Dừng đưa “Multitasking” vào CV & Cẩn trọng với yêu cầu công việc “Multitasking”

Trong hơn 3 năm làm mentor cho các bạn Trợ lý và theo dõi thường xuyên các tin tuyển dụng trên các nền tảng, một trong những điều khiến mình “nản lòng” nhất chính là khi thấy “multitasking” được vô tư liệt kê trong phần kỹ năng trên CV của các ứng viên và trên bản mô tả công việc của nhà tuyển dụng.

Hơn ai hết, một Trợ lý điều hành như mình hiểu rõ sức hấp dẫn chết người của hai chữ “multitasking”. Ai mà chẳng muốn trở thành “siêu nhân” trong mắt sếp, cân hết mọi việc, từ lên lịch họp, soạn thảo văn bản, đến quản lý email, đặt vé máy bay, lập báo cáo… cùng lúc?

Trong thế giới công việc hiện đại, việc có khả năng làm nhiều việc cùng một lúc – hay gọi là multitasking – thường được coi là một kỹ năng quý giá. Tuy nhiên, đằng sau vẻ ngoài hào nhoáng của việc “đa nhiệm”, là một thực tế đáng lo ngại về ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và sức khỏe tinh thần. Hãy cùng khám phá những mặt trái của multitasking và lý do tại sao Trợ lý không nên đưa nó vào CV như một thế mạnh.

Multitasking là gì?

Định nghĩa đơn giản nhất về đa nhiệm là làm việc trên hai hoặc nhiều nhiệm vụ cùng một lúc – hoặc chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ. Ví dụ như khi vừa nghe điện thoại vừa viết báo cáo, vừa ngồi họp vừa tranh thủ trả lời các email…

Khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc là cần thiết cho rất nhiều công việc, đặc biệt là công việc Trợ lý. Nhưng sự thật là, “multitasking” không phải là một kỹ năng, mà là một con dao hai lưỡi. Nghiên cứu của Đại học Stanford đã chỉ ra rằng, bộ não con người không được thiết kế để xử lý nhiều luồng thông tin phức tạp cùng một lúc.Thay vì làm việc song song, chúng ta thực sự đang chuyển đổi sự chú ý của mình liên tục giữa các tác vụ, và mỗi lần chuyển đổi này đều tốn thời gian và năng lượng. Điều này dẫn đến giảm hiệu suất, giảm chất lượng công việc, và làm giảm khả năng ghi nhớ, tăng cường stress và sự mệt mỏi. Thậm chí, một nghiên cứu khác của Đại học London còn cho thấy, multitasking có thể làm giảm chỉ số IQ của bạn mình 15 điểm, tương đương với việc thức trắng đêm!

Sự giảm hiệu suất và tăng lỗi phát sinh từ việc đa nhiệm được gọi là “chi phí chuyển đổi tác vụ” hoặc “chi phí chuyển đổi“. Các nhà nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA) chia tổng chi phí này thành hai nhóm: một nhóm liên quan đến lượng thời gian sử dụng để điều chỉnh về mặt tinh thần và nhóm thứ hai liên quan đến năng lượng não bộ được sử dụng để chuyển từ khung tư duy phù hợp với một nhiệm vụ sang khung tư duy mới phù hợp với nhiệm vụ tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn đang viết bản báo cáo kinh doanh và chuyển sang trả lời tin nhắn trực tiếp về một dự án khác, bạn phải điều chỉnh sự tập trụng của mình từ việc viết bản báo cáo sao cho mạch lạc sang cố gắng nhớ lại các chi tiết về một dự án khác để cung cấp câu trả lời đúng cho đồng nghiệp.

Tác động của việc đa nhiệm (multitasking) đến bộ não

Nghiên cứu của 2 nhà thần kinh học chỉ ra rằng, bộ não của chúng ta đã được tiến hóa để làm việc hiệu quả khi chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Điều này có nghĩa là bộ não của chúng ta được “lập trình” để làm việc một cách đơn nhiệm (monotask), thay vì xử lý nhiều nguồn kích thích cùng một lúc.

