Cuối tuần của Trợ lý xuất sắc, không chỉ là nghỉ ngơi, mà còn là lúc nhìn lại để tiến xa hơn

Bạn có biết Bill Gates, Oprah Winfrey và Warren Buffet có điểm chung gì không? Họ đều dành thời gian mỗi tuần để nhìn lại những gì đã làm, đã học và đã đạt được. Phương pháp này, gọi là Weekly Reflection – Phản tư hàng tuần, không chỉ giúp họ giảm căng thẳng mà còn là bí quyết then chốt dẫn đến thành công vượt trội.

Mình cũng từng là một trợ lý non kinh nghiệm luôn bận rộn, luôn cảm thấy thời gian trôi qua quá nhanh mà mình chưa kịp hoàn thành hết mọi việc. Mỗi khi lượng công việc tăng đột biến, sự căng thẳng và áp lực khiến mình thường xuyên bỏ qua những chi tiết nhỏ, mắc phải sai lầm không đáng có và cảm thấy kiệt sức vào cuối ngày.

Thế rồi, cách đây 5 năm, trong một lần đi cùng sếp tham gia hội thảo dành riêng cho CEO, mình được nghe về phương pháp Weekly Reflection. Ban đầu, mình cũng khá nghi ngờ, liệu việc dành thời gian nhìn lại có thực sự hiệu quả? Quả thật nhiều khi có những chuyện xảy ra trong tuần mình không hề muốn nhớ lại, như những lỗi sai ngớ ngẩn, hay là khi bị kéo vào những drama không hồi kết, và cuộc tranh đấu chính trị công sở. Dù học khối D nhưng bản thân mình phải thừa nhận là mình không hề thích viết. Mình cảm thấy việc viết giống như để lại những “bằng chứng” để bị bắt bẻ và soi mói vậy. Nhưng rồi, mình cũng quyết định thử áp dụng xem sao. Mình yêu công việc Trợ lý và để gắn bó với nghề và thực sự trở thành “trợ thủ” của sếp, viết là một kỹ năng nhất định phải trau dồi và cải thiện.

Vào mỗi tối cuối tuần, thường là thứ 7 để mình vẫn còn nhớ về các sự kiện trong tuần, mình dành ra 30 phút để viết nhật ký công việc. Mình hay ghi lại những gì mình đã làm được, những khó khăn gặp phải, những bài học rút ra và những mục tiêu cho tuần tới. Ban đầu, mình cảm thấy hơi gượng ép, nhưng dần dần, việc này trở thành thói quen không thể thiếu.

Và kết quả ngoài mong đợi! Mình nhận ra bản thân làm việc hiệu quả hơn, ít mắc lỗi hơn và cảm thấy tự tin hơn rất nhiều. Đặc biệt, mình có thể nhìn thấy rõ ràng sự tiến bộ của bản thân qua từng tuần, từng tháng. Giờ đây, mình rất ít khi cảm thấy bị cuốn vào guồng quay công việc mà có thể chủ động kiểm soát và định hướng công việc của mình.

Khi học MBA, 100% các môn học trong chương trình đều có 1 bài luận “Reflective Writing”. Reflective Writing (Bài luận phản ánh) là một dạng bài tập yêu cầu bạn nhìn lại và suy ngẫm về những trải nghiệm, kiến thức và kỹ năng đã học được. Không chỉ đơn thuần là tóm tắt lại những gì đã xảy ra, Reflective Writing đòi hỏi bạn phải phân tích sâu sắc, liên hệ với lý thuyết và rút ra bài học cho bản thân. Đây luôn là một dạng bài thách thức nhất với những học viên cao học và đa phần điểm cho dạng bài này thường khá “lẹt đẹt”. Nhờ những bản Weekly reflections được tích lũy suốt vài năm trước đó, mình vượt qua dạng bài này khá suôn sẻ, hầu hết các bài luận của mình đều đạt HD, dù số năm kinh nghiệm quản lý của mình khi đi học là = 0.

Cho đến hiện tại mình không còn viết Reflection hàng tuần nữa, mà mình biến việc này trở thành chủ đề trò chuyện hàng ngày, hàng tuần với chồng mình và 1 vài người đồng nghiệp thân thiết để cùng tìm kiếm các góc nhìn đa chiều. Khi thấy thực sự cần viết, mình sẽ dùng cách viết khi đi học MBA để đúc rút và lưu lại bài học không chỉ cho chính mình.

Theo một nghiên cứu của Harvard Business School, những người thực hành Weekly Reflection có năng suất làm việc cao hơn 23% và mức độ hài lòng trong công việc cao hơn 30% so với những người không thực hiện. Thậm chí, 80% những người thành công trong danh sách Forbes 400 cho biết họ thường xuyên dành thời gian để nhìn lại và đánh giá bản thân.

Vậy còn bạn thì sao? Bạn đã sẵn sàng để khám phá sức mạnh của Weekly Reflection chưa?

Weekly Reflection là gì?

Đơn giản là dành một chút thời gian mỗi cuối tuần để nhìn lại những gì bạn đã làm được, những gì chưa được, và rút ra bài học cho tuần tiếp theo. Nó giống như việc bạn “tạm dừng” để nhìn lại chặng đường đã qua và lên kế hoạch cho chặng đường sắp tới.

