Giải Mã DNA Nghề Trợ Lý: Nhìn Lại Lịch Sử Để Định Vị Tương Lai

Lấy cảm hứng từ ‘Trợ lý thời hiện đại’ cùng kinh nghiệm làm việc tại WWF & thành viên Liên minh Chuyên viên Hành chính Thế giới.

Chào các bạn, Thu Hương đã trở lại đây!

Đã bao giờ bạn dừng lại một chút giữa bộn bề công việc Trợ lý và tự hỏi: vai trò mà chúng ta đang đảm nhận hôm nay đã bắt đầu từ đâu và phát triển như thế nào qua dòng chảy lịch sử?

Bản thân mình, khi bắt tay vào dịch và hiệu đính cuốn sách “Trợ lý thời hiện đại” cho tủ sách Enlighten Books, đặc biệt là khi đọc kỹ chương đầu tiên về lịch sử nghề Trợ lý – Hành chính, mình đã thực sự bị cuốn hút. Cùng lúc đó, những trao đổi, học hỏi từ các đồng nghiệp trên khắp thế giới trong khuôn khổ hội nghị Liên minh Chuyên viên Hành chính Thế giới (World Administrator Alliance) càng làm mình nhận ra sự thú vị và ý nghĩa của việc nhìn lại hành trình này.

Từ hình ảnh những “thư ký” nam giới đáng kính thời Phục hưng, qua sự chuyển mình mạnh mẽ khi phụ nữ bước vào và chiếm lĩnh các vị trí thư ký trong Cách mạng Công nghiệp, cho đến những nỗ lực không ngừng để được công nhận và phát triển vai trò… tất cả không chỉ là những dấu mốc lịch sử khô khan. Đó là câu chuyện sống động về sự thích ứng, kiên trì và khát vọng vươn lên của những cá nhân đã và đang đóng góp thầm lặng nhưng vô cùng quan trọng cho sự vận hành của các tổ chức.

Khi hiểu về quá khứ đó, mình càng thêm trân trọng công việc hiện tại với vai trò Trợ lý điều hành từ xa cho Giám đốc Vùng tại WWF Châu Á – Thái Bình Dương. Công việc đòi hỏi phải phá bó rào cản về không gian và thời gian khi làm việc liên lục địa, đồng thời vượt xa khuôn mẫu hỗ trợ hành chính truyền thống, trở thành một đối tác chiến lược, một người quản lý thông tin và kết nối hiệu quả.  Bên cạnh đó, việc vận dụng những kỹ năng đa dạng về công nghệ, giao tiếp và tư duy phản biện – những điều mà có lẽ khác với hình dung truyền thống về công việc trợ lý – cũng là một yêu cầu không thể thiếu.

Bài viết hôm nay, với nguồn cảm hứng lớn từ chương đầu sách “Trợ lý thời hiện đại”, sẽ đưa chúng ta cùng quay ngược thời gian, khám phá hành trình phát triển đầy ấn tượng của nghề Trợ lý nói riêng và Hành chính nói chung.

Nam giới thống trị nghề thư ký

Vào buổi đầu thời kỳ cận đại và xuyên suốt thời Phục hưng, giới quý tộc và những người có quyền thế thường tuyển dụng những người đàn ông học thức làm thư ký riêng. Họ xem các thư ký này là những đại diện tâm phúc, thường ủy thác cho họ thay mặt mình xử lý các công việc cơ mật – đây là nguồn gốc của tên gọi “Secretary”, phát triển từ từ gốc “secret”.

Nam giới tiếp tục giữ vị thế thống trị trong nghề này cho đến đầu thế kỷ 20, thời điểm làn sóng Cách mạng Công nghiệp lần thứ hai lan rộng từ Vương quốc Anh ra toàn cầu, đưa thế giới bước vào kỷ nguyên của thép, điện năng và ô tô.

Phụ nữ đảm nhận những yêu cầu mới của nghề thư ký

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khối lượng công việc tăng vọt, đặc biệt là công việc giấy tờ hành chính, khiến nhiều công ty trở nên quá tải. Phụ nữ đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội này, chứng tỏ năng lực của mình ngay cả khi làm việc dưới áp lực cao. Họ đảm đương việc xử lý giấy tờ và nhanh chóng thành thạo các công cụ văn phòng mới như máy đánh chữ, điện thoại và máy tính cơ (calculating machine).

