Một ngày làm việc của thư ký văn phòng

Nếu như bạn đang muốn trải nghiệm, hiểu về một ngày làm việc của một thư ký văn phòng để chuẩn bị tinh thần, sẵn sàng ứng tuyển trở thành thư ký văn phòng. Trong bài viết này Enlighteniava sẽ cùng bạn tìm hiểu về một ngày làm việc của thư ký văn phòng! Những công việc, nhiệm vụ thường nhật của một thư ký văn phòng.

Một ngày làm việc của thư ký văn phòng

Dưới đây Enlighteniava sẽ chia sẻ đến bạn một ngày làm việc của thư ký văn phòng:

6:30 Sáng – Bắt đầu ngày mới với sự chuẩn bị kỹ lưỡng

Là một thư ký văn phòng chuyên nghiệp, việc chủ động đến sớm hơn 30 phút so với giờ làm chính là bí quyết vàng giúp bạn có thể chủ động cho cả một ngày làm việc. 30 này được dùng để:

• Kiểm tra email khẩn cấp và cập nhật lịch trình từ sếp
• Liệt kê 3-5 đầu việc ưu tiên trong ngày theo ma trận Eisenhower (Quan trọng – Khẩn cấp)
• Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp sáng

Nếu như bạn chưa biết thì: Theo nghiên cứu từ Tạp chí Quản trị Quốc tế, việc lên kế hoạch trước giúp tăng 23% năng suất làm việc so với người không chuẩn bị.

8:00 Sáng – Xử lý “bão” công văn

Bắt đầu ngày làm việc mới với công việc phân loại và xử lý công văn theo quy trình 4 bước:

• Tiếp nhận & scan nhanh nội dung
• Đánh dấu mức độ ưu tiên bằng hệ thống mã màu (Đỏ: Gấp, Vàng: Quan trọng, Xanh: Thông thường)
• Chuyển tiếp cho bộ phận liên quan kèm ghi chú rõ ràng
• Theo dõi tiến độ xử lý qua phần mềm quản lý công việc

Trường hợp gặp công văn mật hoặc vượt thẩm quyền, thư ký cần báo cáo ngay cho cấp trên thay vì tự quyết định – kỹ năng then chốt tránh rủi ro pháp lý.

10:30 Sáng – Cầu nối giữa lãnh đạo và các phòng ban

Sau khi hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng dành riêng cho vị trí thư ký, tiếp theo là thời gian xử lý các công việc văn phòng và phối hợp với các phòng ban.

• Ghi chú các chỉ thị từ cuộc họp nội bộ
• Phối hợp với phòng Nhân sự về lịch phỏng vấn ứng viên
• Nhắc nhở deadline cho bộ phận Kế toán qua email mẫu được soạn sẵn

Hoàn tất các công việc được giao phó và đảm bảo sự liên kết giữa các bộ phận, kết nối với ban lãnh đạo và giám đốc (người quản lý trực tiếp).

Bí quyết thành công nằm ở việc luôn mang theo sổ tay tốc ký và sử dụng ứng dụng ghi chú đám mây để đồng bộ hóa thông tin.

2:00 Chiều – Soạn thảo văn bản: nghệ thuật truyền tải thông điệp

Bắt đầu ngày làm việc buổi chiều bằng việc kiểm tra, xử lý các email, văn bản, hợp đồng. Từ hợp đồng đến email khách hàng, mỗi văn bản đều cần tuân thủ nguyên tắc 3C:

• Clear (Rõ ràng): Tránh dùng từ đa nghĩa, viết tắt
• Concise (Súc tích): Giới hạn 150 từ/email
• Correct (Chính xác): Kiểm tra chéo số liệu ít nhất 2 nguồn

4:30 Chiều – Xử lý tình huống phát sinh: bí quyết giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp

Vào thời điểm cuối ngày vẫn còn nhiều công việc, tình huống mà thư ký cần xử lý như:

• Chuẩn bị báo cáo ngày
• Xử lý những vấn đề đột xuất trong công việc…

5:30 Chiều – Tổng kết & rút kinh nghiệm

15 phút cuối ngày là thời gian vàng để:

• Đánh dấu các đầu việc hoàn thành/chưa xong
• Cập nhật hệ thống lưu trữ đám mây
• Viết nhật ký công việc với 2 câu hỏi: “Hôm nay làm được gì tốt?” và “Cần cải thiện điểm nào?”

Đây cũng là lúc chuẩn bị danh sách việc quan trọng cho ngày mai – bước đệm cho một ngày làm việc hiệu quả tiếp theo.

Lưu ý đến những vấn đề – công việc có thể phát sinh

Thực tế thì một ngày làm việc của thư ký văn phòng có thể có rất nhiều thay đổi và cũng có thể phát sinh các vấn đề đột xuất khác nhau. Vậy nên để có thể nắm chắc những kinh nghiệm để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp và thành công với công việc, với vị trí của mình bạn cũng cần không ngừa trau dồi kỹ năng và hỏi hỏi nâng cao bản thân.

Ngoài ra nếu có một ngày làm việc nhiều áp lực, mệt mỏi hãy áp dụng quy tắc 4B:

1. Bình tĩnh: Hít thở sâu 3 nhịp trước khi phản ứng
2. Bám sát: Tập trung vào giải pháp thay vì đổ lỗi
3. Bàn giao: Chuyển việc vượt quyền hạn cho cấp trên
4. Báo cáo: Tổng hợp sự việc thành văn bản ngắn gọn

Bạn đã sẵn sàng để trở thành một thư ký văn phòng thành công và ứng tuyển vào vị trí thư ký hay chưa? Khám phá ngay bộ tài liệu “Nghệ Thuật Quản Lý Thời Gian Cho Người Làm Văn Phòng” tại kho kiến thức của Enlighteniava.

Đăng ký tham gia cộng đồng thư ký, trợ lý lớn nhất của Enlighteniava để có thể kết nối, chia sẻ kinh nghiệm hay học tập nâng cao kỹ năng một cách khoa học nhất!

Nhận ngay thông tin mới nhất về khóa học thư ký giám đốc online chuyên nghiệp tại Enlighteniava.

Xem thêm: Kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng!

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.