Nhiệm vụ của thư ký cuộc họp là gì?

Tìm hiểu trọn bộ nhiệm vụ của thư ký cuộc họp: Một thư ký cuộc họp làm những gì và phân chia công việc như thế nào cho khoa học và đúng cách. Phía dưới đây Enlighteniava sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết để nắm vững nhiệm vụ của thư ký cuộc họp một cách hệ thống từ bước chuẩn bị cho đến kết thúc cuộc họp.

Thư ký cuộc họp là gì?

Thư ký cuộc họp là người chuẩn bị trước cuộc họp và soạn thảo biên bản tổng kết dựa trên việc ghi chép nội dung, ý kiến của những người tham gia cuộc họp.

Nhiệm vụ của thư ký cuộc họp là gì?

Thư ký có trách nhiệm:

• Thông báo thông tin cuộc họp đảm bảo các thành viên tham gia cuộc họp biết về bất kỳ thay đổi nào về địa điểm, ngày, giờ.
• Tiến hành công tác chuẩn bị cần thiết cho cuộc họp: chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ… phụ kiện cần thiết.
• Điều phối các hoạt động bao gồm sắp xếp địa điểm họp, chọn địa điểm tổ chức…
• Bổ nhiệm các vị trí cần thiết bao gồm: vị trí hỗ trợ cuộc họp, người chủ trì cuộc họp và thông báo thông tin chi tiết.
• Ghi chép thông tin cuộc họp
• Lưu giữ thông tin cuộc họp

Phân chia nhiệm vụ cuộc họp theo giai đoạn bí quyết “sống còn” cho thư ký cuộc họp

Nghiên cứu từ Hiệp Hội Hành Chính Chuyên Nghiệp Quốc Tế (IAAP) chỉ ra: Thư ký áp dụng mô hình làm việc phân đoạn giúp giảm 40% sai sót so với cách làm truyền thống. Cách tiếp cận này đặc biệt phù hợp với trợ lý hiện đại cần xử lý đa nhiệm trong môi trường làm việc căng thẳng.

Dưới đây chúng ta cùng tìm hiểu nhiệm vụ của thư ký cuộc họp theo từng giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị –  Nền tảng cho cuộc họp thành công

Công tác chuẩn bị kỹ càng là nền tảng quan trọng để tổ chức một cuộc họp thành công. Ở khâu này thư ký cuộc họp cần đảm bảo 7 nhiệm vụ sau:

• Xác nhận mục tiêu cuộc họp với chủ tọa (với ban lãnh đạo…)
• Soạn thảo và phân phối chương trình trước 3 ngày
• Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu
• Chuẩn bị bộ tài liệu backup dạng in và file mềm
• In sẵn danh sách đại biểu và phiếu điểm danh
• Gửi lời nhắc tự động qua email/calendar 2 giờ trước giờ họp
• Test run bản trình chiếu với kỹ thuật viên

Giai đoạn 2: Trong cuộc họp – Nghệ thuật điều phối thông tin

Trong cuộc họp thư ký sẽ cần chú trọng vào 5 nhiệm vụ trọng tâm sau:

• Phát tài liệu liên quan ngay khi được yêu cầu
• Ghi chép biên bản họp theo chuẩn ISO 8601 về định dạng ngày giờ
• Cập nhật real-time các thay đổi vào chương trình nghị sự
• Hỗ trợ chia sẻ màn hình khi cần trình bày số liệu
• Giám sát thời gian từng hạng mục theo nguyên tắc Parkinson

Lưu ý: Trong quá trình tổ chức cuộc họp bạn cần tránh những sai lầm nghiêm trọng sau:

• Ngắt lời diễn giả để chỉnh sửa biên bản
• Không xác nhận lại các con số quan trọng
• Quên ghi lại thời gian chính xác của các quyết định

Giai đoạn 3: Sau cuộc họp – Tối ưu giá trị từ biên bản

Sau khi kết thúc cuộc họp nhiệm vụ của thư ký cuộc họp vẫn cần được tiếp tục hoàn thiện. 4 Công việc mà thư ký cần làm đó là:

1. Hoàn thiện biên bản cuộc họp trong 24h đầu tiên
2. Đánh dấu các mục cần theo dõi bằng highlight màu
3. Gửi bản draft cho chủ tọa phê duyệt trước khi phân phối
4. Tạo file tracking progress trên Google Sheets để chia sẻ nội bộ

Nâng cấp kỹ năng thư ký cuộc họp với lộ trình bài bản

Để làm chủ nhiệm vụ của thư ký cuộc họp và có thể trở thành một thư ký chuyên nghiệp “cánh tay phải đắc lực” của sếp và có cơ hội thăng tiến cũng như nhận mức lương cao hơn bạn cần lưu ý:

Tham gia ngay cộng đồng thư ký chuyên nghiệp cùng Enlightenia – nơi bạn có thể đăng ký những khóa đào tạo thư ký chuyên sâu, và kết nối với cộng đồng hơn 10.000 thư ký, trợ lý giỏi trên khắp cả nước.

Chương trình đào tạo tại Enlightenia giúp bạn:

• Thành thạo 7 công cụ số hóa quy trình họp
• Làm chủ kỹ thuật ghi chép cuộc họp tốc ký 120 từ/phút
• Xây dựng hệ thống template biên bản thông minh

Bên cạnh đó bạn có thể nâng cao kiến thức chuyên môn cho đến kỹ năng chuyên sâu nghề thư ký.

Xem thêm: Khóa học thư ký văn phòng chuyên nghiệp tại Enlightenia.

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.