Trí tuệ nhân tạo hỗ trợ ghi chép và viết biên bản họp: Giải pháp cho trợ lý hiện đại

Khảo sát trong Group Cộng đồng Enlightenia cho thấy: 70% thành viên trong nhóm làm công việc liên quan đến văn phòng chưa hoặc chưa thể tận dụng AI trong việc ghi chép nội dung họp/biên bản cuộc họp.

Trong thời đại công nghệ số, AI không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp thiết thực. Với khả năng ghi chép tự động, chuyển đổi giọng nói thành văn bản chính xác và tóm tắt nội dung thông minh, AI giúp các Trợ lý, Thư ký tiết kiệm thời gian, công sức và tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Vì thế, Enlightenia sẽ mang tới một số điều mà chắc hẳn nhiều bạn sẽ quan tâm liên quan tới ứng dụng Trí tuệ nhân tạo để “giải phóng” các Trợ lý khỏi công việc tốn nhiều thời gian và công sức này.

Trong Phần 1 của bài viết, Englightenia sẽ giới thiệu phần mà các bạn quan tâm nhất, đó là tổng hợp công cụ AI đặc biệt hữu ích trong việc ghi chép, tóm tắt văn bản, trích xuất “action items” – những nhiệm vụ cần theo dõi sau buổi họp.

Cách lựa chọn sao cho phù hợp và một số lưu ý “phải biết” sẽ được giải thích trong Phần 2.

Các công cụ AI phổ biến

Nếu công ty, tổ chức bạn đang dùng các gói doanh nghiệp cho Zoom, hoặc Google Workspace Business, hoặc Microsoft 365 Business thì các công cụ này đã tích hợp sẵn tính năng AI ghi chép nội dung cuộc họp với độ chính xác vào bảo mật cao. Chỉ với một số thao tác trong phần cài đặt là có thể kích hoạt chức năng chuyển đổi nội dung cuộc họp từ âm thanh sang văn bản, tóm tắt và trích xuất các nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp.

Ngoài AI của các nền tảng họp phổ biến trên, có rất nhiều công cụ AI hỗ trợ ghi chép và viết biên bản họp, mỗi công cụ có những ưu điểm và tính năng riêng. Một số công cụ phổ biến bao gồm:

• Fireflies: Hỗ trợ cộng tác và theo dõi chủ đề trong cuộc họp. for collaboration and topic tracking. Trang web: https://fireflies.ai/
• ai: Ghi chép cuộc họp theo thời gian thực, tự động phân biệt người nói và cung cấp bản ghi chép có thể chỉnh sửa. Có chatbot để hỏi các thông tin về cuộc họp. Trang web: https://otter.ai/
• Avoma: Phân tích các cuộc trò chuyện để trích xuất thông tin chi tiết. Trang web: https://avoma.com/
• Tl;dv: Sử dụng AI để lập chỉ mục và tìm kiếm nội dung các cuộc họp. Cho phép bạn tìm kiếm các từ khóa, cụm từ hoặc chủ đề. Trang web: https://tldv.io/
• Equal Time: Thúc đẩy các cuộc họp hòa nhập và bình đẳng bằng cách phân tích thời gian nói của mỗi người tham gia và nhắc nhở những người nói nhiều và khuyến khích những người nói ít tham gia.
• Rewatch: Sử dụng AI để tự động tạo tóm tắt video của các cuộc họp, xác định các chủ đề chính, ý tưởng và hành động, tạo “bách khoa toàn thư” có thể tìm kiếm được với các điểm chính, tài liệu và liên kết. Trang web: https://rewatch.com/
• Nyota: Cung cấp nhiều tính năng AI cho các cuộc họp, như tự động tạo tickets, agenda cho các cuộc họp tiếp theo. Trang web: https://www.nyota.ai/
• Fellow: Nền tảng quản lý các cuộc họp tích hợp với AI. Trang web: https://fellow.app/
• Fathom: Cung cấp nền tảng ghi chép và quản lý cuộc họp toàn diện. Trang web: https://fathom.io/
• MeetGeek: Trợ lý họp thông minh được hỗ trợ bởi AI, giúp ghi chép, ghi âm, chuyển đổi giọng nói thành văn bản, tóm tắt và phân tích nội dung cuộc họp một cách tự động và hiệu quả. Trang web: https://meetgeek.ai/
• ai: Trợ lý AI cho cuộc họp trực tuyến với tính năng loại bỏ tiếng ồn nền hiệu quả. Trang web: https://krisp.ai/
• io: Trợ lý AI ghi chép, tóm tắt nội dung cuộc họp, trích xuất các nhiệm vụ cần theo dõi từ nội dung cuộc họp mà không ghi âm cuộc họp và tham gia vào ứng dụng họp.
• https://superpowered.me/
• https://www.sembly.ai/
• https://parrot.ai/

Danh sách sẽ được cập nhật thêm.

