Những Bài Học Từ Donna Paulsen (Phim Suits): Từ Thư ký trở thành Trợ lý điều hành xuất sắc

Với mình, điều thú vị nhất của công việc Trợ lý điều hành là vai trò đối tác chiến lược của sếp, hỗ trợ sếp như “một bộ não thứ 2” chứ không chỉ là “cánh tay phải”.

Tư duy về công việc Trợ lý điều hành của mình chịu ảnh hưởng cực mạnh mẽ từ nhân vật Donna Paulsen trong bộ phim dài tập yêu thích với 9 seasons – “Suits”.

Nhân vật Donna là hình mẫu điển hình của công việc Trợ lý điều hành đến mức tên nhân vật này được “tính từ hóa” để chỉ những người Trợ lý điều hành xuất sắc. Kết thúc 9 seasons, Season 9 mới lên sóng Netflix đầu tháng 9, Donna từ lúc tham gia hãng luật danh giá với vị trí Thư ký đã trở thành Chief of Operations, Giám đốc vận hành.

Trong thế giới cạnh tranh khốc liệt của cả ngành luật và kinh doanh của “Suits”, không ai là không biết đến Donna Paulsen – không chỉ là Trợ lý điều hành của Luật sư Harvey Specter mà còn là người cộng sự trung thành, cố vấn đáng tin cậy, người bạn tâm giao và đôi khi là người giải cứu trong những tình huống bất ngờ. Donna luôn đi trước một bước, xử lý mọi tình huống với sự điêu luyện và tài năng hiếm có.

Bạn có đang phấn đấu để trở thành người Trợ lý điều hành chiến lược?

Hay thắc mắc về một người Trợ lý điều hành chuyên nghiệp sở hữu những phẩm chất gì ngoài kiến thức chuyên môn sâu rộng?

Hãy cùng khám phá những kỹ năng và phẩm chất mà chúng ta có thể học hỏi từ Donna để trở thành một trợ lý điều hành xuất sắc.

1. Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ và khả năng xây dựng mạng lưới mối quan hệ

Donna sở hữu khả năng giao tiếp phi thường, cô có khả năng dự đoán nhu cầu của Harvey, cung cấp thông tin trước cả khi anh ấy nhận ra mình cần nó. Điều này không chỉ thể hiện qua khả năng lắng nghe tích cực,  đặt câu hỏi thông minh và diễn đạt rõ ràng, mà còn qua cách cô ấy biết khi nào nên nói và khi nào nên im lặng. Trợ lý điều hành xuất sắc cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, đồng thời biết cách thích nghi với từng tình huống giao tiếp khác nhau.

Ngay từ khi mới xuất hiện tại văn phòng luật danh tiếng với vị trí Thư ký, Donna đã “đáp trả” câu hỏi thắc mắc về sự xuất hiện của cô bằng cách quan sát và “đọc vị” đối phương đầy bình tĩnh đến mức khiến đối phương “chết lặng” và lảng đi chỗ khác. Hay là lúc Donna ngăn những người đồng nghiệp khác xông vào phòng làm việc của sếp một cách kiên định, hài hước mà không hề gây mất lòng.

Donna hiểu rõ giá trị của các mối quan hệ và luôn duy trì mối quan hệ tốt với mọi người trong công ty, từ các luật sư đến nhân viên cấp dưới. Ví dụ tiêu biểu nhất cho khả năng giao tiếp xuất sắc của Donna là việc biến “đối thủ không đội trời chung” của Harvey – Louis Litt trở thành người bạn thân thiết. Năng lực này giúp cô có được sự ủng hộ và tin tưởng từ mọi đồng nghiệp, góp phần quan trọng, thậm chí mang tính quyết định đến sự thành công trong sự nghiệp luật sư lẫy lừng của Harvey và sự nghiệp Trợ lý điều hành của chính cô.

2. Tư duy giải quyết vấn đề

“Go forth and conquer.” – Donna Paulsen

Gần như không có gì là không thể với Donna. Từ việc đặt chuyến bay vào phút chót khi chuyến bay đã bán hết vé, đến việc tìm kiếm thông tin quan trọng, cô luôn tìm ra cách giải quyết mọi vấn đề. Một trợ lý điều hành cần có tư duy giải quyết vấn đề mạnh mẽ, biết cách nghĩ ngoài khuôn khổ và tìm ra giải pháp đột phá vượt qua các thách thức.

