Sự nghiệp phía sau nghề nghiệp

Đã từng ai nói với bạn “Làm hành chính, Trợ lý làm gì có con đường phát triển”

Rất nhiều Trợ lý đã nói với chúng tôi họ yêu nghề nhưng không thể gắn bó lâu vì không có sự thăng tiến trong công việc, không có cơ hội phát triển hay thăng tiến.

58% trợ lý cảm thấy rằng họ chưa được phát huy hết năng lực làm việc. Rõ ràng, họ không thiếu việc để làm, chỉ là mức độ hỗ trợ được yêu cầu thường thấp hơn nhiều so với khả năng thực tế của họ.

Trên thực tế, 73% trợ lý cảm thấy cơ quan, tổ chức nơi họ làm việc không hiểu được vai trò của họ hay những tác động tiềm năng họ có thể cống hiến khi được trọng dụng đúng cách.

60% trợ lý thấy rằng có quá ít hay gần như không có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp tại nơi làm việc.

Cách duy nhất để họ được công nhận là tiếp tục song hành khi lãnh đạo của họ được thăng chức.

Đây chỉ là một trong những số liệu về bức tranh ngành quản trị hành chính, hỗ trợ điều hành-trợ lý từ tài liệu Ma trận kỹ năng toàn cầu, tài liệu được nghiên cứu và công bố bởi Liên minh Hành chính viên thế giới.

Sứ mệnh của Liên minh Hành chính viên thế giới

Dành cho những ai chưa biết về Liên minh Hành chính viên thế giới, đây là tổ chức chung của các Hiệp hội Chuyên viên hành chính trên toàn cầu. Tổ chức này chủ trì Hội nghị thượng đỉnh chuyên viên hành chính thế giới (World Administrator Summit) được tổ chức hai năm một lần, nhằm thảo luận những vấn đề cấp thiết đối với các chuyên viên hành chính toàn cầu. Những văn kiện từ hội nghị đã trở thành cẩm nang nghề nghiệp tuyệt vời, định hướng phát triển, truyền cảm hứng và nâng tầm nghề trợ lý. Các bài viết nổi bật có thể kể đến: Căn tính và Hình mẫu của chuyên viên hành chính, Sự đa dạng và Hòa nhập, Sự nghiệp phía sau Công việc, Bắt nạt nơi công sở và Sức khỏe tâm lý.

Ma trận Kỹ năng này mất tới sáu năm để được hoàn thiện dựa trên một trong những công trình nghiên cứu chuyên sâu nhất từng có về ngành. Đây là tập hợp những quan điểm đa chiều của các trợ lý từ 61 quốc gia.

Ma trận Kỹ năng toàn cầu là tập hợp những quan điểm đa chiều của các trợ lý từ

Kết quả đã khiến mọi người sửng sốt.

Chỉ riêng trong tiếng Anh đã có tới hơn 160 chức danh được dùng để chỉ công việc trợ lý. Hệ quả của điều này là sự nhầm lẫn đáng kể về cách trợ lý được tuyển dụng, đề bạt, và đào tạo. Ví dụ, ở Vương quốc Anh, một trợ lý cá nhân (Personal Assistant) có thể được tuyển để phụ trách việc lễ tân hoặc một một vị trí cùng chức danh nhưng lại đảm nhiệm hỗ trợ Giám đốc Điều hành. Trợ lý điều hành (Executive Assistant) thường có cấp bậc cao hơn trợ lý cá nhân. Tuy nhiên, ở Mỹ, trợ lý cá nhân thường chỉ những người làm công việc chăm sóc những cá nhân có giá trị tài sản ròng lớn, hoặc người nổi tiếng dưới tên gọi là Trợ lý hành chính. Còn ở châu Âu thì Trợ lý quản trị được coi là tên gọi thông dụng nhất.

Rõ ràng là cần phải có sự thay đổi!