Ba hệ thống chính của bộ não:

• Mạng điều khiển frontoparietal: Hệ thống này xác định mục tiêu của một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, nếu bạn cần chia sẻ các bước quan trọng mà bạn đã bỏ lỡ trong một dự án với đồng nghiệp, hệ thống này giúp bạn xác định những thông tin nào là quan trọng và những thông tin nào không liên quan.
• Mạng chú ý dorsal: Hệ thống này chọn lọc thông tin quan trọng từ những gì bạn đã xác định là cần thiết.
• Mạng chú ý ventral: Hệ thống này xử lý và lọc bỏ những yếu tố gây phân tâm, giúp bạn tập trung vào mục tiêu đã được xác định.

Khi bạn chuyển từ một công việc này (ví dụ: viết một thông báo) sang một nhiệm vụ khác (ví dụ: nghĩ ra phản hồi cho tin nhắn của đồng nghiệp), các hệ thống này sẽ bị căng thẳng. Mạng chú ý ventral có thể không giữ được sự tập trung như trước, và mạng chú ý dorsal có thể đưa vào thông tin không liên quan đến nhiệm vụ ban đầu.

Việc chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ làm giảm hiệu quả hoạt động của các hệ thống này, dẫn đến việc bộ não gặp khó khăn trong việc xử lý và hiểu thông tin. Điều này giải thích tại sao việc đa nhiệm có thể làm giảm khả năng tập trung và hiệu suất làm việc của bạn.

Tóm lại, mặt trái của Multitasking bao gồm:

•  Năng suất giảm 40%
•  Giảm chỉ số IQ
•  Giết chết khả năng tư duy sáng tạo
•  Hạn chế khả năng đưa ra quyết định sáng suốt
•  Giảm chức năng bộ nhớ

Mình đã từng chứng kiến một bé admin trẻ tuổi, đầy nhiệt huyết nhưng lại quá tự tin vào khả năng “multitasking” của mình. Bạn ấy gần như lúc nào cũng tất bật, dồn nhiều công việc vào làm một lúc, như vừa ngồi họp vừa trả lời email, soạn công văn, lên lịch họp tiếp theo cho đến đặt vé máy bay, đặt văn phòng phẩm…. Kết quả là, không có việc nào được làm hoàn chỉnh, công văn thì sai chính tả, lịch họp thì chồng chéo, thậm chí còn đặt nhầm vé máy bay cho Giám đốc. Sự cố đó khiến bạn ấy vô cùng áp lực và mất điểm trầm trọng trong mắt cấp trên.

Thực tế, các nhà tuyển dụng và những nhà lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm đều hiểu rằng, một Trợ lý giỏi không phải là người làm được nhiều việc cùng lúc, mà là người biết ưu tiên và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Thay vì “multitasking”, hãy chứng minh cho nhà tuyển dụng hoặc sếp thấy bạn có khả năng tổ chức công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả và luôn tập trung cao độ để mang lại kết quả tốt nhất.

Bản thân mình cũng từng là nạn nhân của “multitasking”. mình nhớ có lần, trong lúc đang soạn thảo một bài thuyết trình quan trọng cho sếp, mình lại nhận được điện thoại từ đối tác cần xác nhận thông tin gấp. Cố gắng “cân” cả hai việc cùng lúc, kết quả là mình đã gửi nhầm bản thuyết trình chưa hoàn chỉnh cho sếp, còn thông tin cung cấp cho đối tác thì không chính xác. Hậu quả, mình phải thức trắng đêm để sửa chữa sai lầm, chưa kể sự tín nhiệm của sếp và đối tác và sếp dành cho mình cũng bị ảnh hưởng đáng kể.

Từ đó, mình rút ra một bài học xương máu: thay vì cố gắng trở thành “người hùng” với “multitasking”, tập trung vào việc nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc và tính chính xác quan trọng hơn rất nhiều.

