Trợ Lý Hiện Đại & 8 Phương Pháp Tổ Chức Công Việc Thông Minh

Sắp xếp công việc như chuyên gia: Hệ thống thông minh cho trợ lý đa năng

Hương xin chào các bạn độc giả thân mến của Enlightenia!

Nhìn lại hành trình gần 10 năm gắn bó với nghề Trợ lý, đặc biệt là hai năm vừa qua với vai trò Trợ lý điều hành từ xa cho Giám đốc Vùng tại WWF Châu Á – Thái Bình Dương, đồng thời hoàn thành chương trình Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh (MBA) tại Đại học RMIT, mình thực sự thấm thía một điều: kỹ năng tổ chức không phải là thứ ‘có thì tốt’, mà là yếu tố ‘sống còn’.

Mình vẫn nhớ như in những ngày đầu làm việc từ xa cho sếp ở múi giờ khác, quản lý lịch trình phức tạp trải dài khắp khu vực, theo dõi hàng loạt dự án chiến lược, song song với việc vật lộn với deadline bài tập MBA. Có những lúc chỉ nghĩ đến chiếc laptop là mình đã thấy tim đập nhanh và đầu óc quay cuồng, vì mở máy tính lên thường xuyên là một ‘biển’ email cần xử lý, lượng tài liệu dài vô tận cần phân tích và tổng hợp, lịch họp dày đặc từ sáng sớm đến tối muộn cùng các yêu cầu công việc “hỗn loạn” từ nhiều quốc gia… cảm giác như mình đang cố gắng giữ thăng bằng trên một sợi dây mỏng manh và bên dưới là vực sâu hun hút! Chính những áp lực đó đã thúc đẩy mình phải tìm kiếm và áp dụng những phương pháp tổ chức công việc một cách khoa học và hiệu quả nhất.

Gần đây tổ chức mình đang làm việc – WWF International – đang triển khai dự án “di cư dữ liệu” (data immigration) từ Google Workspace sang Microsoft Suits, và mình thuộc nhóm “người đi tiên phong” (champions) nên phải tự rà soát và sắp xếp dữ liệu để sẵn sàng cho quá trình. Nhờ đã có một hệ thống được tổ chức rõ ràng từ trước nên quá trình này không mất quá nhiều thời gian. Đồng thời, mình cũng có cơ hội để nhìn lại và tự đánh giá về hiệu quả của những cách tổ chức, sắp xếp đã và đang áp dụng.

Đó là lý do hôm nay, mình muốn chia sẻ lại 8 kỹ thuật tổ chức mà mình đã tự đúc kết.

1. Phương Pháp ABC

Phương pháp ABC (A-B-C) được một Trợ lý nhiều năm kinh nghiệm phát triển nhằm giúp các Trợ lý chuyên nghiệp (và các chuyên viên hành chính) kiểm soát hiệu quả danh sách công việc hàng ngày, loại bỏ bớt những yếu tố gây phân tâm và tập trung nguồn lực vào những gì thực sự quan trọng. Về cốt lõi, hệ thống này xoay quanh việc ưu tiên hóa một cách có chủ đích, đảm bảo các công việc phù hợp nhất được giải quyết vào đúng thời điểm thích hợp nhất.

Cách thức hoạt động của phương pháp này như sau:

Bước 1: Liệt kê những công việc cần làm hoặc những tài liệu/ dự liệu đang cần sắp xếp

Bước 2: Phân loại công việc của bạn. Bắt đầu bằng cách xem xét danh sách công việc và phân chúng vào ba mức độ ưu tiên:

• A (Ưu tiên cao nhất): Đây là những nhiệm vụ tối quan trọng của bạn. Chúng bắt buộc phải được hoàn thành trong ngày hôm nay, không có ngoại lệ.
• B (Ưu tiên trung bình): Những nhiệm vụ này cũng quan trọng, nhưng mức độ cấp bách không bằng nhóm A. Nếu tình thế bắt buộc, chúng có thể được dời sang ngày mai.
• C (Ưu tiên thấp nhất): Những nhiệm vụ này có mức độ khẩn cấp thấp nhất trong ngày. Mặc dù chúng vẫn cần được hoàn thành (không phải là tùy chọn bỏ qua), nhưng chúng không quá gấp gáp hay nhạy cảm về mặt thời gian trong hôm nay.

