Sự khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc
enlighteniava
17/01/2025
Mục lục
Trong môi trường doanh nghiệp, nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc thường dễ bị nhầm lẫn là một. Mặc dù có sự giao thoa trong công việc nhưng thực tế đây lại là hai chức năng hoàn toàn khác biệt. Tùy thuộc vào quy mô và đặc thù riêng của mỗi công ty mà một văn phòng có thể có cả hai vị trí hoặc chỉ có một trong số đó. Trong chủ đề này, Enlightenia sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng sự khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc, từ đó giúp bạn có cái nhìn toàn diện về công việc và yêu cầu của những vị trí này.
Thư ký là ai?
Thư ký (Secretary) là người đảm nhận các công việc hỗ trợ hoạt động quản lý và điều hành của ban lãnh đạo. Phạm vi công việc của một thư ký chủ yếu tập trung trong văn phòng với các nhiệm vụ liên quan đến hành chính, quản lý giấy tờ, soạn thảo văn bản, sắp xếp hồ sơ, nhận điện thoại và lên lịch trình làm việc cho lãnh đạo.
Tất cả các tài liệu, từ những văn bản bảo mật cho đến báo cáo công khai, từ những chi tiết nhỏ nhất đến các thông tin tổng quát, từ tài liệu nội bộ phòng ban đến các tài liệu tham khảo từ các phòng chuyên trách, chỉ cần lãnh đạo yêu cầu, thư ký sẽ nhanh chóng cung cấp đầy đủ thông tin trong tích tắc.
Xem thêm: Cách ghi mục tiêu nghề nghiệp thư ký!
Trợ lý giám đốc là ai?
Trợ lý (Assistant) là người hỗ trợ trực tiếp cho các vị trí lãnh đạo cấp cao như Chủ tịch, Giám đốc hoặc Trưởng phòng. Vai trò của người trợ lý là giảm bớt gánh nặng của những công việc bổ trợ, giúp lãnh đạo có thể chuyên tâm tập trung vào các quyết định quan trọng và các công việc chuyên môn mang tính chiến lược.
Nghiệp vụ của trợ lý không chỉ bao gồm các công việc hành chính, giấy tờ mà còn đòi hỏi chuyên môn cao, đôi khi họ còn đại diện lãnh đạo trực tiếp đàm phán hoặc thương thuyết với khách hàng hay đối tác. Chính vì vậy, vị trí này thường được xem là “bàn đạp” để phát triển lên các vai trò quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, với triển vọng thăng tiến rất lớn trong tương lai.
Sự tương đồng giữa thư ký và trợ lý giám đốc
Trước tiên, hãy cùng Enlightenia tìm hiểu những điểm tương đồng trong tính chất công việc giữa vị trí trợ lý và thư ký:
Phạm vi quyền hạn
Cả hai vị trí này đều nắm rõ lịch trình và tính chất công việc của Giám đốc hoặc người mà họ hỗ trợ trực tiếp. Do đó, trong trường hợp lãnh đạo vắng mặt, một số nhiệm vụ có thể được ủy quyền cho trợ lý hoặc thư ký thay mặt xử lý.
Quản lý văn kiện, giấy tờ
Toàn bộ những giấy tờ, sổ sách, văn thư, các ấn phẩm và tài liệu liên quan đến công việc của Giám đốc đều được thư ký hoặc trợ lý quản lý, sắp xếp và đảm bảo tính bảo mật.
Trích lọc và cung cấp dữ liệu khi cần thiết
Trực tiếp thư ký và trợ lý sẽ trích lọc dữ liệu, tìm kiếm các văn kiện giấy tờ khi giám đốc yêu cầu, đảm bảo quá trình triển khai công việc của lãnh đạo không bị gián đoạn do thiếu tài liệu hay số liệu quan trọng.
Tổ chức các cuộc họp nội bộ
Việc tổ chức các buổi họp, từ quy mô nhỏ đến lớn trong nội bộ doanh nghiệp, thường do trợ lý hoặc thư ký đảm nhận theo yêu cầu của lãnh đạo. Nghiệp vụ của hai vị trí này bao gồm lên lịch hẹn với các thành viên tham dự, chuẩn bị phòng họp, tài liệu, thiết bị trình chiếu và các vật dụng cần thiết khác.
Giữ liên lạc với khách hàng, đối tác
Hai vị trí này sẽ thay mặt người quản lý ghi nhớ và giữ liên lạc với nhân viên, khách hàng, đối tác,… thông qua email, gọi điện hỏi thăm, gửi hoa chúc mừng,…
Thiết lập lịch trình làm việc của giám đốc
Nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc sẽ phải chịu trách nhiệm thiết lập và quản lý lịch trình làm việc của sếp, đảm bảo mọi hoạt động được sắp xếp hợp lý và hiệu quả.
