Bật mí 10 sai lầm “chí mạng” mà các Trợ lý điều hành cần tránh – Chia sẻ từ chuyên gia Adam Fidler

Bạn đang trên con đường chinh phục vị trí Trợ lý điều hành (EA) xuất sắc? Hay đang nỗ lực từng ngày để hoàn thiện bản thân trong vai trò này? Dù bạn ở giai đoạn nào, hành trình này cũng không hề dễ dàng và luôn có những “ổ gà” mà nếu không cẩn thận, bạn có thể vấp ngã.

Chuyên gia Adam Fidler, với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực đào tạo EA từ năm 2011, đã đúc kết 10 lỗi sai phổ biến mà nhiều Trợ lý điều hành thường mắc phải. Đây là những “cạm bẫy” có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, uy tín và sự chuyên nghiệp của bạn, dù là vô tình hay cố ý.

Cùng khám phá 10 sai lầm “chí mạng” đó ngay nhé:

1. Kỹ năng viết còn hạn chế: Viết lách không chỉ là đánh máy, mà còn là khả năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, từ báo cáo, thư từ đến bài phát biểu. Hãy trau dồi kỹ năng này để tiết kiệm thời gian cho sếp và thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Ví dụ, thay vì chỉ đơn thuần ghi chép lại nội dung cuộc họp, bạn có thể chủ động soạn thảo một biên bản cuộc họp ngắn gọn, súc tích, nêu bật các điểm quan trọng và đề xuất hành động tiếp theo.
2. Sử dụng dấu câu sai: Dấu nháy đơn chỉ dùng cho sở hữu hoặc viết tắt, không dùng cho số nhiều. Một lỗi nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Hãy tưởng tượng bạn gửi một email quan trọng cho đối tác nhưng lại sử dụng dấu câu sai, điều này có thể khiến họ nghi ngờ về sự chuyên nghiệp và cẩn thận của bạn.
3. Thiếu tư duy chiến lược: Đừng chỉ dừng lại ở việc xử lý công việc hàng ngày. Hãy rèn luyện tư duy chiến lược, nhìn xa trông rộng để hỗ trợ sếp một cách toàn diện hơn. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy một xu hướng mới trong ngành có thể ảnh hưởng đến công ty, hãy chủ động nghiên cứu và đề xuất các giải pháp ứng phó với sếp.
4. Thiếu khả năng tự nhận thức: Hãy tin vào giá trị của bản thân và khẳng định vị thế của một EA chuyên nghiệp. Đừng tự giới hạn mình trong suy nghĩ “chỉ là Trợ lý”. Hãy nhớ rằng bạn là một phần quan trọng trong đội ngũ, đóng góp vào sự thành công của sếp và công ty.
5. “Ủ mình” trong “vỏ bọc” Trợ lý truyền thống: Đừng chỉ quanh quẩn với các nhiệm vụ truyền thống. Hãy chủ động mở rộng vai trò, nâng cao kỹ năng để phát triển sự nghiệp. Ví dụ, nếu bạn có khả năng về marketing, hãy đề xuất với sếp để hỗ trợ trong việc quản lý các kênh truyền thông xã hội của công ty.
6. Thiếu chủ động: Hãy mạnh dạn thể hiện quan điểm và đóng góp ý kiến, đừng để bản thân trở nên quá thụ động. Nếu bạn có ý tưởng hay giải pháp cho một vấn đề nào đó, đừng ngần ngại chia sẻ với sếp và đồng nghiệp.
7. Tư duy cố định: Hãy luôn sẵn sàng học hỏi, thử nghiệm điều mới và không ngại thất bại. Đừng giới hạn bản thân bằng những câu nói như “Đó không phải việc của tôi”. Hãy xem mỗi thử thách là một cơ hội để học hỏi và phát triển.
8. “Giữ cửa” quá mức: Hãy là cầu nối, tạo dựng mối quan hệ hợp tác, đừng trở thành “người gác cổng” khó gần. Hãy tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi trao đổi và hợp tác với bạn.
9. Sử dụng từ ngữ thiếu chuyên nghiệp: Hãy tự hào về vai trò EA của mình và sử dụng từ ngữ chính xác, nghiêm túc để mô tả công việc. Tránh sử dụng những từ ngữ mang tính cường điệu hay không phù hợp với môi trường công sở.
10. Thiếu bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn: Hãy đầu tư cho việc học tập để nâng cao trình độ chuyên môn và khẳng định giá trị bản thân. Có thể tham gia các khóa học trực tuyến, hội thảo hoặc các chương trình đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực trợ lý điều hành.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chuyên gia, nhà đào tạo Adam Fidler sẽ giúp bạn nhận thức rõ hơn về những “sai lầm chí mạng” trong nghề Trợ lý điều hành và có những điều chỉnh phù hợp để phát triển bản thân, trở thành một trợ lý điều hành chuyên nghiệp, xuất sắc, đóng góp hiệu quả cho sự thành công của cấp trên và tổ chức.

Hành trình trở thành một Trợ lý điều hành chuyên nghiệp là một quá trình học hỏi và hoàn thiện không ngừng.

Xem thêm: 10 Xu hướng định hình nghề trợ lý điều hành 2025!