Trợ lý hành chính làm gì? Bật mí mức lương & kỹ năng cần thiết để thành công

Bạn đang quan tâm đến nghề trợ lý hành chính và muốn tìm hiểu chi tiết về lĩnh vực này. Trợ trí hành chính là làm gì? Cần những kỹ năng nào và mức lương bao nhiêu? Trong bài chia sẻ sau Enlighteniava sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết về nghề nghiệp trợ lý hành chính. Giúp bạn hiểu rõ hơn về nghề và dễ dàng đưa ra quyết định có nên ứng tuyển cho vị trí trợ lý hay không và làm thế nào để trở thành một trợ lý xuất sắc.

Trợ lý hành chính làm gì?

Trợ lý hành chính là người phụ trách và hỗ trợ tất cả các công việc hành chính và văn thư của công ty. Trợ lý hành chính đóng vai trò như một chuyên viên hỗ trợ các hoạt động văn phòng, là người đảm nhiệm công việc văn thư cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Là đầu mối liên hệ đầu tiên giữa các thành viên trong nội bộ hoặc những đối tác bên ngoài và doanh nghiệp.

Công việc của một trợ lý hành chính bao gồm:

• Trả lời và chuyển tiếp các cuộc gọi, tin nhắn đến phòng ban được yêu cầu
• Quản lý lịch trình của các cuộc họp, lịch hẹn với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp
• Chuẩn bị phòng họp và in ấn tài liệu trước cuộc họp
• Phổ biến và giám sát công việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên
• Hỗ trợ nhân viên công ty hoàn thiện các thủ tục hành chính
• Giải đáp thắc mắc của nhân viên văn phòng trong quá trình làm việc
• Đặt hàng trang thiết bị văn phòng
• Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, đối tác…
• Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên được cử đi công tác
• Lập báo cáo thu chi cho hoạt động hành chính và nộp lên cấp trên định kỳ
• Tiếp đón, hỗ trợ khách hàng tới công ty
• Đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và công ty
• Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên

Mức lương của trợ lý hành chính

Mức lương của một trợ lý hành chính sẽ phụ thuộc vào trình độ học ván, kinh nghiệm làm việc cũng như ngành nghề, quy mô doanh nghiệp.

Dưới đây là mức lương trung bình của một trợ lý hành chính:

Kỹ năng cần có của một trợ lý hành chính

Để trở thành một trợ lý hành chính xuất sắc bạn cần chuẩn bị, hoàn thiện, nâng cao các kỹ năng cần thiết sau:

• Kỹ năng quản lý thông tin: Trợ lý hành chính cần có khả năng thu thập tổ chức và duy trì thông tin quan trọng. Biết cách sắp xếp các file, dữ liệu, báo cáo và thông tin cần thiết một cách khoa học, gọn gàng, dễ tiếp cận.
• Kỹ năng giao tiếp: Trợ lý hành chính là đầu mối liên hệ giữa các thành viên trong nội bộ và với các đối tác, khách hàng. Vậy nên trợ lý cần có kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để nghe hiểu và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
• Kỹ năng quản lý lịch trình: Quản lý và sắp xếp lịch trình các cuộc họp, sự kiện, nhiệm vụ đúng thời gian. Là một trợ lý bạn cần biết cách ưu tiên công việc, xử lý các mục tiêu quan trọng và phân chia thời gian một cách thông minh.
• Kỹ năng tổ chức: Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức công việc và quản lý nhiều tác vụ cùng lúc. Bao gồm khả năng lập kế hoạch, quản lý thời gian, đưa ra quyết định.
• Kỹ năng công nghệ thông tin: Trợ lý hành chính cần sử dụng thành thạo các công cụ và phần mềm văn phòng Word, Excel, PowerPoint), email, và phần mềm quản lý của công ty. Có khả năng tìm hiểu và áp dụng công nghệ mới để nâng cao hiệu suất công việc.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Bao gồm xử lý các tình huống phức tạp, giải quyết các vấn đề một cách linh hoạt, để đưa ra quyết định công việc một cách logic, hiệu quả.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Trợ lý hành chính phải có khả năng làm việc nhóm tốt để kết hợp với đồng nghiệp và các bên liên quan. Có khả năng lắng nghe và sẵn sàng hỗ trợ xây dựng mối quan hệ tốt trong tổ chức.

Hành trang nghề nghiệp trợ lý từ chuyên gia

Bạn đã hiểu rõ về nghề trợ lý văn phòng và mong muốn ứng tuyển, theo nghề trợ lý lâu dài và trở thành một trợ lý thành công.

Chuẩn bị sẵn sàng cho nghề trợ lý hành chính hay các vị trí trợ lý khác, bạn hãy tham gia ngay cộng đồng thư ký trợ lý Enlighteniava – nơi bạn có cơ hội kết nối với đội ngũ trợ lý, thư ký trên khắp cả nước.

• Được chia sẻ kinh nghiệm
• Học hỏi và nâng cao kỹ năng
• Bắt kịp những cơ hội thăng tiến

Xem thêm: Đặc trưng yêu cầu của nhóm nghề nhân viên trợ lý văn phòng!

Hotline tư vấn hỗ trợ nhanh: (+84) 856.649.357 – (+84) 382.831.681.