Các kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng

Các kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng bao gồm những gì? Là một thư ký văn phòng bạn cần có những kỹ năng gì và phẩm chất gì? Nếu như bạn đang có ý định ứng tuyển cho vị trí thư ký văn phòng và muốn tìm hiểu chi tiết hơn những kỹ năng cần có của người thư ký, trợ lý. Mời bạn cùng Enlighteniava tìm hiểu chi tiết những  kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng phía dưới đây nhé!

Nghề thư ký là gì?

Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra thư ký còn là người thực hiện các công việc liên quan tới giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức các buổi họp, lên kế hoạch cho cấp trên (Giám đốc).

Mô tả công việc của thư ký văn phòng

Đối với vị trí thư ký văn phòng bạn sẽ đảm nhiệm một số nhiệm vụ cụ thể sau:

• Xây dựng và quản lý lịch trình cho cấp trên đảm bảo rằng mọi cuộc họp, cuộc gặp, sự kiện diễn ra đúng hẹn
• Quản lý và sắp xếp thư mục, email để đảm bảo rằng thông tin quan trọng được xử lý một cách hiệu quả, nhanh chóng
• Tiếp đón đối tác, khách hàng trong các cuộc họp, gặp gỡ…
• Đặt hàng, quản lý vật phẩm văn phòng và duy trì kho vật tư để đảm bảo sự suôn sẻ trong công việc hàng ngày
• Soạn thảo và xử lý văn bản, báo cáo và tài liệu quan trọng theo phân công
• Là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, thư ký thường tham gia vào việc truyền đạt thông tin nội bộ và ngoại bộ một cách chính xác và kịp thời
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề nhỏ và đảm bảo rằng mọi công việc tại văn phòng diễn ra thuận lợi

Các kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng

Để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp và thành công bạn sẽ cần có những kỹ năng sau:

1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp tốt là yêu cầu quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Kỹ năng giao tiếp ở đây bao gồm cả khả năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản.

Là thư ký bên cạnh các công việc văn phòng bạn còn là người hỗ trợ đắc lực của cấp trên trong các cuộc gặp mặt, đón tiếp đối tác, khách hàng. Vậy nên kỹ năng giao tiếp khéo léo, ngoại giao tốt, đàm phán ứng xử tốt sẽ giúp bạn giải quyết tốt công việc của mình.

2. Kỹ năng ngoại ngữ

Để trở thành một thư ký văn phòng đặc biệt là trong những công ty vừa và lớn bạn sẽ cần có khả năng ngoại ngữ tốt. Bởi trong quá trình làm việc bạn có thể phải tiếp xúc và gặp gỡ nhiều đối tác hay khách hàng nước ngoài.

3. Kỹ năng tổ chức sắp xếp công việc

Là một thư ký văn phòng bạn cần có khả năng phân tích, lên kế hoạch và sắp xếp công việc hỗ trợ cấp trên. Bởi công việc của thư ký sẽ liên quan đến việc quản lý, điều hành văn phòng, lên lịch trình, sắp xếp công việc cho cấp trên…

4. Kỹ năng tin học văn phòng

Đối với thư ký văn phòng bạn không nhất thiết phải giỏi các kỹ năng về máy tính nhưng cần nắm được cơ bản các kỹ năng tin học văn phòng: cách sử dụng word, excel, powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ.

5. Kỹ năng quản lý thời gian

Thư ký văn phòng chịu trách nhiệm sắp xếp công việc, lịch trình cho cấp trên vậy nên bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt. Để sắp xếp quản lý công việc công ty cho đến sắp xếp công việc cá nhân hợp lý, hiệu quả.

6. Kỹ năng làm việc độc lập

Là một thư ký bạn cũng cần có khả năng làm việc độc lập để có thể xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả không cần sự giám sát của cấp trên. Bên cạnh đó thư ký đôi khi phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp và quản lý nhiều công việc đồng thời. Kỹ năng làm việc độc lập giúp cho người thư ký có thể đưa ra quyết định và thực hiện nhiệm vụ một cách chủ động, giảm thiểu sự phụ thuộc vào người khác.

7. Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Trong một số tình huống đặc biệt thì thư ký sẽ phải đứng ra giải quyết vấn đề thay cho cấp trên. Điều này yêu cầu thư ký phải có khả năng phân tích và xử lý tình huống thông minh, nhạy bén, nhận biết rõ điểm quyết định quan trọng để đưa ra những giải pháp hiệu quả.

8. Kỹ năng quan sát

Là một thư ký bạn cần có khả năng quan sát tốt để nhận biết các vấn đề hay lỗi sai tiềm ẩn một cách kịp thời. Bên cạnh đó kỹ năng quan sát tốt còn giúp thư ký nhanh chóng hiểu được nhu cầu và mong đợi từ cấp trên hay từ khách hàng, đồng nghiệp để có cách hành xử phù hợp.

9. Kỹ năng chịu áp lực tốt

Thư ký là một công việc có áp lực lớn khi bạn phải đối mặt với nhiều công việc, nhiệm vụ và phải đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Thậm chí có những giai đoạn có tần suất khối lượng công việc dày đặc.

Vậy nên bạn cần có khả năng chịu áp lực tốt để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng, đúng hẹn.

Trên đây Enlighteniava đã giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về nghề thư ký văn phòng và những kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng. Bạn đã sẵn sàng để đăng ký, ứng tuyển, thử thách bản thân với vị trí trợ lý hay chưa?

Nếu như bạn muốn tìm hiểu sâu hoặc trau dồi những kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức về nghề trợ lý, đừng quên liên hệ ngay Enlighteniava để được tư vấn hỗ trợ chi tiết. Hoặc đăng ký những khóa học liên kết chứng chỉ trợ lý quốc tế chuyên nghiệp!

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.