Ma trận Kỹ năng Toàn cầu – Bộ khung chuẩn toàn cầu về lộ trình phát triển nghề nghiệp của lĩnh vực hành chính

Giờ đây, lần đầu tiên chúng ta có một bộ khung chuẩn toàn cầu về lộ trình phát triển nghề nghiệp của lĩnh vực hành chính. Được thông qua và ký kết bởi những người đứng đầu các hiệp hội hành chính tới từ 29 quốc gia, Ma trận kỹ năng toàn cầu đã giúp cho bộ phận nhân sự của một vài trong số những công ty lớn nhất thế giới tái cơ cấu các chức năng hành chính. Ma trận này là cách để đo lường hiệu suất công việc, lập kế hoạch kế nhiệm, xây dựng mục tiêu và hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc – KPI cho trợ lý. Trước đây, trợ lý thường bị ngó lơ khỏi các hoạt động kinh doanh, bị cô lập và bỏ qua khi đo lường tỷ suất lợi nhuận đầu tư (ROI). Tuy nhiên, kể từ sau đại dịch, khi việc hiểu rõ giá trị của từng nhân viên ngày càng trở nên quan trọng, bộ phận nhân sự đã rất vui mừng khi được trao cho bộ công cụ này.

Khi chưa tìm ra chức danh phù hợp, các công ty có thể đối chiếu bộ kỹ năng, năng lực của những người trợ lý vào ma trận, qua đó xác định vị trí của họ. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức có thể sử dụng ma trận như một bộ khung tiêu chuẩn và chỉ dẫn để sáng tạo ra phiên bản phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.

Như đã nói ở trên có tới hơn 160 chức danh trong công việc này. Đó là lý do tại sao các cấp trong Ma trận Kỹ năng Toàn cầu được đánh số từ 1 tới 5, để mọi người có thể xác định bản thân đang ở đâu và tìm cho mình chức danh tương ứng – không kể đó là một cái tên cũ hay là một biến thể mới.

Một trong những lý do quan trọng của những quan điểm trái chiều về chức danh là khi thiếu lộ trình nghề nghiệp cụ thể thì chức danh là cách duy nhất thể hiện thâm niên.

Khi đạt được bước tiến mới trên nấc thang sự nghiệp, tầm quan trọng của bạn không nên gắn với chức danh công việc trước đó, mà nên được đo lường thông qua việc đánh giá hiệu suất, và qua kỹ năng, trình độ và thái độ của bạn.

Nếu chúng ta muốn vị trí của mình được nhìn nhận là một nghề thay vì một công việc, và bản thân được coi là nhân tài thay vì nguồn lực, chúng ta cần tìm những chức danh phản ánh được sự cống hiến của mình. Từ chỗ là người hỗ trợ, chúng ta cần trở thành người thực hiện.

Ngôn ngữ có sức mạnh thay đổi nhận thức. Hãy tận dụng sức mạnh này vì lợi ích của bản thân và của doanh nghiệp bằng cách phấn đấu hướng đến một vai trò mới, thay vì bám víu vào những chức danh cũ kỹ.

Bạn nghĩ thế nào về một tài liệu được coi là chỉ dẫn sự nghiệp cho các chuyên gia hành chính, Trợ lý, Thư ký để xác định mình ở đâu và mình muốn đến đâu trong lộ trình nghề nghiệp?

Ảnh chụp cùng Ms. Helen Monument, Chủ tịch Liên mình hành chính viên thế giới (World Administrator Alliance)

Mình rất hân hạnh được Hiệp hội hành chính viên Thế giới tin tưởng để thực hiện bản dịch Tiếng Việt cho bộ Ma trận kỹ năng toàn cầu này và triển khai tư vấn sử dụng bộ tài liệu tại Việt Nam.

🎉Ngoài ra, phiên bản cập nhập 2.0 cũng sẽ sớm ra mắt và mình hiện đang là thành viên đội đặc trách cùng làm việc với các chuyên gia hành chính toàn cầu. Hy vọng có thể sớm chia sẻ những thông tin mới nhất về Ma trận kỹ năng toàn cầu 2.0 cho Cộng đồng chuyên viên hành chính, Trợ lý điều hành tại Việt Nam.

Xem thêm: Hành trình của người Việt Nam đầu tiên tham dự Hội nghị thượng đỉnh Liên minh Chuyên viên hành chính Thế giới!

#GlobalSkillsMatrix #AdministrativeProfessionals #Enlightenia #EnlightenBooks

#HuongTran #MatranKynangToancau #Trolythoihiendai #Bethechange