Tại sao Weekly Reflection lại quan trọng với Trợ lý?

• Nâng cao hiệu suất: Giúp bạn nhận ra những điểm mạnh, điểm yếu và điều chỉnh cách làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.
• Giảm căng thẳng: Việc nhìn nhận lại giúp bạn giải tỏa những áp lực, lo lắng và tìm ra giải pháp cho những vấn đề còn tồn đọng.
• Phát triển bản thân: Qua mỗi tuần, bạn sẽ thấy mình tiến bộ và trưởng thành hơn trong công việc.

Các câu hỏi gợi ý cho buổi Weekly Reflection của bạn:

Có ít nhất 1.000 sự việc, sự kiện xảy ra trong suốt tuần. Làm thế nào để chúng ta sắp xếp những trải nghiệm nào có ý nghĩa nhất đối với sự phát triển của bản thân? Nói một cách đơn giản, trong vô vàn những điều đã lướt qua cuộc sống của chúng ta mỗi tuần, điều nào đáng để xem xét kỹ lưỡng? Có những thành tựu và có cả những thất bại, lỗi lầm. Nếu không chiệm nghiệm thì thất bại sẽ chỉ là thất bại, và ngược lại, khi dành thời gian để nhìn lại và suy ngẫm, cả thành tựu và thất bại đều có thể trở thành bài học giá trị.

1. Thành tựu: Tuần qua mình đã hoàn thành những việc gì? Điều gì khiến mình tự hào nhất? Điều gì khiến mình mỉm cười khi nghĩ đến?
2. Thách thức: Mình gặp khó khăn gì? Mình đã đối mặt và xử lý chúng như thế nào? Có tình huống nào “đáng xấu hổ” xảy ra và mình không muốn lặp lại? Điều gì khiến mình thất vọng?
3. Bài học: Mình học được gì từ những thành công và thất bại, những lỗi sai không mong muốn?
4. Cải thiện: Mình có thể làm gì tốt hơn trong tuần tới?
5. Mục tiêu: Mình đặt ra những mục tiêu gì cho tuần mới?

Mẹo nhỏ:

• Chọn thời điểm thích hợp: Cuối tuần là thời điểm lý tưởng để nhìn lại một tuần làm việc. Tuy nhiên, thời điểm thích hợp nhất phụ thuộc vào nhịp độ cuộc sống, thói quen của mỗi người. Miễn sao chúng ta có một dấu mốc hợp lý để bản thân có thể định hướng rõ ràng hơn.
• Tạo không gian yên tĩnh: Tìm một nơi yên tĩnh, tạm tránh xa những “kích thích”, để bạn có thể tập trung suy nghĩ. Mình thích đi đến một nơi với tầm nhìn rộng lớn, như rừng hoặc biển để phóng tầm mắt ra xa và thực sự đắm mình trong dòng suy nghĩ bất kỳ nào ập đến.
• Viết hoặc nói ra: Viết nhật ký – journal hoặc chia sẻ với một người bạn, người thân đáng tin cậy hay là độc thoại trước gương, độc thoại trong tâm trí cũng là cách hiệu quả để thực hiện Weekly Reflections.

Các kỹ thuật chuyên nghiệp để thực hiện phản tư:

Nếu bạn thích cách tiếp cận có hệ thống và cơ sở khoa học hơn, hãy thử tham khảo các bộ công cụ phản tư sau đây, đã được kiểm chứng bởi nhiều chuyên gia và có thể giúp bạn định hướng quá trình nhìn lại bản thân hiệu quả hơn.

Mô hình phản tư Gibbs: Khám phá sáu giai đoạn của một trải nghiệm: mô tả, cảm xúc, đánh giá, phân tích, kết luận và kế hoạch hành động.

“Cái gì? Vậy thì sao? Bây giờ thì sao?”: Ba câu hỏi đơn giản nhưng đầy sức mạnh, giúp bạn suy nghĩ sâu sắc về một trải nghiệm, ý nghĩa của nó và những bài học cho tương lai.

Mô hình phản tư tích hợp: Gồm bốn bước: trải nghiệm, hành động của bạn, lý thuyết liên quan và chuẩn bị cho tương lai.

Khung 5R: (Reflect, Report, Respond, Relate, Reason, Reconstruct) là một bộ công cụ toàn diện khác, giúp bạn phân tích và cải thiện hiệu suất làm việc một cách có hệ thống.

Tin vui là bạn không cần dành 1 khoản tiết kiệm khổng lồ để học MBA rồi mới được học và áp dụng phương pháp này.

Hãy bắt đầu thực hành Weekly Reflection ngay tuần này và cảm nhận sự thay đổi tích cực trong công việc và cuộc sống của bạn nhé.

Chúc các Trợ lý xuất sắc có thể học được nhiều nhất có thể từ những gì bạn đã trải qua trong tuần vừa rồi!

#WeeklyReflection #ExecutiveSupportProfessionals #FounderEnlightenia #EnlightenBooks #TroLyThoiHienDai #TheModernDayAssistant #TroLyDieuHanhChuyenNghiep #PersionalDevelopment #ProfessionalDevelopment

Xem thêm: Checklist cuối năm cho một trợ lý chuyên nghiệp!