Tâm sự nghề trợ lý: Áp lực, định kiến cùng cơ hội

Bạn đang đắn đo có nên theo đuổi nghề trợ lý? Bạn đang là trợ lý và muốn chia sẻ những cảm xúc, nói lên tiếng lòng của mình đối với công việc, nghề nghiệp. Hãy cùng Enlighteniava chia sẻ những tâm sự nghề trợ lý, để có thể bày tỏ cảm xúc, quan điểm, những cơ hội, thách thức nghề nghiệp và quan trọng hơn cả là tìm kiếm một con đường, định hướng để phá vỡ mọi giới hạn.

Tâm sự nghề trợ lý: Dành cho những ai muốn trở thành trợ lý

Áp lực khi làm việc trực tiếp với sếp

Trợ lý sẽ thường xuyên phải tiếp xúc làm việc trực tiếp với sếp của mình trong khi ở những vị trí khác bạn sẽ hiếm khi phải gặp sếp có khi vài ngày hoặc vài tháng mới phải đối mặt với sếp. Nhưng là một trợ lý bạn phải tiếp xúc với sếp hầu như mỗi ngày bao gồm cả những khi sếp vui vẻ hoặc lúc tâm trạng sếp tồi tệ hay nổi cáu. Điều này có thể khiến bạn rất căng thẳng và sẽ phải tiếp nhận, hứng chịu rất nhiều năng lượng từ sếp của mình. Bạn cũng sẽ được sếp đặt kỳ vọng cao để làm việc hiệu quả, hết mình như sếp đang làm được.

Vậy nên là một trợ lý bạn cần phải khéo léo cân bằng giữa chuyên môn và cảm xúc để trở thành cánh tay phải đắc lực của người lão đạo trực tiếp.

Sự xa cách của đồng nghiệp

Là trợ lý bạn sẽ phải trải qua cảm giác bị đồng nghiệp xa lánh, bởi ở vị trí trợ lý bạn thường được coi là một thành viên của ban lãnh đạo (dù thực tế không phải như vậy). Những đồng nghiệp từ các vị trí, phòng ban thường e ngại và mất nhiều thời gian để dò xét xem bạn có thực sự về phe họ hay không? Liệu bạn có kể xấu về họ với sếp? Ngược lại bạn cũng không thể quá thân mật và chia sẻ mọi điều với đồng nghiệp. Là một trợ lý bạn cần phải nhận thức được trách nhiệm của mình để không xảy ra các tin đồn. Và bạn cần chuẩn bị sẵn sàng tinh thần mình sẽ có khoảng cách nhất định với đồng nghề và đó chính là một thực tế của công việc. Đây cũng là một thách thức lớn với những ai theo đuổi nghề trợ lý.

Sự nhầm lẫn về thẩm quyền

Là trợ lý bạn sẽ là người đại diện cho sếp của mình, là người truyền tải các thông điệp và quyết định từ sếp của mình đến các nhân viên khác. Đây cũng có thể trở thành một thử thách cà có thể kéo theo sự nhầm lẫn về thẩm quyền.

Khi truyền tải những thông tin, quyết định từ sếp bạn không thể đưa ra những thông tin hoặc sửa đổi các quyết định của sếp chỉ vì cho rằng như thế là đúng và tốt hơn. Tương tự khi các nhân viên tìm đến bạn để hỏi thông tin hay yêu cầu ra quyết định về điều gì đó, điều đó cũng không có nghĩa là bạn có thể ra quyết định. Bạn cần phải ý thức được vị trí của mình ở đâu. Ranh giới về thẩm quyền của bạn cũng không phải lúc nào cũng phân biệt được rõ ràng nhưng việc nhận thức đúng đắn và giữ chừng mực sẽ giúp bạn không vướng vào rắc rối cũng như nhận được sự tin cậy của sếp và cả đồng nghiệp.

