Công việc của thư ký giám đốc bao gồm những gì?

Công việc của thư ký giám đốc bao gồm những gì? Nếu như bạn đang quan tâm hoặc có ý định ứng tuyển vào vị trí thư ký giám đốc và muốn tìm hiểu chi tiết hơn về những công việc, nhiệm vụ cần thực hiện của một người thư ký. Hãy cùng Enlighteniava tìm hiểu chi tiết những công việc của một người thư ký giám đốc phía dưới đây nhé!

Tổng quan về vị trí thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc sẽ là người đại diện thay mặt cho giám đốc xử lý, giải quyết công việc đồng thời làm các nhiệm vụ hỗ trợ công tác điều hành, quản lý trong công ty, đảm nhiệm các công việc liên quan đến giấy tờ, công văn, soạn thảo văn bản, sắp xếp hồ sơ sổ sách. Thậm chí là thay mặt giám đốc tiếp khách hay lên các kế hoạch công việc cụ thể cho giám đốc, tổ chức các cuộc họp…

Các công việc của thư ký giám đốc

Để hiểu rõ hơn về công việc, nhiệm vụ của thư ký giám đốc dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết hơn về từng nhiệm vụ cụ thể:

Xây dựng lịch trình công việc cụ thể cho giám đốc

Thư ký sẽ thực hiện các công việc liên quan đến lịch trình công việc để đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc nói riêng và của toàn công ty nói chung được đưa vào một hệ thống, trình tự bài bản, rõ ràng và được tiến hành thực hiện bài bản đúng trình tự và thứ tự ưu tiên.

Cụ thể thư ký sẽ sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác cho giám đốc, xây dựng kế hoạch của các cuộc họp. Thực hiện ghi chép tiến trình cuộc họp và tổng hợp các nội dung cuộc họp vào biên bản họp để trình lên giám đốc về các vấn đề đã được nêu và thông qua.

Làm các công việc liên quan đến giấy tờ tài liệu

Thư ký sẽ thực hiện các công việc chuẩn bị tài liệu cần thiết theo yêu cầu của giám đốc và ban giám đốc. Mọi vấn đề về nhu cầu khai thác, tìm kiếm thông tin của ban giám đốc sẽ được giao cho thư ký thu thập và báo cáo lại trong thời gian sớm nhất.

Liên lạc kết nối với các phòng ban

Thay mặt cho giám đốc thư ký sẽ là người làm việc trực tiếp với các phòng ban bằng cách truyền tải thông tin mà ban giám đốc đưa ra tưới từng bộ phận đồng thời gửi lại phản hồi của nhân viên hay các đơn vị phòng  ban đến giám đốc và ban giám đốc.

Trong một số trường hợp thư ký còn có quyền quyết định trong một số vấn đề được giám đốc ủy quyền.

Làm nhiệm vụ hậu cần

Thư ký còn hỗ trợ các công việc hậu cần cho ban giám đốc như: phụ trách mọi hậu cần cho ban giám đốc hay giám đốc trước mỗi chuyến công tác như: liên hệ đối tác, book vé máy bay, phòng khách sạn, hoàn tất các thủ tục visa… để chuyến đi được diễn ra thuận lợi.

Hỗ trợ ban giám đốc xây dựng các mối quan hệ

Khi cần thiết xây dựng, giải quyết những mối quan hệ đối nội, đối ngoại thì thư ký cũng là người đứng ra thay mặt cho giám đốc thực hiện. Dưới sự chỉ thị và định hướng của giám đốc thư ký sẽ gửi qua quà, thiệp chúc mừng… trong những ngày lễ, ngày đặc biệt.

Đối với các đối tác khách hàng nước ngoài thường xuyên hợp tác kinh doanh thì thư ký giám đốc còn làm nhiệm vụ phiên dịch tài liệu, những yêu cầu mà bên đối tác khách hàng đưa ra.

Một số lưu ý khi ứng tuyển vị trí thư ký giám đốc

Bạn đã nắm được những công việc của thư ký giám đốc và đang muốn ứng tuyển vào vị trí thư ký giám đốc. Để có thể dễ dàng chinh phục nhà tuyển dụng thì bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Xem xét mục ưu tiên trong mô tả công việc: Thông thường trong các bảng mô tả công việc khi tuyển dụng thư ký giám đốc sẽ có đính kèm những yêu cầu ưu tiên của nhà tuyển dụng để sàng lọc ứng viên dễ dàng hơn. Bạn hãy đọc kỹ nội dung phàn này và chắc chắn rằng mình có hoặc có những điểm ưu tiên để làm nổi bật CV hay trau dồi tốt hơn nữa nhưng ưu tiên đó.
• Chuẩn bị một CV đủ thu hút: Chuẩn bị một CV ngắn gọn thu hút và làm nổi bật được thế mạnh của bản thân đặc biệt là những ưu điểm, thế mạnh để phù hợp với vị trí ứng tuyển với công việc của một người thư ký giám đốc.
• Trau dồi kỹ năng cần thiết: Là một thư ký bạn sẽ cần nhiều kỹ năng, phẩm chất đặc biệt như: sự tự tin chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian… Nếu như chưa có hoặc còn đang yếu ở phần nào bạn nên đầu tư chăm chút, hoàn thiện nâng cao bản thân hơn nữa.

Bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để ứng tuyển cho vị trí thư ký giám đốc và hiểu rõ vai trò công việc của thư ký giám đốc hay chưa? Để hiểu rõ về nghề thư ký và trau dồi hoàn thiện kỹ năng của một thư ký bạn đừng quên đăng ký ngay những khóa đào tạo nâng cao chuyên nghiệp tại Enlighteniava nhé!

Xem thêm: Những kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng!

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.