Tại sao Trợ lý cần suy nghĩ như một CEO?

Trợ lý càng nhanh nhạy bắt kịp với tư duy của Giám đốc/ người Sếp thì mối quan hệ đối tác chiến lược càng hiệu quả. Giao tiếp càng dễ dàng, việc thực thi công việc càng thuận lợi và kết quả rõ ràng.

Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa của việc Trợ lý suy nghĩ như một CEO là như thế nào.

Mình sẽ thay đổi ngôn ngữ một chút ở đây và tập trung vào cách “suy nghĩ như một nhà lãnh đạo” vì không chỉ CEO mới nắm giữ vị trí lãnh đạo.

• Có ba cấu phần chính để suy nghĩ như một nhà lãnh đạo:
• Tạo ra Năng lượng – có mục đích và kế hoạch
• Thu hút Nhân tài – tất cả là về các mối quan hệ!
• Làm chủ Kết quả – thông qua lợi nhuận và mọi hoạt động kinh doanh.

Nghe như một nhiệm vụ đầy thách thức với bất kỳ nhà lãnh đạo nào, và đó chính xác là lý do tại sao các nhà lãnh đạo cần Trợ lý hỗ trợ thực hiện hoàn thành sứ mệnh này.

1 TẠO NĂNG LƯỢNG

Năng lượng đến từ mọi khía cạnh. Năng lượng như 1 thỏi nam châm thu hút mọi người đến với tổ chức và truyền cảm hứng để họ tiếp tục thể hiện, thực hiện và hoàn thành công việc tối ưu.

Rất nhiều các cuốn sách về Lãnh đạo và Quản trị đều nhấn mạnh ba yếu tố quan trọng mà một nhà lãnh đạo cần phải làm là chia sẻ Tầm nhìn (Vision), chia sẻ Kế hoạch (Plan) đảm bảo yếu tố rõ ràng, tập trung và định hướng, đồng thời loại bỏ các Rào cản. Năng lượng tập trung vào giải quyết hai trong ba yếu tố trên.

Các nhà lãnh đạo cần chia sẻ MỤC ĐÍCH (Tầm nhìn) và sau đó chia sẻ KẾ HOẠCH (rõ ràng, tập trung và định hướng) về cách đạt được điều đó.

Trách nhiệm của Trợ lý là nắm rõ và điều phối các hoạt động đó mỗi ngày.

Năng lượng của người lãnh đạo chính là là năng lượng của tổ chức. Các Giám đốc và Trợ lý – cánh tay phải của họ cần phải luôn vững vàng, thống nhât khi truyền tải mục đích và kế hoạch cho tổ chức – thường xuyên và nhất quán.

Trợ lý góp phần tạo ra năng lượng như thế nào?

Trợ lý đóng góp và giúp lan tỏa năng lượng bằng cách thấu hiểu Tầm nhìn của lãnh đạo và giúp truyền đạt điều đó bên trong nội bộ công ty và các đối tác bên ngoài. Điều đó có nghĩa là chia nhỏ Tầm nhìn thành các dự án, công việc khả thi đến các thành viên trong tổ chức và đảm bảo họ không bao giờ quên lý do tại sao họ đang làm việc trong dự án hay công việc đó.

Trợ lý cần là tấm gương và đừng quên chăm sóc sức khỏe bản thân, duy trì, nuôi dưỡng nguồn năng lượng của chính bạn để dẫn dắt.

2 GẮN KẾT NHỮNG TÀI NĂNG

Gắn kết Tài năng không chỉ là dừng lại ở việc tuyển dụng, dù việc tuyển đúng người cho đúng công việc vào đúng thời điểm là một trong những điều quan trọng nhất mà một tổ chức hướng đến.

Bên cạnh việc thu hút nhân tài đến với tổ chức, việc gắn kết các thành viên trong tổ chức và xây dựng, bồi đắp mối quan hệ với họ cũng vô cùng quan trọng.

Quản trị nhân sự không chỉ dừng lại ở Chính sách đãi ngộ hay tối đa hóa Hiệu suất công việc. Người lãnh đạo tâm huyết sẽ liên tục đau đáu với những câu hỏi:

• Nhân viên có đang phát triển?
• Nhân viên có các kỹ năng cần thiết để giúp tổ chức đi theo định hướng giai đoạn phát triển tiếp theo không?
• Nhân viên có cần đào tạo thêm không?
• Nhân viên có quá căng thẳng và cần nghỉ ngơi, thư giãn thêm không?
• Lãnh đạo có hiểu và quan tâm về cuộc sống cá nhân của nhân viên không?
• Nhân viên có vui vẻ khi đến văn phòng mỗi ngày không?
• Nhân viên hiện tại luôn là tài sản quý giá nhất của tổ chức – họ chính là những người gìn giữ văn hóa và là lực lượng lao động tốt nhất của tổ chức. Và hơn cả người lao động, nhân viên còn chính là Khách hàng, là người đồng sở hữu.