Điểm khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc
Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc:
| Tiêu chí so sánh | Thư ký | Trợ lý |
| Vai trò trong và ngoài doanh nghiệp | Đóng vai trò trong việc hỗ trợ lãnh đạo các công việc hành chính, quản lý văn thư, sắp xếp công việc nội bộ. Phạm vi hoạt động chủ yếu trong văn phòng. | Được xem là cánh tay phải của sếp, hỗ trợ cả về quản lý chiến lược và công việc chuyên môn. Trợ lý có thể đại diện giám đốc trong các cuộc họp, đàm phán với khách hàng, đối tác. |
| Công việc thường nhật | Quản lý sắp xếp lịch trình, văn bản, chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản cuộc họp, nhận và xử lý thông tin. | Lên kế hoạch, phân tích báo cáo hỗ trợ xử lý các dự án lớn, đồng thời theo dõi giám sát và báo cáo tiến độ công việc cho giám đốc. |
| Quyền hạn trong doanh nghiệp | Bị giới hạn, thường chỉ tham gia vào việc tiếp nhận và xử lý thông tin, không tham gia vào các quyết định lớn của doanh nghiệp. | Có quyền tham gia đóng góp ý kiến để xây dựng doanh nghiệp, thậm chí là thay mặt giám đốc xử lý công việc khi được ủy quyền. |
| Kỹ năng | Cần kỹ năng quản lý thời gian, xử lý thông tin, thành thạo tin học văn phòng, khả năng giao tiếp, cẩn thận và tỉ mỉ. | Ngoài những kỹ năng của một thư ký, trợ lý cần phải có khả năng phân tích, tư duy chiến lược, ngôn ngữ, khả năng đàm phán, thương lượng và kiến thức chuyên môn rộng. |
| Trách nhiệm bảo mật | Chủ yếu quản lý và bảo mật thông tin hành chính và các tài liệu lưu hành nội bộ. | Chịu trách nhiệm bảo mật thông tin ở cấp độ cao hơn, bao gồm cả chiến lược kinh doanh, thông tin tài chính, hoặc các dự án quan trọng. |
| Chức vụ | Chức vụ thấp hơn trợ lý giám đốc. | Chức vụ cao hơn, trọng trách lớn hơn. Trong nhiều doanh nghiệp, người trợ lý giám đốc có thể được xem là cấp quản lý của các vị trí thư ký. |
Bảng so sánh sự khác biệt giữa nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc
Từ bảng so sánh có thể thấy trợ lý giám đốc luôn có khả năng thực hiện nhiều công việc của thư ký nhưng ngược lại, thư lý khó có thể thay thế vai trò của một người trợ lý.
Trên đây là những chia sẻ của Enlightenia về những đặc trưng trong nghiệp vụ thư ký và trợ lý giám đốc, hy vọng đã mang đến cho bạn các góc nhìn toàn cảnh nhất về ngành nghề này. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực thư ký và trợ lý giám đốc, hãy gia nhập cộng đồng Enlightenia để cùng chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và phát triển bản thân.
Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.
Dịch vụ liên quan
Trợ lý là gì? Các kỹ năng, tố chất cần có trong nghề
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat: Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat […]
Tọa đàm “thời đại mới của nghề trợ lý” và ra mắt tủ sách Enlightenia Books
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat: Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat […]
Chương trình “Thời đại mới của nghề trợ lý”
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat: Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat […]
Đỉnh Cao Nghệ Thuật Làm Trợ Lý Toàn Năng
Mục lục1 Trợ lý là gì? 2 Mô tả công việc trợ lý đầy đủ nhất 3 7 năng lực trọng yếu để trở thành trợ lý – Nghệ thuật làm trợ lý toàn năng 3.1 Kỹ năng quản lý thời gian3.2 Kỹ năng làm việc nhóm3.3 Kỹ năng chăm sóc khách hàng 3.4 Kỹ năng ứng dụng công […]
Học làm thư ký giám đốc – Những kỹ năng nhất định cần biết
Mục lục1 Học làm thư ký giám đốc nên học ngành nào?2 Kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giám đốc chuyên nghiệp2.1 2.1. Kỹ năng tin học văn phòng2.2 2.2. Kỹ năng giao tiếp2.3 2.3. Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc2.4 2.4. Kỹ năng xử lý tình huống3 3. Ứng […]
Giải Đáp Từ A-Z Về Công Việc Trợ Lý Kinh Doanh
Mục lục1 Trợ lý kinh doanh là gì? 2 Mô tả công việc trợ lý kinh doanh 2.1 Giải quyết các vấn đề về giấy tờ và tiếp nhận yêu cầu từ phía khách hàng 2.2 Tham mưu cho giám đốc, phó giám đốc kinh doanh 2.3 Nghiên cứu thị trường, đề xuất các chiến lược kinh doanh hiệu […]
Thư ký là gì? Mô tả những việc thư ký cần làm
Mục lục1 Thư ký là gì?2 Mô tả những việc thư ký cần làm2.1 Sắp xếp lịch trình làm việc 2.2 Tiếp nhận và xử lý thông tin 2.3 Đón tiếp khách hàng 2.4 Chuẩn bị cho các chuyến công tác 3 Kỹ năng cần thiết để trở thành một thư ký giỏi 3.1 Kỹ năng nghiệp vụ thư ký3.2 […]
Cách trình bày mục tiêu nghề nghiệp của thư ký trong CV
Mục lục1 Mô tả công việc của thư ký 2 Định hướng nội dung xuất hiện trong mục tiêu nghề nghiệp của thư ký ở CV 3 Hướng dẫn trình bày chi tiết mục tiêu nghề nghiệp của thư ký trong CV 4 Một số lưu ý khi viết mục tiêu nghề nghiệp của thư ký trong CV4.1 […]
Mục tiêu nghề nghiệp thư ký: Cách ghi mục tiêu nghề nghiệp trong CV thư ký
Mục lục1 Vai trò của phần mục tiêu nghề nghiệp trong CV thư ký2 Cách ghi mục tiêu nghề nghiệp thư ký trong CV3 Những lưu ý để ghi mục tiêu nghề nghiệp thu hút Bạn đang loay hoay viết CV cho vị trí thư ký và gặp khó khăn trong việc viết mục tiêu […]