Sự chuyển dịch trong nghề thư ký

Những năm 1930 đánh dấu một bước ngoặt lớn với nghề thư ký. Lúc này, vai trò văn thư và thư ký không còn là ‘lãnh địa’ chủ yếu của nam giới nữa. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp – khi đó hầu hết đều là nam giới – nhận thấy họ cần những người phụ nữ có học thức, tận tụy sát cánh hỗ trợ. Vì vậy, phụ nữ đã tìm đến các trường đào tạo thư ký để trang bị những kỹ năng mới, thể hiện khả năng thích ứng với một thế giới đang thay đổi nhanh chóng (“Lịch sử Nghề Thư ký” 1998).

Kể từ đó, hầu hết mọi văn phòng đều có một hoặc nhiều thư ký. hình ảnh một hoặc nhiều nữ thư ký đã trở nên quen thuộc trong hầu hết các văn phòng. Người ta thường thấy họ ngồi sau bàn làm việc, tay thoăn thoắt trên chiếc máy chữ (có thể là một chiếc Hermes 3000), vừa đảm nhiệm việc chuyển các cuộc điện thoại, vừa niềm nở đón tiếp khách ghé thăm. Những người phụ nữ này sở hữu kỹ năng lắng nghe tuyệt vời và sử dụng tốc ký để ghi lại lời dặn của sếp hay nội dung các cuộc gọi quan trọng. Họ rất coi trọng sự chỉn chu trong công việc; một văn bản hiếm khi được nộp đi nếu còn dấu vết của bút xóa. Với phong thái chuyên nghiệp, sự am tường về hoạt động văn phòng, họ hoàn thành mọi nhiệm vụ thường nhật với niềm tự hào lớn lao.

Thư ký hỗ trợ trong giai đoạn chiến tranh

Ngay trong Thế chiến II, những người thư ký vẫn là một phần không thể thiếu của lực lượng lao động tại Hoa Kỳ. Nhiều phụ nữ đã tham gia vào nỗ lực thời chiến, đảm nhận các công việc trong nhà máy như thợ tán đinh hay thợ cơ khí. Tuy nhiên, không phải tất cả nữ thư ký đều “đổi váy công sở lấy quần yếm công nhân” – một số đã tình nguyện khoác lên mình bộ quân phục. Họ đảm nhận các vị trí văn phòng, trở thành nhân viên văn thư trong Quân đoàn Nữ quân nhân (Women’s Army Corps – WACs) và các đơn vị hậu cần khác, qua đó giải phóng những người đàn ông đang giữ các vị trí đó để ra mặt trận.

Khi chiến tranh kết thúc, nhịp sống dần quay về quỹ đạo. Nhiều phụ nữ trở lại với vai trò nội trợ hoặc thư ký như trước đây. Nhưng những người phụ nữ kiên trung từng góp phần phụng sự đất nước trong cuộc chiến lại mang trong mình những khát vọng lớn lao hơn. Không còn bằng lòng với vai trò giới hạn như trước chiến tranh, họ tìm kiếm những nhiệm vụ thử thách hơn và mong muốn sự ghi nhận xứng đáng cho những đóng góp của mình (“Lịch sử Nghề Thư ký” 1998).

Tổng thống Harry S. Truman cùng thư ký của ông, bà Rose Conway, tại bàn làm việc ở Phòng Bầu dục, Nhà Trắng Nguồn Trumanlibrary.org.jpg

Hành trình được ghi nhận, từ Thư ký đến Chuyên gia hành chính

Năm 1952, Bộ Thương mại Hoa Kỳ và Hiệp hội Thư ký Quốc gia (NSA) đã khởi xướng Tuần lễ Thư ký Quốc gia (National Secretaries Week) đầu tiên nhằm tôn vinh sự cống hiến, lòng trung thành và tận tâm của những người thư ký với công việc. Một cột mốc khác đánh dấu sự tiến bộ của lĩnh vực này là vào năm 1967, khi thành viên nam đầu tiên gia nhập NSA (“Lịch sử IAAP” 2015).

Phải đến năm 2000, tên gọi của sự kiện này mới chính thức thay đổi từ Tuần lễ Thư ký Chuyên nghiệp (Professional Secretaries Week) thành Tuần lễ Chuyên viên Hành chính (Administrative Professionals Week) (“Lịch sử IAAP” 2015). Sự thay đổi tên gọi này phản ánh sự chuyển dịch quan trọng của vai trò: từ một vị trí “thư ký” thường được mặc định cho nữ giới, sang chức danh “chuyên viên hành chính” chuyên nghiệp và không phân biệt giới tính hơn.

