TIPS TRỢ LÝ: 9 MẸO BẬT “CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC” SAU NGHỈ LỄ

Chào các đồng nghiệp thân mến,

Kỳ nghỉ lễ Quốc khánh của bạn thế nào? Những ngày nghỉ ngơi, thư giãn chắc hẳn đã giúp chúng ta nạp lại năng lượng sau chuỗi ngày làm việc căng thẳng. Có thể bạn đã dành thời gian quý báu bên gia đình, bạn bè, hoặc đơn giản là tận hưởng những khoảnh khắc yên bình một mình. Dù bạn đã làm gì, hy vọng bạn đã có một kỳ nghỉ lễ thật ý nghĩa và đáng nhớ. 🏖️

Mình thì lựa chọn rong ruổi ở những cung đường ven biển gần 10 ngày bên gia đình cho kỳ nghỉ lễ. Dù lựa chọn của bạn là gì, mìh tin rằng kỳ nghỉ đã giúp bạn tái tạo năng lượng và sẵn sàng cho những thử thách mới.

Nhưng giờ là lúc trở lại với thực tế rồi! ⏰ Và mình biết, cảm giác hơi “choáng” khi quay lại với núi công việc sau kỳ nghỉ là điều không thể tránh khỏi. Bản thân mình, với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề Trợ lý điều hành, cũng từng trải qua cảm giác đó. Thậm chí, mình còn chứng kiến nhiều trợ lý trẻ tuổi hơn cảm thấy áp lực, lo lắng khi phải đối mặt với khối lượng công việc tồn đọng, núi email chưa đọc, những cuộc họp sắp tới và deadline thì nối hàng dài… 🤯

Thực tế, hội chứng “hậu nghỉ lễ” – “post-vacation” là rất phổ biến sau những kỳ nghỉ dài. Tối nay tranh thủ giờ phút rảnh ranh hiếm hoi còn lại chia sẻ một vài “bí kíp” nhỏ mà mình đã tích lũy được trong hành trình đi làm của mình, cũng như từ những đồng nghiệp tài năng mà mình có cơ hội làm việc cùng. Hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn “tái khởi động” công việc một cách suôn sẻ và hiệu quả. 😊

Xem thêm: Checklist cuối năm cho trợ lý chuyên nghiệp!

1. Lên kế hoạch trước khi “ra trận” 📝

Hãy dành chút thời gian vào cuối ngày trước kỳ nghỉ hoặc đến sớm hơn 30-60 phút vào ngày làm việc đầu tiên để xem lại danh sách công việc, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và lên kế hoạch cụ thể. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và cấp bách. Nếu có thể, hãy trao đổi ngắn với sếp vào đầu giờ sáng để nắm bắt những ưu tiên hàng đầu và những thay đổi có thể xảy ra trong thời gian bạn nghỉ.

Việc lên kế hoạch trước sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về công việc, xác định những nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên giải quyết và tránh cảm giác bị “ngợp” khi quay lại làm việc.

Ví dụ: Bạn có thể liệt kê tất cả các công việc cần làm, sau đó sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại chúng thành 4 nhóm:

• Quan trọng và cấp bách (Do ngay): Ví dụ: Hoàn thành báo cáo cho cuộc họp quan trọng vào ngày mai
• Quan trọng nhưng không cấp bách (Lên kế hoạch): Ví dụ: Chuẩn bị tài liệu cho dự án mới
• Không quan trọng nhưng cấp bách (Ủy thác): Ví dụ: Đặt vé máy bay cho chuyến công tác của sếp
• Không quan trọng và không cấp bách (Loại bỏ): Ví dụ: Dọn dẹp lại hộp thư đến

2. Thông báo sự trở lại 📧

Đừng quên gửi email cho sếp, đồng nghiệp và khách hàng để thông báo rằng bạn đã trở lại làm việc. Bạn có thể thêm một lời chúc ngắn gọn hoặc chia sẻ một kỷ niệm vui vẻ từ kỳ nghỉ để tạo không khí thân thiện. Nếu có việc gấp cần xử lý, hãy đề nghị họ gửi lại email với tiêu đề “Urgent – Khẩn cấp” để bạn có thể ưu tiên giải quyết.

