Học làm thư ký giám đốc – Những kỹ năng nhất định cần biết

Học làm thư ký giám đốc không chỉ đơn thuần là học cách sắp xếp công việc mà còn là hành trình phát triển toàn diện các kỹ năng mềm. Vai trò này đóng góp không nhỏ trong việc vận hành suôn sẻ các hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng Enlightenia khám phá những điều cần biết để trở thành một thư ký giám đốc chuyên nghiệp.

Học làm thư ký giám đốc nên học ngành nào?

Để có thể dễ dàng ghi điểm và lọt vào mắt các nhà tuyển dụng, việc chọn đúng ngành học làm thư ký giám đốc là rất quan trọng. Với mỗi ngành học sẽ mang lại kiến thức và kỹ năng đặc thù, dưới đây là những ngành học phổ biến bạn cần phải biết:

Ngành quản trị văn phòng: Ngành học này sẽ trang bị đầy đủ kỹ năng quản lý hành chính, sắp xếp công việc và tổ chức tài liệu. Giúp bạn học cách sử dụng phần mềm văn phòng, giao tiếp và quản lý lịch làm việc.

Ngành hành chính văn thư: Đặc thù của ngành học này là tập trung vào quản lý hồ sơ, tài liệu, và tổ chức văn phòng. Phù hợp cho các vai trò thư ký hành chính và hỗ trợ lãnh đạo.

Học làm thư ký giám đốc nên học ngành nào

>> Xem thêm: Thư ký là gì? Mô tả những việc thư ký cần làm

Ngành nhân sự: Khi học ngành học này bạn sẽ học cách làm việc với con người, xử lý mối quan hệ trong doanh nghiệp. Giúp bạn tăng khả năng giao tiếp và tổ chức các hoạt động nội bộ.

Ngành thư ký y khoa: Với đặc thù là thư ký của y khoa, bạn sẽ chuyên hỗ trợ bác sĩ và quản lý tài liệu trong lĩnh vực y tế. Ngành học này yêu cầu kiến thức về thuật ngữ y học và kỹ năng tổ chức chặt chẽ.

Ngành thư ký luật: Hỗ trợ luật sư trong việc soạn thảo văn bản pháp lý, quản lý hồ sơ và lịch làm việc. Yêu cầu bạn cần phải hiểu biết về luật pháp và kỹ năng viết chuyên sâu.

Kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giám đốc chuyên nghiệp

Ở bất kỳ vị trí công việc nào, việc sở hữu các kỹ năng chuyên môn tốt là yếu tố then chốt để đạt hiệu quả cao trong công việc. Đặc biệt, với vị trí thư ký giám đốc – vừa là người hỗ trợ trực tiếp, vừa là cầu nối giữa giám đốc và các phòng ban, đối tác và khách hàng. 

Thành thạo các kỹ năng cần thiết đóng vai trò như chiếc “chìa khóa vàng” mở ra cánh cửa thăng tiến. Dưới đây là các kỹ năng cần thiết để trở thành một thư ký giám đốc chuyên nghiệp:

2.1. Kỹ năng tin học văn phòng

Học làm thư ký giám đốc với kỹ năng tin học văn phòng

>>Xem thêm: Sự khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc 

Đây là kỹ năng cơ bản mà mọi thư ký giám đốc đều cần phải thành thạo do đặc thù công việc luôn phải thường xuyên tiếp xúc với hợp đồng, văn kiện, hồ sơ, giấy tờ. 

– Thành thạo các công cụ cơ bản như Microsoft Word, Excel, và Powerpoint để soạn thảo văn bản, báo cáo và thuyết trình.

– Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Trello, Notion để tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ.

– Hiểu biết về công cụ lưu trữ đám mây (Google Drive) để lưu trữ và chia sẻ tài liệu an toàn, tiện lợi.

2.2. Kỹ năng giao tiếp

Trong lộ trình học làm thư ký giám đốc, để nhận được đánh giá cao từ cấp trên hay đồng nghiệp bạn còn cần phải học cả kỹ năng giao tiếp.

–  Phải biết cách lắng nghe, đồng thời truyền tải thông điệp chính xác và hiệu quả từ giám đốc xuống các bộ phận có liên quan.

– Giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp với lãnh đạo, đồng nghiệp, và đối tác.

– Thuyết phục và xử lý phản hồi một cách linh hoạt, đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt trong công việc.

2.3. Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc

Học làm thư ký giám đốc với kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc

Một trong những kỹ năng quan trọng cần phải có khi học làm thư ký giám đốc là kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc. Điều này bao gồm:

– Lập kế hoạch làm việc hiệu quả: Tạo và theo dõi lịch trình hằng ngày, các cuộc họp, sự kiện, và thời hạn công việc của giám đốc.

– Ưu tiên nhiệm vụ: Xác định công việc quan trọng và khẩn cấp để xử lý trước, đảm bảo hiệu quả và tránh bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.

– Quản lý hồ sơ, tài liệu: Sắp xếp giấy tờ, báo cáo một cách khoa học để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

– Tổ chức sự kiện: Quản lý các buổi họp, hội thảo từ khâu chuẩn bị đến thực hiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru.

2.4. Kỹ năng xử lý tình huống

Công việc của một thư ký giám đốc sẽ thường xuyên phải tiếp xúc với các vấn đề phát sinh khó lường trước được. Đòi hỏi bạn cần phải:

– Phân tích nhanh các vấn đề phát sinh và đưa ra giải pháp phù hợp.

– Giữ bình tĩnh và tự tin trong các tình huống bất ngờ, ví dụ khi lịch trình thay đổi đột ngột hoặc gặp sự cố khi tổ chức sự kiện.

– Biết cách ưu tiên nhiệm vụ trong trường hợp nhiều yêu cầu đến cùng lúc.

3. Ứng dụng công nghệ vào học làm thư ký giám đốc

Ứng dụng công nghệ vào học làm thư ký giám đốc

>> Xem thêm: Cách trình bày mục tiêu nghề nghiệp của thư ký trong CV

Ngày nay việc ứng dụng công nghệ vào công việc đã không còn quá xa lạ với chúng ta. Làm thư ký giám đốc cũng vậy, đòi hỏi bạn cần phải nhạy bén, am hiểu công nghệ để nâng cao hiệu suất công việc. 

Dưới đây là những ứng dụng nổi bật khi học làm thư ký giám đốc mà ai cũng cần phải biết:

Công cụ quản lý công việc: Sử dụng Trello, Asana, Notion hoặc Microsoft Planner để tổ chức và theo dõi tiến độ công việc.

Phần mềm văn phòng: Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) để xử lý tài liệu và báo cáo.

Ứng dụng giao tiếp: Zoom, Microsoft Teams, hoặc Slack giúp kết nối dễ dàng và quản lý thông tin liên lạc.

Lưu trữ đám mây: Google Drive, Dropbox hỗ trợ lưu trữ và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, tiện lợi.

Tự động hóa quy trình: Sử dụng AI hoặc chatbot để xử lý email và hỗ trợ quản lý lịch trình.

Những công cụ này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện năng suất, giúp thư ký hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp.

Để trở thành một thư ký giám đốc chuyên nghiệp, bạn không chỉ cần nắm vững kỹ năng mềm mà còn phải biết cách ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả làm việc. Học làm thư ký giám đốc chính là bước đầu mở ra cánh cửa sự nghiệp đầy triển vọng. Hãy bắt đầu hành trình này ngay hôm nay với Enlightenia!

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.