TRỢ LÝ & ĐỒNG NGHIỆP

Nghệ thuật “đòi báo cáo” nơi công sở

Một tình huống cực kỳ phổ biến trong công việc Trợ lý – bạn được Giám đốc/ người sếp yêu cầu theo sát phụ trách một hạng mục công việc, chẳng hạn như chuẩn bị 1 báo cáo hoặc quản lý một dự án mới. Để hoàn thành công việc được giao, bạn cần phải thu thập thông tin, tài liệu từ một số đồng nghiệp.

Sau một thời gian (vài ngày hoặc vài tuần), bạn đã nhận được hầu hết các thông tin cần thiết từ các đồng nghiệp và đa số là những thông tin hữu ích. Tuy nhiên, bạn vẫn cần dữ liệu, báo cáo từ một số đồng nghiệp khác. Cho dù bạn đã nhắc khá nhiều lần, người đó vẫn chưa thực hiện và trì hoãn việc hoàn thành công việc.

Nghe có vẻ quen quen?

Mình nghĩ tất cả các Trợ lý đều đã từng trải qua tình huống này.

Gần đây khi tâm sự với một bạn Trợ lý mới vào nghề, bạn chia sẻ đây là một việc khó khăn và thách thức vì theo bạn, Trợ lý không có bất kỳ quyền hạn nào để yêu cầu mọi người hoàn thành công việc.

Thường thì, Trợ lý cần “đuổi theo” (theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng) để thu thập thông tin hoặc tài liệu từ những người có chức danh cao hơn bạn, đó có thể là Trưởng phòng, hoặc Phó Giám đốc…Tùy thuộc vào cấp độ của người này, việc thúc giục họ liên tục sẽ không phù hợp. Nhưng khi dự án hoặc công việc bị đình trệ, Trợ lý lại có thể bị đánh giá là thiếu năng lực.

👉 Vậy Trợ lý có thể làm gì khi phải “đuổi theo” những đồng nghiệp mãi không gửi báo cáo? Dưới đây là một vài tips mình tổng hợp lại từ hơn 6 năm làm công việc Trợ lý và từ các diễn đàn Trợ lý:

1️⃣. HÃY THỰC TẾ VỚI HẠN CHÓT – DEADLINE

Trợ lý cần phải rất thực tế với thời hạn cuối cùng để hoàn thành công việc. Hãy nhớ lại cảm giác khó chịu như thế nào khi ai đó yêu cầu bạn làm việc “khẩn cấp” khi cả hai đều biết việc “khẩn cấp” đó đã nằm trên bàn của họ từ cả tháng trước.

Nếu bạn cần sự hỗ trợ từ người khác để hoàn thành 1 hạng mục công việc, hãy xác định khoảng thời gian đủ để hoàn thành công việc đó, đặt lời nhắc để theo dõi tiến độ công việc (không phải hàng ngày, mà có thể là một lần một tuần). Và hỏi xem họ có cần thêm thông tin hay sự hỗ trợ nào từ bạn để hoàn thành được công việc đó.

Nếu công việc đòi hỏi thời gian hoàn thành quá ngắn, hãy giải thích lý do tại sao nó “khẩn cấp” và sự “khẩn cấp” ấy là cần thiết như thế nào đối với những mục tiêu lớn hơn của lãnh đạo và tổ chức.

Luôn ghi nhớ “Tại sao?” – đó chính là nguồn năng lượng lớn thúc đẩy con người hành động hoặc không hành động.

2️⃣. LỊCH SỰ và thể hiện sự ĐỒNG CẢM.

Chúng ta đều hiểu: khả năng một người sẽ hoàn thành một số công việc giúp bạn sẽ càng cao nếu họ thích bạn, vì vậy hãy tử tế! Đây chính là quyền lực ảnh hưởng “Referent power”.

Luôn ghi nhớ hãy đề nghị 1 cách lịch sự và cho họ thấy sự quan trọng của họ đối với công việc, dự án. Điều này sẽ đòi hỏi rất nhiều thời gian để xây dựng, nhưng với tư cách là một Trợ lý lâu năm, mình cảm thấy thời gian và công sức để bồi đắp những mối quan hệ đó là xứng đáng.

Mình thường cố gắng để đồng nghiệp thấy được công việc họ đang làm là quan trọng và việc hoàn thành công việc đó là cần thiết như thế nào với lãnh đạo hoặc nó đóng góp như thế nào đến thành công của rổ chức.

Khi đã nhắc việc một vài lần mà công việc vẫn chưa có tiến triển, hãy cố gắng thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu. Điều đang gây ra sự chậm trễ hay cản trở công việc của họ là gì? Bạn có thể kéo dài hạn chót, hỗ trợ giải quyết vấn đề hay cân nhắc chuyển giao nhiệm vụ đó cho người khác được không? Hãy luôn cố gắng tìm hiểu lý do cặn kẽ trước khi cảm thấy thất vọng hay nổi giận.

