Đỉnh Cao Nghệ Thuật Làm Trợ Lý Toàn Năng

Ngày nay, trợ lý được xem là “cánh tay phải” đắc lực của cấp trên. Vị trí trợ lý không chỉ mang lại cơ hội thăng tiến cao mà còn đưa lại nhiều kiến thức, mối quan hệ hợp tác bền vững. Tuy nhiên, làm trợ lý cũng là cả một nghệ thuật. Cùng Enlightenia tìm hiểu ngay những yếu tố tạo nên một người trợ lý toàn năng cũng như đỉnh cao nghệ thuật làm trợ lý khiến bạn trở nên nổi bật giữa đám đông. 

Trợ lý là gì? 

Trợ lý (Assistant) được hiểu đơn giản là người hỗ trợ cho ban lãnh đạo như chủ tịch, giám đốc hay trưởng phòng để xử lý một số công việc trong quyền hạn. 

Nhiều người thường lầm tưởng rằng, công việc trợ lý là đảm nhận các vấn đề hành chính hoặc các vấn đề liên quan đến giấy tờ như xử lý sổ sách, tạo lịch, sắp xếp lịch làm việc, cuộc hẹn, cuộc họp cho giám đốc, nói chung khá nhẹ nhàng đơn giản. Tuy nhiên, trong thời đại ngày càng phát triển, công việc trợ lý cũng có nhiều sự thay đổi hơn, yêu cầu, đòi ngày càng nhiều kỹ năng, trình độ hơn.

Trợ lý là gì?

>>Xem thêm: Sự khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc 

Trên thực tế, ngoài các công việc như kể trên, trợ lý còn là người hỗ trợ cấp trên giải quyết vô vàn vấn đề khác nhau, đôi khi trợ lý còn đại diện cho lãnh đạo, cấp trên để đứng ra gặp gỡ và giao tiếp với đối tác, xử lý các mối quan hệ đối ngoại, hỗ trợ truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới và được xem là “gương mặt đại diện” cho giám đốc/ chủ tịch.

Mô tả công việc trợ lý đầy đủ nhất 

Thông thường, công việc của một trợ lý sẽ phụ thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên nhìn chung, bảng mô tả công việc cơ bản của một trợ lý thường phải đảm đương bao gồm: 

• Lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm và chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các sự kiện, các buổi họp hoặc theo yêu cầu của cấp trên. 
• Lên lịch, sắp xếp các cuộc họp định kỳ, các cuộc họp phát sinh của công ty, chuẩn bị phòng họp, phòng hội thảo trước khi sự kiện bắt đầu. 
• Hỗ trợ sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của nhân viên thuộc những phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. 
• Phối hợp với nhân viên các phòng ban khác để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời đảm nhiệm một số công việc hành chính trong trường hợp cần thiết nếu cần. 
• Thay mặt cấp trên giải đáp các thắc mắc cho các nhân viên các phòng ban hoặc liên hệ bộ phận nhân sự để giải đáp. 
• Quản lý vật dụng văn phòng phẩm và thiết bị trong công ty, mua mới khi cần thiết 
• Sắp xếp lịch trình di chuyển, lịch công tác cho ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty. 
• Phân phát tài liệu, gửi thông báo và chỉ dẫn mới từ phía công ty đến nhân viên khi cần. 

7 năng lực trọng yếu để trở thành trợ lý – Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng  

Kỹ năng quản lý thời gian

Trợ lý là công việc bao hàm rất nhiều công việc khác nhau. Vì vậy với danh sách dài các công việc cần làm trong ngày, việc biết sắp xếp, tổ chức công việc, quản lý thời gian đối với trợ lý là vô cùng quan trọng. 

Thực hiện phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp trợ lý có thể tối ưu được thời gian, hoàn thành công việc đúng hạn. Quản lý thời gian cũng là một trong những nghệ thuật làm trợ lý mà ứng viên nào cũng nên nắm bắt. 

Kỹ năng quản lý thời gian – Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng

>> Xem thêm: Giải đáp từ A – Z về công việc trợ lý kinh doanh

Kỹ năng làm việc nhóm

Trợ lý cũng được xem là cầu nối, là người truyền đạt ý kiến giữa lãnh đạo với các phòng ban, đồng thời phải phối hợp cùng các phòng ban làm việc để đạt được mục tiêu cao nhất. Kỹ năng làm việc nhóm cũng vì vậy mà trở nên vô cùng cần thiết khi các ứng viên ứng tuyển vào các vị trí trợ lý.  

Kỹ năng chăm sóc khách hàng 

Trong các buổi làm việc với khách hàng, trợ lỹ cần thể hiện có sự am hiểu đối với khách hàng, duy trì sự hài lòng của khách hàng, đối tác thông qua cử chỉ, hành động, giao tiếp. Một số trường hợp, trợ lý còn phải đứng ra hỗ trợ giải quyết các vấn đề khiếu nại, bồi thường…điều này đòi hỏi người trợ lý cần có đủ kỹ năng chăm sóc khách hàng để có thể đối ngoại cùng ban giám đốc hoặc thay mặt cấp trên thực hiện một số nghĩa vụ và quyền hạn khi cần. 