Ngoài việc gửi email, bạn cũng có thể cập nhật trạng thái trên các ứng dụng nhắn tin công việc hoặc các nền tảng mạng xã hội nội bộ của công ty để thông báo sự trở lại của mình.

3. “Khởi động” từ từ 🐌

Đừng vội vàng lao vào công việc ngay lập tức. Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ đơn giản, quen thuộc để “làm nóng” bộ não và dần dần tìm lại nhịp điệu làm việc. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng việc kiểm tra email, sắp xếp lại bàn làm việc hoặc cập nhật lịch trình.

Việc bắt đầu từ từ sẽ giúp bạn tránh cảm giác bị “sốc” khi quay lại làm việc và dần dần lấy lại sự tập trung và năng suất.

4. “Chia để trị” 🍰

Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý. Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy bớt áp lực và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Ví dụ, thay vì cố gắng viết xong một báo cáo dài trong một ngày, hãy chia nó thành các phần nhỏ và hoàn thành từng phần một.

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ quản lý công việc như Google Task, Trello, Asana hoặc Microsoft To-Do/ Planner/ Loop để chia nhỏ công việc và theo dõi tiến độ.

5. Tập trung cao độ 🎯

Tránh xao nhãng và tập trung vào từng việc một. Tắt các thông báo không cần thiết, tìm một không gian yên tĩnh để làm việc và sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian như Pomodoro để duy trì sự tập trung.

Nếu bạn đang làm việc trên một nhiệm vụ quan trọng, hãy tắt điện thoại, đóng các tab trình duyệt không liên quan và sử dụng kỹ thuật Pomodoro để làm việc trong 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút.

6. Kiểm tra email một cách thông minh 📬

Đừng cố gắng trả lời tất cả email ngay lập tức. Hãy lọc và xử lý những email quan trọng trước, sau đó lên kế hoạch cho những email còn lại. Bạn có thể sử dụng các tính năng lọc và sắp xếp email để quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn.

Bạn có thể tạo các các nhãn (Gmail)/ thư mục (Outlook365) để phân loại email theo chủ đề, dự án hoặc mức độ ưu tiên và sử dụng các quy tắc tự động để lọc và sắp xếp email đến vào các nhãn/thư mục tương ứng.

7. Tạo không gian làm việc thoải mái 🌿

Dọn dẹp bàn làm việc, sắp xếp lại tài liệu và trang trí một chút để tạo cảm hứng. Một không gian làm việc ngăn nắp và thẩm mỹ sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái và tập trung hơn.

Bạn có thể thêm một vài cây xanh, một món đồ lưu niệm từ những nơi bạn đi qua trong kỳ nghỉ để làm cho không gian làm việc của bạn trở nên sinh động và thú vị.

8. Cho phép bản thân điều chỉnh từ từ 😌

Đừng quá khắt khe với bản thân. Hãy dành thời gian để thích nghi lại với nhịp độ làm việc và chấp nhận rằng có thể bạn sẽ không đạt được hiệu suất cao nhất ngay lập tức.

Việc quay lại làm việc sau kỳ nghỉ có thể mất một chút thời gian để bạn tìm lại được sự tập trung và năng suất. Đừng quá lo lắng nếu bạn cảm thấy hơi “chậm” trong những ngày đầu tiên. Hãy kiên nhẫn và cho phép bản thân điều chỉnh dần dần.

9. Nghỉ ngơi hợp lý ☕

Đừng quên dành thời gian nghỉ ngơi ngắn giữa các phiên làm việc để duy trì năng lượng và tăng cường sự tập trung. Đi dạo một vòng, trò chuyện với đồng nghiệp hoặc đơn giản là nhắm mắt lại và thư giãn vài phút.

Các Trợ lý, Thư ký, chuyên viên hành chính đều là những “chiến binh” trên mặt trận công việc, nên mình tin mỗi người đều có bí kíp riêng để vượt qua giai đoạn “hậu kỳ nghỉ” này! 💪

Nếu bạn có bất kỳ bí quyết nào khác, đừng ngần ngại chia sẻ nhé!

Chúc các bạn một tuần làm việc mới tràn đầy năng lượng và thành công! 🎉