Thư ký là gì? Mô tả những việc thư ký cần làm

Với vị trí công việc đặc thù, gắn liền với lịch trình làm việc của các cán bộ nhân viên cấp cao, vị trí thư ký ngày nay càng trở nên hấp dẫn với nhiều ứng viên. Để đi sâu khám phá về nghề đặc biệt này, cùng Enlightenia tìm hiểu thư ký là gì, những việc thư ký cần làm cũng như kỹ năng cần có để trở thành một người thư ký giỏi nhé! 

Thư ký là gì?

Thư ký (Secretary) là người đảm nhận các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Là người trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo tài liệu, tiếp khách, nghe điện thoại, lên lịch trình, kế hoạch làm việc cho cấp trên, giám đốc. 

Thư ký là gì?

>>Xem thêm: Sự khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc 

Trước kia, thư ký chỉ thực hiện một vài vai trò cơ bản và không được xem là một ngành nghề chính. Nhưng trong thời điểm hiện tại, bảng mô tả công việc của thư ký đã được mở rộng và trở thành một ngành nghề dần phổ biến và thú vị trong xã hội. 

Mô tả những việc thư ký cần làm

Với vị trí thư ký, bảng mô tả những việc thư ký cần làm thường bao gồm những công việc sau:

Sắp xếp lịch trình làm việc 

– Sắp xếp lịch trình làm việc, lịch họp, lịch công tác cho cấp trên 

– Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, ghi chép biên bản, tổng hợp ý kiến, nội dung cuộc họp để phục vụ cho việc quản lý

– Tổ chức các cuộc hội ý để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và nêu ra quan điểm cá nhân, thư ký sẽ ghi chép ý kiến vào biên bản và báo cáo cho cấp trên. 

– Ghi lại ý kiến của các cấp quản lý, ban lãnh đạo, cấp trên và chuyển thông tin xuống các phòng ban hoặc cá nhân có liên quan. 

Những việc thư ký cần làm – Sắp xếp lịch trình làm việc

Tiếp nhận và xử lý thông tin 

– Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc trong thời hạn sớm nhất. Hỗ trợ cấp trên giải quyết các văn bản đến, tuyệt đối không được để dồn dập.

– Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính bảo mật cao. 

– Thu thập thông tin, số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết, khi có yêu cầu của cấp trên. 

– Phiên dịch, biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của cấp trên. 

– Tiếp nhận, sắp xếp, phân loại và xử lý các thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.

Những việc thư ký cần làm – Tiếp nhận và xử lý thông tin

Đón tiếp khách hàng 

– Đón khách, tiếp khách và giải quyết một số vấn đề nằm trong quyền hạn và sự hiểu biết của mình. 

– Sắp xếp chỗ đợi cho khách, chú ý, không để khách ngồi đợi lâu trong thời gian dài mà không được để ý đến. 

– Hỗ trợ chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách hàng, đối tác. 

– Phục vụ đồ ăn nhẹ, nước uống cho khách trước và trong khi cuộc gặp mặt diễn ra. 

Những việc thư ký cần làm – Đón tiếp khách hàng

Chuẩn bị cho các chuyến công tác  

– Phác thảo, xây dựng và lên thông tin lịch trình cần thiết cho chuyến đi: mục đích chuyến đi, điểm đến, thời gian, phương tiện di chuyển, các điểm dừng (nếu có),…

– Lập kế hoạch gặp mặt đối tác và chuẩn bị hồ sơ cần thiết: ngày, giờ, địa điểm gặp mặt, gặp mặt ai, đối tác nào, ở đâu, cần mang theo những hồ sơ, tài liệu nào,…

– Chịu trách nhiệm mua vé, đặt vé, phương tiện di chuyển cho cấp trên. 

– Đặt khách sạn: Lựa vị trí, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán. 

– Lập hồ sơ chuyến đi: tài liệu cho từng buổi làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…) 

– Tạm ứng và quyết toán các loại chi phí.