Khi tham gia một cuộc họp, các Trợ lý sẽ thường cần đảm nhiệm 2 vai: người lắng nghe tích cực và người ghi chép cẩn thận. Làm đồng thời hai việc này không hề đơn giản, chúng ta có thể bỏ lỡ cơ hội đặt câu hỏi để hiểu sâu về vấn đề được thảo luận hoặc không kịp ghi chép các thông tin quan trọng khi đang tập trung suy nghĩ một thông tin khác.

Viết biên bản cuộc họp là một trong những trách nhiệm công việc được cho là “buồn chán” nhất của công việc Trợ lý, Thư ký. Việc ghi chép đầy đủ và chính xác nội dung cuộc họp, dù là họp trực tiếp hay họp trực tuyến đều tốn rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp hoặc bản tóm tắt nội dung cuộc họp là một tài liệu đóng vai trò rất quan trọng trong việc lưu trữ thông tin và các quyết định của ban lãnh đạo, phân công nhiệm vụ và là căn cứ xác đáng khi cần đối chiếu những vấn đề gây tranh cãi. Do đó, việc ghi chép và viết biên bản họp hiệu quả là một kỹ năng thiết yếu với người làm Trợ lý chuyên nghiệp.

Rất may là với sự phát triển thần tốc của các công cụ Trí tuệ nhân tạo (AI), các Trợ lý đã có những “Trợ lý cuộc họp” để hỗ trợ đắc lực cho công việc dù nhàm chán nhưng lại vô cùng quan trọng này.

Công cụ AI speech-to-text là gì?

Công cụ AI sử dụng các thuật toán học máy tiên tiến để xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nhận dạng giọng nói và chuyển đổi văn bản thành giọng nói. Nhờ vậy, công cụ AI có thể ghi chép cuộc họp một cách tự động, bao gồm cả việc ghi âm, chuyển đổi giọng nói thành văn bản, tóm tắt các điểm chính và phân tích nội dung cuộc họp.

Lợi ích của việc sử dụng công cụ AI

Sử dụng công cụ AI để ghi chép và viết biên bản họp mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì ghi chép thủ công, công cụ AI có thể ghi chép toàn bộ cuộc họp một cách tự động, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc theo dõi nội dung cuộc họp.
• Nâng cao hiệu quả: Công cụ AI có thể chuyển đổi giọng nói thành văn bản chính xác, giúp bạn dễ dàng nắm bắt nội dung cuộc họp và viết biên bản nhanh chóng.
• Đảm bảo độ chính xác: Công cụ AI ghi chép đầy đủ và chính xác nội dung cuộc họp, ngay cả khi có nhiều người tham gia hoặc tiếng ồn nền.
• Tăng cường khả năng truy cập: Biên bản họp được tạo ra bởi công cụ AI có thể dễ dàng chia sẻ với tất cả người tham gia và lưu trữ để tham khảo sau này.
• Phân tích dữ liệu: Một số công cụ AI còn có khả năng phân tích dữ liệu từ các cuộc họp, giúp bạn nắm bắt xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Lưu ý khi sử dụng công cụ AI

• Bảo mật thông tin: Khi sử dụng công cụ AI, bạn cần lưu ý đảm bảo bảo mật thông tin của cuộc họp. Hãy chọn công cụ có uy tín và có chính sách bảo mật rõ ràng. Thông tin được thảo luận trong cuộc họp có thể được lưu trữ trên các máy chủ từ xa, có thể bị đánh cắp hoặc truy cập trái phép.
• Độ chính xác: Mức độ chính xác của công cụ AI có thể thay đổi tùy theo chất lượng âm thanh và số lượng người tham gia. Hãy thử nghiệm các công cụ khác nhau để tìm ra công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
• Kết hợp với ghi chép thủ công: Để đảm bảo độ chính xác cao nhất, bạn nên kết hợp sử dụng công cụ AI với ghi chép thủ công, đặc biệt là khi cuộc họp thảo luận về các chủ đề quan trọng hoặc phức tạp.

Lựa chọn công cụ AI phù hợp (tiếp theo)

• Tính năng: So sánh các tính năng của từng công cụ, bao gồm ghi âm và chuyển đổi giọng nói, tóm tắt, phân tích, tìm kiếm, chia sẻ và cộng tác.
• Độ chính xác: Đánh giá độ chính xác của công cụ trong việc ghi chép và chuyển đổi giọng nói, đặc biệt là khi có nhiều người tham gia hoặc tiếng ồn nền.
• Giá cả: So sánh mức giá của các công cụ và lựa chọn giải pháp phù hợp với ngân sách của bạn.
• Hỗ trợ khách hàng: Đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp để đảm bảo bạn được hỗ trợ tốt khi cần thiết.

Kết luận

Công cụ AI là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công việc ghi chép và viết biên bản họp, giúp các Trợ lý tiết kiệm thời gian đáng kể, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo độ chính xác cao. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn để tối ưu hóa quy trình làm việc và gia tăng hiệu suất. Tuy nhiên, sử dụng công cụ AI có ưu, nhược điểm và có cả những rủi ro về bảo mật nên hãy chú ý đến các quy định của cơ quan, tổ chức về kiểm soát AI trước khi sử dụng công nghệ này.

Xem thêm: Trợ lý ảo, trợ lý làm việc từ xa