Nghề trợ lý giám đốc: Bí quyết thành công và nghề trợ lý

Nghề trợ lý giám đốc là gì? Trợ lý giám đốc làm những công việc gì? Và làm thế nào để trở thành một trợ lý giám đốc thành công? Bài chia sẻ sau của Enlighteniava sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về nghề trợ lý giám đốc và giúp bạn nắm được những bí quyết để thành công với nghề.

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người trực tiếp làm việc với ban lãnh đạo, hỗ trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng.

Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc, do đó vị trí này đòi hỏi người ứng tuyển phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết nhạy bén trong mọi tình huống.

Vai trò của trợ lý giám đốc?

Trợ lý giám đốc góp sức không nhỏ trong việc giúp giám đốc tối ưu hiệu suất làm việc, đây là vị trí nhân sự cấp cao, bao quát mọi công việc của tổ chức. Vai trò của trợ lý giám đốc ngoài việc tổ chức, tham mưu, giao tiếp, ra quyết định còn có trách nhiệm quản lý nhân sự, quản trị tài chính và bao quát được tất cả công việc trong tổ chức.

Trợ lý giám đốc cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tiếp cận với nhiều thông tin bảo mật, quan trọng của doanh nghiệp. Chính bởi vậy mà khi giữ trọng trách này phải đảm bảo bản thân đủ sức gánh vác được các vấn đề sảy ra.

Nghề trợ lý giám đốc làm những gì?

Công việc của trợ lý giám đốc thường vị nhầm lẫn với thư ký, tuy nhiên ngoài việc xử lý các công việc sổ sách, sắp xếp lịch họp, các cuộc gặp gỡ đối tác, khách hàng… trợ lý giám đốc trong nhiều trường hợp còn phải thay giám đốc quyết định và ký kết hợp đồng quan trọng.

Tùy vào cơ cấu của mỗi tổ chức và cấp bậc của giám đốc mà trợ lý giám đốc sẽ thực hiện các công việc khác nhau như:

• Hỗ trợ thực hiện các công việc trong công ty theo yêu cầu của giám đốc
• Thực hiện các công việc như lên lịch trình, sắp xếp cuộc họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng…
• Hỗ trợ giám đốc các công việc như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn cho các chuyến công tác
• Truyền đạt thông tin của giám đốc cho các bộ phận, phòng ban, nhân sự trong công ty. Thực hiện phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của nhân viên cho giám đốc.
• Hỗ trợ các công tác về nhân sự, văn hóa doanh nghiệp, các buổi họp nội bộ cho tổ chức…
• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để lập kế hoạch hoạt động cho mỗi phòng ban và báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc
• Trong nhiều trường hợp, trợ lý giám đốc có thể hỗ trợ đóng góp ý kiến, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, đưa ra các quyết định cấp bách khi giám đốc vắng mặt.

Xem thêm: Tâm sự nghề trợ lý: những áp lực, cơ hội và định kiến về nghề!

Mức lương của trợ lý giám đốc

Mức lương của trợ lý giám đốc sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn cũng như quy mô hoạt động.

• Trung bình thu nhập của một trợ lý giám đốc chưa có kinh nghiệm là từ 9 – 15 triệu đồng/tháng
• Trợ lý giám đốc cho những công ty quy mô vừa mức lương thường từ 15 – 25 triệu đồng/tháng
• Trợ lý chuyên môn giỏi mức thu nhập của bạn có thể từ 45 triệu đồng/ tháng
• Trợ lý giám đốc cho các tập đoàn đa quốc gia có thể từ 50 – 100 triệu đồng/tháng

Những kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc giỏi

Công việc của một trợ lý giám đốc không hề dễ dàng, để có thể thành công với nghề trợ lý giám đốc và trở thành một trợ lý giỏi bạn cần chuẩn bị những kỹ năng quan trọng sau:

• Kỹ năng ngoại ngữ: Là một thư ký văn phòng giỏi bạn cần có kỹ năng ngoại ngữ tốt để có thể làm việc với các đối tác, khách hàng nước ngoài, có thể giao tiếp lưu loát bằng tiếng Anh, hay xử lý các tài liệu tiếng Anh…
• Kỹ năng giao tiếp: Là một trợ lý bạn cần có khả năng lắng nghe và ăn nói để hỗ trợ khách hàng, kết nối các bộ phận một cách hiệu quả hay truyền đạt những thông tin từ giám đốc một cách chính xác và phù hợp.
• Kỹ năng lãnh đạo: Công việc của một trợ lý giám đốc còn bao gồm xử lý khiếu nại, giao nhiệm vụ và giám sát hiệu quả của nhân viên. Một trợ lý có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt sẽ là trợ thủ đắc lực của giám đốc trong công việc.
• Khả năng ra quyết định: Đôi khi trợ lý giám đốc còn đại diện, thay mặt giám đốc để đưa ra quyết định nhỏ hoặc lớn tại nơi làm việc theo ủy quyền của lãnh đạo. Để đảm bảo hiệu quả công việc thì trợ lý giám đốc phải suy nghĩ, đánh giá nhanh chóng mọi tình huống và có thể ra quyết định, đưa ra phương án giải quyết hợp lý khi cần thiết.

Lộ trình phát triển và thăng tiến của nghề trợ lý

67% Trợ lý giám đốc tại các tập đoàn được thăng chức lên vị trí quản lý cấp cao trong 3-5 năm. Những vị trí mà trợ lý giám đốc có thể đạt được như:

• Quản lý chi nhánh/Phó giám đốc (42%)
• Khởi nghiệp với mạng lưới quan hệ sẵn có (35%)
• Chuyển sang lĩnh vực tư vấn quản trị (23%)

Enlighteniava – Bệ phóng cho trợ lý tài năng

Bạn đã hiểu rõ về nghề trợ lý giám đốc và mong muốn ứng tuyển hay đầu tư phát triển bản thân để trở thành một trợ lý cao cấp và có cơ hội thăng tiến đến những vị trí cao hơn. Hãy đăng ký tham gia ngay cộng đồng thư ký trợ lý của Enlighteniava – nơi bạn có thể tham gia và kết nối với công đồng thư ký trợ lý bao gồm:

• Những ứng viên muốn ứng tuyển hoặc theo nghề trợ lý hoặc thư ký
• Những thư ký trợ lý mới mong muốn phát triển bản thân nâng cao kỹ năng
• Những thư ký trợ lý giỏi mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ những đội ngũ thư ký trẻ

Enlighteniava nơi bạn có thể theo học, nâng cao kiến thức kỹ năng cần có cho nghề thư ký và nghề trợ lý. Nơi bạn có thể tìm được những chia sẻ, tâm sự về nghề từ những người đã thành công.

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.