Kỹ năng chăm sóc khách hàng – Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng

Kỹ năng ứng dụng công nghệ vào công việc 

Trợ lý là người thân cận với ban lãnh đạo doanh nghiệp vì vậy mà việc đi đầu xu thế, ứng dụng các thiết bị công nghệ, ứng dụng mới để hỗ trợ công việc hiệu quả hơn sẽ giúp bạn được đánh giá cao trong khi làm việc. Nghệ thuật làm trợ lý không chỉ là làm đủ mà còn là làm tốt hơn những việc mà vị trí đó yêu cầu. 

Kỹ năng đánh giá và ra quyết định 

Trong các trường hợp khẩn cần ra quyết định, trợ lý đôi khi sẽ là người đứng ra ra quyết định và giải quyết vấn đề trong quyền hạn cho phép. Vì vậy khi đó, người trợ lý cần phải có khả năng đánh giá được tình hình, đưa ra quyết định chính xác cho từng tình huống nhất định. 

Kỹ năng đánh giá và ra quyết định – Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng

>> Xem thêm: Cách trình bày mục tiêu nghề nghiệp của thư ký trong CV

Kỹ năng giao tiếp tốt 

Đỉnh cao nghệ thuật làm trợ lý toàn năng nhất định không thể không kể đến nghệ thuật giao tiếp. Không chỉ là kỹ năng giao tiếp với lãnh đạo mà còn là kỹ năng giao tiếp, đàm phán với khách hàng, đồng nghiệp. Đây được xem là vũ khí quan trọng mang lại sự thành công cho các trợ lý khi học tập và làm việc. 

Kỹ năng ngoại ngữ tốt

Do đặc thù công việc phải tiếp xúc nhiều với khách hàng, đối tác vì vậy mà kỹ năng ngoại ngữ tốt sẽ là điểm cộng cho những ứng viên đang muốn ứng tuyển vào các vị trí trợ lý. Ngoại ngữ tốt sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc cũng như khiến bạn càng thêm tự tin nếu có làm việc với các đối tác, khách hàng nước ngoài. 

Kỹ năng ngoại ngữ tốt – Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng

Những yếu tố cần thiết để trở thành trợ lý toàn năng – Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng 

Ngoại hình

Không nhất thiết phải quá xuất sắc hay xinh đẹp như hoa hậu nhưng tiêu chí tuyển chọn trợ lý của các doanh nghiệp sẽ thường phải ở mức ngoại hình khá trở lên. Bởi trợ lý là công việc phải gặp khách hàng, đối tác thường xuyên vì vậy mà một trợ lý có ngoại hình ưa nhìn, ăn mặc chỉn chu sẽ phần nào giúp doanh nghiệp ghi điểm trong các cuộc gặp gỡ với khách hàng, đối tác. 

Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng

Khả năng thích nghi 

Với tính chất công việc thường xuyên phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau thì trợ lý cần phải có khả năng ứng biến linh hoạt, thích nghi nhanh chóng để có thể đưa ra các kế hoạch giải quyết kịp thời. Nếu không có khả năng thích nghi, ứng biến linh hoạt, một trợ lý rất dễ bị đào thải bởi hàng loạt áp lực, thách thức trong công việc cũng như từ cấp trên của mình. 

Hòa đồng, thân thiện 

Với tính chất công việc là người bắc cầu, kết nối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, người thư ký cần có năng lực xây dựng mối quan hệ, phối hợp tốt với mọi người từ cấp trên, cấp dưới, khách hàng, đối tác,…Đi kèm với đó là tính tình vui vẻ, hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp. 

Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng

Hiểu biết sâu rộng 

Để sẵn sàng cho các nấc thang cao hơn trong tổ chức, một người trợ lý giỏi là không ngừng rèn luyện để có kiến thức sâu rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính,…Ngoài ra, người thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt và hiểu biết sâu rộng về tổ chức và hoạt động kinh tế, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. 

Trợ lý là một ngành đòi hỏi nhiều kỹ năng, yêu cầu cao. để theo được nghề trợ lý thì chúng ta phải không ngừng học hỏi, mở rộng nền tảng chuyên môn, kiến thức. Tuy nhiên, khi bạn đã đạt đến cảnh giới cao nhất, mở được chìa khóa của nghệ thuật làm trợ lý toàn năng thì bạn lại trở thành “của hiếm” được nhiều doanh nghiệp tin tưởng, được đặc cách trả lương hậu hĩnh để ở cạnh ông chủ. Hy vọng với những chia sẻ trên của Enlightenia, bạn đã phần nào hiểu hơn về ngành trợ lý cũng như có thêm những khía cạnh mới khi tìm hiểu về vị trí này.

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.