3️⃣. GIẢI THÍCH sự CẦN THIẾT của công việc và sự QUAN TRỌNG đối với bạn

Như mình đã đề cập, khi Trợ lý yêu cầu một hạng mục công việc, đồng nghiệp cần được biết rằng công việc đó là theo yêu cầu của người sếp hoặc lãnh đạo cấp cao hơn. Hoặc là từ một người quan trọng đối với tổ chức như một khách hàng, đối tác lớn. Thông thường, khi hiểu được điều này, mọi người đều sẵn lòng giúp hoàn thành công việc.

Nhưng tất nhiên, một số người không quản lý thời gian của họ theo cách đáp ứng yêu cầu từ người khác. Trong trường hợp này, Trợ lý sẽ cần giải thích chi tiết hơn tại sao công việc lại cần thiết, cần thiết với ai, công việc đó phù hợp và đóng góp vào thành công chung của tổ chức như thế nào và tại sao công việc đó lại quan trọng đối với bạn và Giám đốc/người Sếp..

4️⃣. ĐƠN GIẢN HÓA QUY TRÌNH

Hãy làm mọi cách để việc đáp ứng yêu cầu công việc thật đơn giản, dễ dàng. Nếu cần nhận được sự đồng ý của họ theo đúng nghĩa đen, hãy đề xuất họ trả lời “đã chấp thuận” là đủ.

Đừng yêu cầu người khác bất cứ điều gì bạn không thực sự cần. Nếu công việc phức tạp, tại sao không lên lịch một cuộc họp ngắn (tối đa 15 phút) để bạn có thể trao đổi trực tiếp và nhận được câu trả lời ngay lập tức.

Một số người hoàn thành công việc tốt hơn nhiều nếu họ cảm thấy cấp bách hoặc áp lực. Có thể thử hỏi rằng họ muốn gặp trực tiếp để trao đổi hay qua email và tạm quên. Sau đó sắp xếp gặp trực tiếp với người đó là một cách tuyệt vời để tạo cảm giác cấp bách.

Một phương pháp khác là sắp xếp thời gian đến khu vực làm việc của họ để bạn có thể ngồi cùng trong khi họ hoàn thành công việc. Đây có thể được coi là phương án bất đắc dĩ, nhưng miễn sao đảm bảo công việc được hoàn thành.

5️⃣. Họ có TRỢ LÝ không?

Nếu người bạn đang “đuổi theo” để hoàn thành công việc là một cán bộ cấp cao có Trợ lý, hãy nói chuyện với Trợ lý của hộ để tìm hiểu xem công việc đó có trong kế hoạch làm việc, ưu tiên của họ không và nhờ họ giúp nhắc lại về sự cần thiết và hạn chót của công việc.

6️⃣. Gửi yêu cầu qua EMAIL để dự phòng

Mình không phải là người thích yêu cầu ai đó giúp thực hiện một việc và sau đó lại đi gửi email để xác nhận yêu cầu đó. Đó không phải là cách sự tin tưởng được xây dựng! Tuy nhiên điều này rất hữu ích khi bạn đã “đuổi theo” ai đó một vài lần mà vẫn không có kết quả, dù họ đã nói rằng họ sẽ hoàn thành công việc vào một thời gian cụ thể.

Email được sử dụng để xác nhận ngày giờ cụ thể và để làm căn cứ xác đáng khi công việc bị trì hoãn. Đối với Trợ lý, việc sử dụng email cũng để đảm bảo luôn có bằng chứng xác thực khi Giám đốc/ người Sếp yêu cầu.

7️⃣. Bạn có cần “Cc” SẾP của họ vào EMAIL không?

Đôi khi (tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp của công việc), việc Cc sếp của họ vào một email nhắc việc sẽ khiến công việc trôi chảy hơn. Lời khuyên của mình là sử dụng cách này như một phương án cuối cùng và đôi khi trao đổi trực tiếp với sếp của họ sẽ hiểu quả hơn là Cc trong email.

📌 Cuối cùng hãy nhớ:

✅️ Hầu hết công việc của Trợ lý đều liên quan mật thiết đến Giám đốc/ người sếp, và khi công việc không được hoàn thành sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến họ. Hãy chắc chắn rằng đồng nghiệp của bạn hiểu được điều này.

✅️Quyền lực Chức danh (Legitimate power) và quyền lực Cưỡng chế (Coercive power) sẽ dẫn đến sự phản kháng, miễn cưỡng nên đừng lạm dụng quyền lực này. Hãy tập trung xây dựng quyền lực Chuyên gia và Ảnh hưởng để tạo những ảnh hưởng tích cực và lâu dài.

Bài viết về 6 loại Quyền lực: Trợ lý hiểu về Quyền lực

✅️ Và kể cả khi đã hiểu nhưng họ vẫn không hoàn thành được, thì cũng hãy cố gắng hiểu động cơ của việc không hành động và chấp nhận điều đó.

Có những điều có thể sẽ cần khắc phục trong dài hạn hơn là trong ngắn hạn!

CẢM ƠN BẠN đã đọc hết bài viết này và hy vọng sẽ có những thông tin hữu ích với công việc của bạn!

Hãy ấn Theo dõi để cập nhật những bài viết mới nhất và để lại suy nghĩ của bạn ở phần bình luận nhé!🛎

#ahappyexecutiveassistant #carrietran #trolyvadongnghiep #chasingcolleagues #followingup #trolygiamdoc #trolychuyennghiep #trolyCEO #newarticle