Lý Do Tại Sao Trợ Lý Không Nên Đưa Multitasking vào CV

• Đánh Giá Sai Về Khả Năng Làm Việc: Multitasking không phản ánh khả năng xử lý vấn đề một cách chi tiết và sâu sắc. Thay vào đó, nó chỉ ra khả năng chạy theo lịch trình công việc mà không thực sự tập trung vào việc hoàn thành chúng một cách hiệu quả.
• Sự Không Đồng Nhất Với Yêu Cầu Công Việc Hiện Đại: Trong một thế giới công việc ngày càng yêu cầu sự tập trung sâu và khả năng làm việc độc lập trên một nhiệm vụ, multitasking không còn là một kỹ năng được ưa chuộng. Thay vào đó, khả năng quản lý thời gian, làm việc theo dõi tiến độ và tập trung vào chi tiết trở nên quan trọng hơn.

Cẩn Trọng Với Công Việc Yêu Cầu Multitasking

Bên cạnh đó, hãy cẩn trọng với những tin tuyển dụng, mô tả công việc yêu cầu “multitasking”. Đôi khi, yêu cầu này có thể là dấu hiệu cho thấy một môi trường làm việc căng thẳng, với áp lực cao và ít thời gian cho việc nghỉ ngơi và phục hồi. Điều này có thể dẫn đến sự mệt mỏi và giảm sự hài lòng trong công việc.

Dưới đây là một số mẹo hữu ích để giúp bạn tiến hành cuộc chiến tiêu diệt đa nhiệm – “Multi-tasking”

1. Tập trung vào một tác vụ/công việc duy nhất. Đừng bị cám dỗ chuyển đi chuyển lại để check các email hay tin nhắn đến khi bạn hoàn thành. Phương pháp Pomorodo, làm việc 25 phút, nghỉ 5 phút là công cụ hỗ trợ tuyệt vời
2. Hãy coi bản thân như một người tung hứng. Điều này có nghĩa là tập trung vào nhiệm vụ trước mắt nhưng trong tầm nhìn xa của bạn, bạn biết rằng bạn có nhiều nhiệm vụ hơn để quản lý. Một người tung hứng giỏi tung nhiều quả bóng lên không trung nhưng lại tập trung vào quả bóng trong tay mình. Hãy ghi nhớ hình ảnh đó trong tâm trí và xem bản thân là một người tung hứng giỏi!
3. Đừng khoe khoang về khả năng làm việc đa nhiệm. “Bí quyết tăng tốc của những người siêu thành đạt là họ rất tập trung và cam kết hoàn thành một dự án hoặc một nhiệm vụ”. – Darren Hardy, Nhà xuất bản Tạp chí SUCCESS.
4. Task Batching – Gộp những công việc có tính chất giống nhau để cùng xử lý. Ví dụ như cố định một khoảng thời gian để xử lý các tin nhắn và email. Khi cần đứng dậy khỏi bàn làm việc thì có thể cùng làm những việc ở ngoài khu vực làm việc như lấy nước uống, pha trà, in tài liệu, tưới cây…
5. Hãy dành cho đồng nghiệp sự chú ý tuyệt đối khi họ nói chuyện trực tiếp với bạn tại bàn làm việc. Nếu cần, hãy ghi chú lại.
6. Khi nghe điện thoại, hãy tập trung lắng nghe để hiểu nhu cầu của người gọi hơn là vừa nghe vừa đọc thư, đối chiếu giấy tờ, v.v.
7. Khi làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo hoặc tập trung cao, hãy tìm không gian ít bị phân tâm như phòng họp không sử dụng hoặc để một bảng thông báo/ tín hiệu trên bàn làm việc để mọi người hiểu và tránh làm bạn phân tâm. Khi làm việc online, mình sẽ tắt chế độ “Active” trên tất cả các nền tảng và tắt thông báo của những ứng dụng liên quan như email, Teams…

Tóm lại, thay vì tôn vinh multitasking như một kỹ năng quan trọng, hãy tập trung phát triển khả năng tập trung sâu, quản lý thời gian hiệu quả và làm việc một cách bền vững. Trong một thế giới công việc đang thay đổi nhanh chóng, những kỹ năng này sẽ giúp bạn xây dựng sự nghiệp bền vững và đạt được hiệu quả làm việc cao hơn.

Xem thêm: 9 Red Flags trong tin tuyển dụng trợ lý!