dõi các tin tuyển dụng và luyện tập kỹ năng phân tích bản mô tả công việc (Job description). Việc này không chỉ giúp chúng ta theo dõi các xu hướng trong ngành nghề để biết những bộ kỹ năng nào đang được tìm kiếm, hay mức phúc lợi trên thị trường cho công việc, mà còn là sự chuẩn bị cần thiết cho những tình huống không lường trước được như: khi Trợ lý điều hành cần tham gia việc viết mô tả công việc cho một vị trí trợ lý dự án, hay khi chính bản thân các Trợ lý cần tìm kiếm công việc mới…

Với sự biến động không ngừng của nền kinh tế, việc luôn có phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất không bao giờ là thừa.

Một khảo sát cho thấy 72% người lao động cảm thấy ngạc nhiên hoặc hối hận với công việc mới vì khi làm việc thực tế rất khác so với những gì họ được dẫn dắt để tin khi đọc tin tuyển dụng và phỏng vấn.

Khi đang tích cực tìm kiếm việc làm, chúng ta rất dễ bị cuốn vào vòng xoáy của việc nộp đơn ứng tuyển hàng loạt khi thấy các tin tuyển dụng vị trí mong muốn. Điều này xuất phát từ tâm lý muốn tối đa hóa cơ hội được tuyển dụng bằng cách gửi hồ sơ đến càng nhiều công ty càng tốt. Tuy nhiên, bạn đã bao giờ cân nhắc đến khả năng một số công việc không đáng dành thời gian để nộp đơn và mong ngóng chưa?

Bạn đã bao giờ cảm thấy hồi hộp khi nộp hồ sơ, hào hứng khi được gọi đến phỏng vấn, nhưng lại cảm thấy vô cùng thất vọng trong quá trình phỏng vấn và chỉ muốn ra về ngay lập tức? Bản thân mình đã trải qua cảm giác này ít nhất 2 lần và mình luôn tự nhắc nhở bản thân cần phân tích công việc thật kỹ trước khi nhận lời tham gia phỏng vấn để tránh mất thời gian cho cả hai bên.

Vậy làm thế nào để tránh được những công việc như này?  Bài viết này sẽ tổng hợp những red flags phổ biến nhất trong tin tuyển dụng trợ lý – thư ký mà mình đã đúc kết sau gần 10 năm “chinh chiến” qua nhiều môi trường làm việc khác nhau.  Hy vọng biết những red flag này sẽ giúp các Trợ lý đang tìm việc có thêm góc nhìn để tự tin hơn trong việc lựa chọn công việc phù hợp và tránh lãng phí thời gian vào những môi trường giống như được “mô tả” khi ứng tuyển.

  1. “Đa nhiệm – Multitasking” và “linh hoạt” được nhấn mạnh quá mức
  2. Mô tả công việc chung chung, mơ hồ
  3. Lương và phúc lợi không được đề cập hoặc thông tin không nhất quán
  4. Yêu cầu kinh nghiệm “trên trời” với mức đãi ngộ “bèo bọt”, kỹ năng không hợp lý
  5. Sử dụng ngôn ngữ “nổ”, “quá đà”, tiếng lóng
  6. Quá nhấn mạnh vào ngoại hình, giới tính, tình trạng hôn nhân
  7. Thời gian làm việc bất thường
  8. Tin tuyển dụng cho cùng một vị trí được đăng đi đăng lại trong nhiều tháng
  9. Tin tuyển dụng ẩn danh, không có tên công ty

Bạn có thể tìm hiểu diễn giải chi tiết của các “Red flag” trên qua bài viết đầy đủ được đăng trong Group “Trợ lý xuất sắc không ở góc văn phòng” sáng lập bởi Enlightenia: https://www.facebook.com/groups/770811558590983

Một điểm quan trọng cần nhấn mạnh: Bạn không cần phải từ bỏ hoàn toàn một cơ hội công việc chỉ vì nhận thấy những dấu hiệu cảnh báo trong mô tả công việc. Cũng có những khả năng vấn đề không nằm ở tính chất công việc mà chỉ do cách trình bày của tin tuyển dụng. Ví dụ, bản mô tả công việc có thể được viết bởi một người làm tuyển dụng thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu kiến thức về vị trí công việc cần tuyển.

Quá trình tìm việc thường sẽ dễ khiến những người có ý chí mạnh mẽ nhất cũng có thể lung lay. Để tìm được một công việc phù hợp, chất lượng, trước hết chúng ta nên biết cách sàng lọc những công việc “chưa/không phù hợp”. Hãy lưu ý những manh mối khiến bạn cảm thấy lo lắng và dành thời gian nghiên cứu kỹ công ty, đọc kỹ mô tả công việc và đừng ngại đặt nhiều câu hỏi trong buổi phỏng vấn. Hãy trở thành một ứng viên thông minh và tỉnh táo để tìm được công việc thực sự phù hợp khi bạn dành ít nhất 8 tiếng làm việc mà không hối tiếc.

0 0 đánh giá
Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Cũ nhất
Mới nhất Được bỏ phiếu nhiều nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Dịch vụ liên quan

Chương trình Tủ sách Enlightenia Books

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat: Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat […]

Xem thêm

Chương trình E-learning học theo chuẩn quốc tế

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat: Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat […]

Xem thêm

Chương trình “Thời đại mới của nghề trợ lý”

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat: Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat […]

Xem thêm