Thư ký là làm những công việc gì?

Thư ký là làm những công việc gì? Bạn muốn ứng tuyển cho vị trí thư ký nhưng còn phân vân về công việc, nhiệm vụ mà mình cần thực hiện. Trong bài chia sẻ dưới đây Enlighteniava sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về công việc của một thư ký hiện đại. Giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng để có thể ứng tuyển và làm việc lâu dài ở vị trí thư ký doanh nghiệp.

Thư ký là gì?

Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra thư ký còn thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.

Xem thêm: Làm thư ký lương bao nhiêu?

Thư ký là làm những công việc gì?

Để giải đáp thư ký là làm những công việc gì, phía dưới đây Enlighteniava sẽ mô tả công việc chi tiết của một thư ký.

Sắp xếp và quản lý lịch làm việc ở văn phòng

• Sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc và lịch họp
• Thực hiện tổ chức các cuộc họp, đồng thời ghi chép tổng hợp nội dung cuộc họp phục vụ cho công tác quản lý điều hành

Sắp xếp và chuẩn bị hồ sơ tài liệu

• Chuẩn bị hồ sơ tài liệu và sắp xếp một cách ngăn nắp gọn gàng, dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho các chương trình hộp họp bao gồm: lịch trình, thông tin dự án, báo cáo ngắn gọn về cuộc họp.
• Hỗ trợ biên dịch, phiên dịch, dịch thuật các tài liệu khi có các buổi gặp gỡ, trao đổi với đối tác nước ngoài

Giao tiếp và truyền đạt thông tin

• Tiếp nhận và hỗ trợ cấp trên xử lý một số cuộc gọi và email, thư từ
• Trong một số trường hợp thư ký sẽ đại diện cho cấp trên để truyền đạt các thông tin quan trọng và chuyển thông tin xuống phòng ban và cá nhân có liên quan hay đến đối tác, khách hàng

Tiếp nhận và xử lý thông tin

• Phân loại văn bản, công việc, hỗ trợ ban lãnh đạo giải quyết các văn bản đến.
• Đảm bảo rằng các văn bản khi đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và bảo mật
• Thu thập thông tin, số liệu
• Biên – phiên dịch tài liệu theo yêu cầu của cấp trên
• Tiếp nhận, phân loại và xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban

Đón tiếp khách hàng

• Đón tiếp khách hàng và giải quyết những công việc trong khả năng và sự hiểu biết của mình
• Chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách
• Chuẩn bị nước uống, đồ ăn nhẹ cho đối tác, khách hàng trước các cuộc hẹn

Sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên

• Phác thảo và soạn lịch trình cho chuyến đi: mục đích chuyển đi, điểm đến, thời gian đi, thời gian đến…
• Soạn bản chương trình hẹn gặp: thời gian & địa điểm, hồ sơ giấy tờ liên quan,…
• Đặt vé phương tiện giao thông
• Lập hồ sơ chuyến đi bao gồm: tài liệu cho từng buổi làm việc…
• Tạm ứng và quyết toán chi phí

Các vị trí thư ký phổ biến nhất hiện nay

Thư ký là vị trí đa dạng với tính chất công việc và yêu cầu chuyên môn khác nhau. Vậy nên thực tế thì thư ký là làm những công việc gì còn phụ thuộc chi tiết vào vị trí thư ký, ngành nghề mà bạn hoạt động.

Phía dưới đây Enlighteniava sẽ giới thiệu cùng bạn các vị trí thư ký phổ biến nhất!

Thư ký giám đốc

Là người hỗ trợ giám đốc các doanh nghiệp sắp xếp và quản lý lịch trình cuộc họp, đón tiếp khách vip và chuẩn bị tài liệu, báo cáo chung. Bên cạnh đó thư ký giám đốc còn là đầu mối giao tiếp giữa Giám đốc và các phòng ban đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách minh bạch, nhất quán.

Xem thêm: Học nghề thư ký giám đốc chuyên nghiệp!

Thư ký văn phòng

Hay thư ký hành chính/ Trợ lý hành chính có nhiệm vụ chính là hỗ trợ lãnh đạo quản lý, điều phối các hoạt động hành chính văn phòng như: sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, phối hợp các phòng ban tổ chức các sự kiện, hội nghị, đón tiếp khách và hỗ trợ thông tin trong thẩm quyền.

Thư ký tuyển dụng

Có trách nhiệm đảm bảo hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi thông qua các hoạt động như: sắp xếp lịch phỏng vấn, đón tiếp ứng viên, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu hỗ trợ tuyển dụng và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Thư ký tòa án

Có vai trò hỗ trợ thẩm phán và các bên liên quan về thủ tục pháp lý, thực hiện ghi chép chi tiết nội dung các buổi xét xử đồng thời lưu trữ biên bản, hồ sơ các phiên tòa. Đây là vị trí yêu cầu có kiến thức pháp luật vững chắc cùng khả năng ghi chép thông tin nhanh, chính xác.

Thư ký sản xuất

Là người chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ sản xuất và lập báo cáo định kỳ về thực tế thi công nhằm hỗ trợ trưởng phòng/giám đốc sản xuất nắm bắt hiện trạng tổng thể dự án và đưa ra đề xuất nhằm cải thiện hiệu quả lao động.

Ngoài ra thư ký sản xuất còn có vai trò quản lý thông tin và dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất như: kế hoạch sản xuất, báo cáo chất lượng, đơn đặt hàng, báo giá nguyên vật liệu… Đồng thời thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của cấp trên.

Thư ký công trình

Thư ký công trình hay thư ký dự án có vai trò quan trọng trong các dự án, công trình xây dựng. Thư ký công trình đảm nhiệm các công việc hành chính bao gồm: quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan tại công trường, đặt hàng thiết bị, xử lý hóa đơn, làm báo cáo tiến độ dự án…

Thư ký y khoa

Là thư ký làm việc tại các bệnh viện, phòng khám hoặc cơ sở cung cáp dịch vụ y tế. Có nhiệm vụ sắp xếp lịch làm việc cho các bác sĩ, điều dưỡng và xử lý các công việc liên quan đến thủ tục, hồ sơ tại nơi làm việc.

Hành trình trở thành thư ký đa zi năng cùng Enlighteniava

Để trở thành một trợ lý đa năng có thể hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao và trở thành cánh tay phải đắc lực của sếp, của bạn lãnh đạo bạn hãy tham gia cộng đồng thư ký trợ lý chuyên nghiệp cùng Enlighteniava. Đăng ký ngay Khóa đào tạo Thư Ký 4.0 tại Enlightenia để có thể nâng cao kỹ năng, học hỏi kinh nghiệm và trở thành một thư ký giỏi, thư ký xuất sắc trong thời gian ngắn nhất.

Enlighteniava cung cấp các khóa đào tạo chuyên sâu với:

• Lộ trình học tập cá nhân hóa hỗ trợ tối ưu cho mỗi thành viên
• Kết nối với mạng lưới 5000+ chuyên gia qua diễn đàn chia sẻ kinh nghiệm
• Chia sẻ kinh nghiệm kỹ năng với cộng đồng thư ký – trợ lý lớn nhất tại Việt Nam

Khám phá ngay lộ trình phát triển năng lực thư ký của Enlighteniava.

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.