Chịu trách nhiệm về những thông tin mình truyền tải

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của trợ lý đó là làm người đại diện hoặc trung gian cho sếp là người trao đổi các thông điệp, ghi lại lời nhắn, chuyển tiếp thông tin… Bạn cũng là người tiếp nhận thông tin từ các bộ phận, phòng ban và chịu trách nhiệm về những thông tin mà bạn đưa cho sếp. Nghĩa là bạn cần xác minh, tìm hiểu thông tin kỹ càng trước khi chuyển giao cho sếp.

Tất nhiên nhiệm vụ này không đơn giản là đọc và chuyển tiếp thông tin, đôi khi từ những gì sếp đọc hoặc viết ra trên giấy bạn sẽ cần phải biết cách diễn đạt chúng thành ý tưởng, dự định thậm chí là thay sếp phát biểu trong các cuộc họp.

Kỳ vọng đọc được suy nghĩ của người khác

Trợ lý thường được gắn với một kỳ vọng không thể nào thực hiện được đó là đọc được suy nghĩ của người khác. Rằng họ sẽ hiểu sếp của mình và không cần sếp nói ra cũng biết được sếp cần gì và muốn gì.

Thực sự thì một trợ lý tài giỏi và giao tiếp thường xuyên với sếp có khả năng hiểu được phong cách làm việc, cách nghĩ của sếp, đọc được cảm xúc thông qua hành động, vẻ mặt của sếp. Nhưng để đoán được suy nghĩ với sếp đó là điều không thể thực hiện được.

Đôi khi sếp cũng mặc định là bạn luôn hiểu mà không cần sếp nói, điều này có thể đặt áp lực rất lớn lên người trợ lý. Và cũng có thể là nguyên nhân của nhiều vấn đề nảy sinh do hiểu lầm… Vậy nên với bất kỳ những câu hỏi, băn khoăn nào bạn nên xin chỉ thị rõ ràng từ sếp, từ người lãnh đạo của mình mà không tự tiện dự đoán ý định, mong muốn của sếp.

Tâm sự nghề trợ lý: Những định kiến nghề nghiệp

Có rất rất nhiều người vẫn hiểu sai về nghề trợ lý, có định kiến chưa đúng về nghề trợ lý!

“Làm trợ lý chỉ biết pha trà, xếp lịch họp?” Đây là một quan niệm lỗi thời, thực tế thì vị trí trợ lý đặc biệt là trong những công ty, doanh nghiệp lớn hay tập đoàn đa quốc gia, trợ lý giám đốc được ví như “nhạc trưởng” điều phối công việc, kết nối các phòng ban với sếp với ban lãnh đạo. Từ quan trị dự án, phân tích dữ liệu, đàm phán đối tác… đều đòi hỏi tư duy chiến lược và những kỹ năng quan trọng của người trợ lý.

Bí quyết thăng tiến từ nghề trợ lý

Nghiên cứu của Harvard Business Review chỉ ra rằng: 63% lãnh đạo cấp cao từng khởi nghiệp từ vị trí trợ lý. Chìa khóa nằm ở 3 yếu tố:

• Xây dựng tư duy chiến lược thông qua việc thấu hiểu cách vận hành doanh nghiệp
• Phát triển mạng lưới quan hệ chất lượng thông qua các cuộc tiếp xúc đối tác
• Làm chủ công nghệ quản trị hiện đại (ERP, CRM, Business Intelligence)

Hơn thế nữa để trở thành một trợ lý thế hệ mới bạn cần làm chủ được bộ kỹ năng 4.0, và xây dựng một lộ trình học tập, nâng cao kỹ năng toàn diện.

Xem thêm: Đặc trưng yêu cầu của nhóm nghề nhân viên trợ lý văn phòng!

Trên đây Enlighteniava đã chia sẻ một cách chân thực cùng bạn về tâm sự nghề trợ lý, những khó khăn, thách thức và cơ hội mà một trợ lý sẽ phải đối mặt.

Bạn muốn trở thành một trợ lý chuyên nghiệp! Để dễ dàng thành công với vị trí trợ lý, chuẩn bị sẵn sàng bộ kiến thức, kỹ năng của nghề trợ lý. Bạn hãy tham gia cộng đồng thư ký trợ lý chuyên nghiệp cùng Enlighteniava.

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.