Tuy nhiên, ngay cả ngày nay, khoảng hai thập kỷ sau khi chức danh “thư ký” dần ít được sử dụng hơn, những người làm công tác hỗ trợ chuyên nghiệp – dù là chuyên viên hành chính, trợ lý hành chính hay trợ lý điều hành – vẫn đang nỗ lực khẳng định giá trị và vị thế của mình. Dù vai trò này vẫn kế thừa nhiều đặc điểm của người thư ký truyền thống, nhưng yêu cầu công việc ngày nay đã cao hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với nhiều thập kỷ trước.

Ngành hành chính có những bước tiến chiến lược

Các Trợ lý chuyên nghiệp và Chuyên viên hành chính ngày nay đảm nhận một khối lượng công việc ngày càng đa dạng và phức tạp. Phạm vi công việc của họ trải rộng: từ xử lý các tác vụ vận hành thường nhật, thực hiện các nhiệm vụ được sếp giao phó, cho đến tham gia vào các cuộc họp hoạch định chiến lược và điều phối công việc cho Hội đồng Quản trị. Vai trò này ngày nay đòi hỏi năng lực và trách nhiệm cao hơn rất nhiều so với nhiều thập kỷ trước. Thế giới kinh doanh không ngừng vận động, và vai trò của người Trợ lý cũng theo đó cũng chuyển mình.

Bạn có đang là một phần của sự chuyển mình mạnh mẽ này không? Bạn có bao giờ tự hỏi: “Đâu là bước tiến tiếp theo cho sự nghiệp của mình?

Từ Quá Khứ Đến Hiện Tại: Chúng Ta Đang Viết Tiếp Chương Mới

Vậy là chúng ta đã cùng nhau nhìn lại một chặng đường dài của lịch sử nghề Trợ lý, từ những khởi đầu khiêm tốn đến vai trò đa dạng và chiến lược của các Chuyên viên Hành chính, Trợ lý Hành chính và Trợ lý Điều hành ngày nay. Rõ ràng, đây là một hành trình không ngừng nghỉ của sự học hỏi, thích ứng và khẳng định vị thế.

Khi đọc đến chi tiết rằng, ngay cả bây giờ, chúng ta “vẫn đang cố gắng chứng tỏ bản thân”, mình đã suy nghĩ rất nhiều. Phải chăng vì vai trò của chúng ta đã và đang phát triển quá nhanh, vượt lên trên những định kiến và hiểu biết cũ? Hay vì chính chúng ta đôi khi chưa nhận thức hết được tầm quan trọng và sự đóng góp chiến lược của mình?

Qua những hoạt động và chia sẻ tại Hội nghị Liên minh Chuyên viên Hành chính Thế giới 2024 tại Wellington, New Zealand, mình nhận thấy sự trăn trở này không của riêng ai, mà là một phần trong bức tranh chung của công việc hành chính trên toàn cầu. Vai trò của người làm công tác này, trợ lý đang ngày càng trở nên quan trọng hơn, tham gia sâu hơn vào các quy trình hoạch định, đòi hỏi một bộ kỹ năng phức tạp và khả năng làm việc độc lập, chủ động cao hơn bao giờ hết.

Ảnh chụp cùng các đại biểu tham gia Hội nghị thượng đỉnh Liên minh Hành chính Thế giới 2024 tại Wellington, New Zealand

Hành trình “tiến hóa” này chắc chắn chưa dừng lại. Trong kỷ nguyên kỹ thuật số và một thời đại VUCA với những biến động không ngừng, mỗi chúng ta, những Trợ lý của thời đại mới, chính là người đang viết tiếp những trang sử cho nghề nghiệp mình đã chọn. Bằng việc không ngừng học hỏi, nâng cao kỹ năng, chủ động nắm bắt cơ hội và tự hào về những đóng góp của mình – dù thầm lặng hay rõ ràng – chúng ta đang cùng nhau định hình tương lai của nghề Trợ lý.

Bạn cảm nhận như thế nào về lịch sử và tương lai của nghề Trợ lý? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn ở phần bình luận nhé!

Tìm hiểu thêm: Mối quan hệ giữa trợ lý và đồng nghiệp!

Carrie Hương Trần

Co-founder Enlightenia & Enlighten Books

Executive Assistant @ WWF Asia Pacific

Thành viên Liên minh Chuyên viên Hành chính Thế giới

RMIT MBA Alumna