3. Chú ý đến chi tiết nhỏ nhất

“I’m Donna. I know everything.” – Donna

Donna rất tỉ mỉ trong công việc, chú ý đến từng chi tiết và đảm bảo mọi thứ đều hoàn thành ở mức hoàn hảo nhất có thể. Từ việc định dạng những văn bản luật đến quản lý lịch trình của Harvey hay khi tìm kiếm những bằng chứng trong 1 phòng chất chồng tài liệu, cô ấy gần như không bao giờ bỏ lỡ một nhịp nào.

Không chỉ là các sự vật, Donna có khả năng quan sát đến từng chi tiết nhỏ nhất như biểu cảm khuôn mặt, mùi nước hoa, trang phục, phụ kiện…để đưa ra những nhận định đầy sắc bén.

Một ví dụ là trong tập phim “The Choice” (Phần 2), Donna nhớ chính xác loại bút mà Harvey thích, thể hiện sự chú ý đến chi tiết của cô.

Trợ lý điều hành xuất sắc  cần phải có sự tập trung mạnh mẽ đến từng chi tiết nhỏ, có khả năng phát hiện ra lỗi và sự không nhất quán. Khả năng chú ý đến chi tiết không chỉ giúp tránh được những sai sót không đáng có mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tâm huyết với công việc. Đây là một kỹ năng hoàn toàn có thể luyện tập được qua trải nghiệm thực tế và nâng cao các kiến thức chuyên môn liên quan. Với sự phát triển của các công cụ AI thì việc rà soát các lỗi trình bày, chính tả đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên vẫn có rất nhiều những “chi tiết” mà phải thực sự có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm, trải nghiệm chúng ta mới có thể phát hiện và tìm cách khắc phục được.

4. Chủ động và Dự đoán

Donna không chỉ phản ứng với các tình huống mà còn dự đoán và chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng cho các khả năng có thể xảy ra.  Cô không chờ đợi các vấn đề phát sinh mà tìm cách giải quyết chúng trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự. Điều này đòi hỏi sự chủ động và khả năng phân tích tình hình, quản lý rủi ro để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn, tối ưu hóa cơ hội. Trong 1 tập phim từ Season 1, “Sucker Punch”, khả năng dự đoán của Donna được thể hiện khi cô đã chuẩn bị sẵn một bản sao của tài liệu quan trọng, dự đoán được rằng nó có thể bị mất hoặc bị phá hủy.

5. Chuyên nghiệp và bảo mật

Sự chuyên nghiệp và khả năng giữ bí mật của Donna là điểm cộng lớn trong mắt Harvey và mọi người xung quanh. Donna luôn giữ sự chuyên nghiệp, từ phong cách ăn mặc tinh tế đến tác phong bình tĩnh, ngay cả trong những tình huống căng thẳng nhất. Sự chuyên nghiệp và thận trọng là yếu tố quan trọng để duy trì sự tin tưởng và bảo mật. Một trợ lý điều hành phải luôn duy trì tính bảo mật nghiêm ngặt và đưa ra phán đoán thận trọng, bảo vệ bản thân, bảo vệ sếp và tổ chức.

Donna Paulsen có thể là một nhân vật hư cấu, nhưng những đặc điểm mà cô thể hiện là bài học quý giá cho bất kỳ ai muốn trở thành một trợ lý điều hành xuất sắc. Từ kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, khả năng giải quyết vấn đề tháo vát, sự chú ý đến từng chi tiết, tính chủ động và dự đoán, đến sự chuyên nghiệp và thận trọng, tất cả đều là những yếu tố quan trọng giúp chúng ta hoàn thành tốt vai trò Trợ lý và trở thành người đối tác chiến lược cho lãnh đạo của mình.

Bạn đã sẵn sàng trở thành người Trợ lý hiện đại xuất sắc? Hãy để Enlightenia cùng đồng hành với bạn trên hành trình chinh phục từng bậc thang thành công của nghề Trợ lý!

Xem thêm: 10 Xu hướng định hình lại nghề trợ lý điều hành 2025!

Tham gia ngay cộng đồng những Trợ lý tài năng cùng Enlightenia. Group “Trợ lý xuất sắc không ở góc văn phòng”: https://www.facebook.com/groups/770811558590983

• Fanpage: Enlightenia – Nâng tầm Sự nghiệp Trợ lý
• Email: books@enlighteniava.com
• Hotline: (+84) 856 649 357
• Website: Enlighteniava.com