Những việc thư ký cần làm – Chuẩn bị cho chuyến công tác

>> Xem thêm: Cách trình bày mục tiêu nghề nghiệp của thư ký trong CV

Kỹ năng cần thiết để trở thành một thư ký giỏi 

Kỹ năng nghiệp vụ thư ký

Để đối mặt với nhiều công việc, thông tin khác nhau từ nhiều phòng ban, người thư ký cần phải thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến kế toán, tài chính, nhân sự, nghiệp vụ văn thư, kỹ năng ghi chép văn bản, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu dựa theo yêu cầu cấp trên đưa ra,.. 

Kỹ năng nghiệp vụ thư ký

Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống 

Trong một số tình huống đặc biệt, thư ký là người phải đứng ra giải quyết vấn đề thay cho cấp trên. Vì vậy, đối với một thư ký xuất sắc, khả năng phân tích và xử lý tình huống tốt là vô cùng quan trọng. Một thư ký giỏi  phải biết phân tích vấn đề nhanh chóng, tìm ra điểm mấu chốt của vấn đề để đưa ra cách quyết định đúng đắn trong từng tình huống nhất định. 

Kỹ năng giao tiếp tốt

Vị trí thư ký hiện nay chính là cánh tay đắc lực của cấp trên trong các buổi gặp gỡ, trao đổi và ký kết hợp đồng với đối tác. Vì vậy, thư ký cần phải có đầy đủ các kỹ năng giao tiếp, đàm phán, xử lý tình huống, ứng xử linh hoạt, khéo léo. Ngoài ra, bạn cũng nên trang bị cho bản thân đầy đủ kiến thức về xã hội, khả năng ngoại ngữ cùng phong thái tự tin khi giao tiếp thậm chí là đàm phán.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc 

Với hàng trăm công việc, giấy tờ, tài liệu cần xử lý mỗi ngày, kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc cũng là một kỹ năng quan trọng mà một thư ký cần có. Ngoài ra, bạn cũng cần có trí nhớ tốt và khả năng quản lý thời gian hiệu quả để hỗ trợ lãnh đạo giải quyết công việc một cách tối ưu nhất. 

Kỹ năng tin học văn phòng 

Thư ký có thể không cần quá giỏi về máy tính nhưng cần nắm được các kỹ năng cơ bản về sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng như: Word, Excel, PowerPoint để soạn thảo văn bản, soạn hợp đồng, thuyết trình, lập, lưu trữ hồ sơ… Bạn nên trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về sử dụng máy tính để tránh lúng túng khi làm việc  dễ bị cấp trên, đồng nghiệp đánh giá thấp. 

Kỹ năng tin học văn phòng tốt

Kỹ năng ngoại ngữ tốt 

Do tính chất công việc phải tiếp xúc với nhiều khách hàng, đối tác của sếp vì vậy một yêu cầu cần có cho thư ký đó chính là ngoại ngữ. Bạn cần có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể trao đổi, giao tiếp cũng như truyền đạt thông tin một cách mạch lạc và rõ ràng nhất. 

Công việc thư ký có yêu cầu ngoại hình không?

Nhiều người thường có chung một thắc mắc không biết công việc thư ký có yêu cầu ngoại hình hay không? Thực chất, trong nhiều mục tin tuyển dụng thư ký, trợ lý thường đính kèm yêu cầu phải có “ngoại hình ưa nhìn.” 

Tuy nhiên, yêu cầu này không đồng nghĩa với việc muốn trở thành trợ lý, thư ký cần phải có một vóc dáng đẹp, một khuôn mặt xinh xắn. Mà chỉ cần bạn ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát là đã “đủ điểm” để nhà tuyển dụng chú ý đến bạn rồi. 

Công việc thư ký có yêu cầu ngoại hình không?

Ngoài ra, nếu bạn có thêm sự nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả các vấn đề cũng như am hiểu nhiều kiến thức sẽ là điểm cộng khiến bạn trở nên tỏa sáng trong buổi phỏng vấn đó nhé!

Hy vọng với những chia sẻ trên của Enlightenia, bạn đã có thể hiểu thêm về công việc thư ký cũng như mô tả được những việc thư ký cần làm. Nếu bạn yêu thích công việc này, nhưng vẫn chưa có đủ bằng cấp hay chưa trau dồi đủ kỹ năng thì đừng quên Enlightenia sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn, đưa bạn trở thành người thư ký, trợ lý tài giỏi với mức lương mong muốn! 

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.