Ngoài ra, tài năng không chỉ xuất phát từ nội tại tổ chức mà còn đến từ chính các đối tác bên ngoài tổ chức như: các nhà cung cấp, đối tác kinh doanh, các công ty tư vấn.

Vậy Trợ lý giúp thu hút Tài năng như thế nào?

Trợ lý có trách nhiệm giúp Giám đốc xây dựng và quản lý mối quan hệ với các bên liên quan cả nội bộ và bên ngoài tổ chức.

Trợ lý phải nhớ và lưu trữ tất cả thông tin chi tiết về nhân viên và các mối quan hệ hợp tác, nhắc nhở người Sếp của bạn vào đúng thời điểm, quản lý các kênh giao tiếp để tăng cường kết nối sâu sắc hơn với những người cần đặc biệt ưu tiên.

Ví dụ: Trợ lý có thể làm điều nay ngay từ khi đăng tuyển dụng, thông qua việc sắp xếp lịch phỏng vấn, theo dõi các ứng viên, đến khi đề nghị công việc, ngày đầu tiên làm việc cho đến xuyên suốt quá trình tại tổ chức. Trên tất cả, thu hút nhân tài có nghĩa là đặt mọi người – mọi cá nhân đóng góp vào sự phát triển và thành công của tổ chức – lên vị trí ưu tiên hàng đầu.

3 LÀM CHỦ KẾT QUẢ

… Điều đó có nghĩa là Trợ lý cần hiểu toàn diện về cách thức, con người và điều gì sẽ dẫn đến được 1 kết quả.

Cụ thể: Trợ lý cần phải hiểu ý nghĩa của tất cả các báo cáo, dữ liệu, ngân sách, doanh thu và chi phí, phân bổ nguồn lực và các quyết định và động lực sau các quyết định đó. Đồng thời đảm bảo những thông tin này được tổng hợp và truyền đạt một cách hiệu quả.

Trợ lý làm thế nào để Kiểm soát kết quả?

• Hiểu và truyền đạt các số liệu, dữ liệu tác động đế sự thành công của tổ chức. Ví dụ: Báo cáo Xu hướng Thị trường, các Báo cáo Tài chính, Kinh doanh…
• Hiểu ai là người chịu trách nhiệm cho những kết quả quan trọng nào và hỗ trợ sếp điều phối đảm bảo công việc được hoàn thành. Ví dụ: đó là khi Trợ lý kịp thời can thiệp để giúp một dự án đúng tiến độ bằng cách sắp xếp lịch làm việc của sếp sao cho Ban dự án có thể phản hồi khó khăn và cùng tìm cách tháo gỡ kịp thời.

Khi biết kết quả, mục tiêu nào là cần thiết và làm thế nào để đạt được điều đó, Trợ lý có thể dễ dàng dẫn dắt người Sếp và các thành viên khác hoàn thành mục tiêu.

Công việc Trợ lý luôn thôi thúc mình liên tục đặt câu hỏi:

Mục tiêu của Giám đốc/Sếp là gì? Làm cách nào có thể góp phần tạo điều kiện thuận lợi nhất để hoàn thành mục tiêu đó?

Cuối cùng, hãy nhớ Tư duy như một nhà lãnh đạo là một quá trình tuần tự.

• Trợ lý cần hỗ trợ tạo ra năng lượng tích cực, thu hút và giữ chân những người phù hợp, những người sẽ tạo ra kết quả và giúp hoàn thành mục tiêu của Lãnh đạo và Tổ chức.
• Trợ lý thường được coi là “Cánh tay phải đắc lực”💪 của Giám đốc/người Sếp, và khi Trợ lý có thể tư duy như lãnh đạo, thì hơn “1 cánh tay”, đó là sự mở rộng của bộ não🧠, của 1 tư duy.

Bài viết được dịch và biên tập từ bài viết gốc: “WHAT IT MEANS FOR AN EXECUTIVE ASSISTANT TO THINK LIKE A CEO”

#ahappyexecutiveassistant #EAmindset #CEOmindset #leadermindset #carrietran #tuduytroly #leadership #trolygiamdoc #trolychuyennghiep #trolyCEO