Bước 3: Gán mức ưu tiên phụ (trong nhóm A). Trong danh mục A (các việc quan trọng nhất), hãy tiếp tục sắp xếp thứ tự ưu tiên chi tiết hơn để biết cần tập trung năng lượng vào đâu trước:

• A1: Nhiệm vụ quan trọng số một, việc duy nhất mà bạn tuyệt đối phải hoàn thành đầu tiên.
• A2: Nhiệm vụ quan trọng thứ hai cần làm ngay sau A1.
• A3, A4…: Tiếp tục sắp xếp cho đến hết danh sách việc loại A.

Nguyên tắc cốt lõi: Luôn tập trung hoàn thành tất cả các nhiệm vụ loại A (theo thứ tự A1, A2, A3…) trước khi bắt đầu chuyển sang xử lý các nhiệm vụ loại B hoặc C.

Bước 4: Giải quyết ưu tiên một cách linh hoạt Mặc dù trọng tâm chính luôn là hoàn thành các nhiệm vụ A, bạn vẫn có thể linh hoạt “chèn” vào việc xử lý một vài nhiệm vụ nhanh gọn, thuộc nhóm ưu tiên thấp hơn (ví dụ: một việc C chỉ tốn vài phút để trả lời email hoặc xác nhận thông tin). Việc “xử lý nhanh việc nhỏ” xen kẽ này đôi khi lại hữu ích: như một liều “dopamin” cấp tốc, điều này mang lại cảm giác hoàn thành tức thời, giúp thu gọn danh sách việc cần làm, đồng thời có thể giúp bạn lấy lại sự tập trung và cảm hứng trước khi quay lại các nhiệm vụ A đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.

Ứng dụng thực tế: Ví dụ, nếu bạn đang phụ trách tổ chức một cuộc họp Hội đồng quản trị quan trọng sắp tới:

• Nhiệm vụ A1 có thể là: Hoàn thiện và gửi chương trình nghị sự (agenda) cuối cùng cho Ban Lãnh đạo phê duyệt.
• Nhiệm vụ A2 có thể là: Gửi email và gọi điện xác nhận sự tham dự của các khách mời quan trọng.
• Nhiệm vụ B có thể là: Định dạng slide trình bày hoặc sắp xếp tài liệu họp.
• Nhiệm vụ C có thể là: Kiểm tra và cập nhật lịch đặt phòng họp trên hệ thống.

Phương pháp ABC giúp chúng ta đảm bảo luôn dành sự tập trung và năng lượng cần thiết để hoàn thành những mục tiêu quan trọng nhất trong ngày. Đây là một hệ thống đơn giản, dễ áp dụng, linh hoạt và đặc biệt lý tưởng cho vai trò Trợ lý vốn đòi hỏi tốc độ làm việc nhanh và khả năng thích ứng năng động.

2. Ma Trận Eisenhower

Được phổ biến bởi cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, Ma trận Eisenhower là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ việc ra quyết định giúp chúng ta phân loại mức độ ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Đây là một hệ thống lý tưởng để giúp đánh giá xem bạn hay sếp của bạn nên tập trung năng lượng và thời gian vào đâu để hoàn thành công việc.

Cách thức hoạt động của ma trận Eisenhower: Chia công việc của bạn thành bốn góc phần tư:

• Khẩn cấp và Quan trọng: Các nhiệm vụ đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức (ví dụ: hạn chót quan trọng của dự án). => Làm ngay.
• Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp: Các nhiệm vụ cần lên lịch thực hiện sau (ví dụ: cập nhật sổ tay quy trình). => Lên lịch.
• Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng: Các nhiệm vụ nên ủy thác nếu có thể (ví dụ: đặt hàng văn phòng phẩm). => Ủy thác.
• Không Khẩn cấp và Không Quan trọng: Loại bỏ những nhiệm vụ này hoặc xem xét lại sự cần thiết của chúng. => Loại bỏ.

Ứng dụng thực tế: Hãy tưởng tượng bạn đang cân đối giữa việc chuẩn bị cuộc họp và trả lời email. Việc trả lời các email gấp từ ban lãnh đạo thuộc góc phần tư 1 (Khẩn cấp và Quan trọng). Tuy nhiên, việc sắp xếp lại các thư mục dùng chung—dù cần thiết—lại thuộc góc phần tư 2 (Quan trọng nhưng Không Khẩn cấp), vì vậy nó có thể được lên lịch khi thời gian cho phép.

3. Time Blocking

Lịch làm việc thực tế mình sắp xếp cho Giám đốc vùng tại WWF

Time Blocking (Chặn Thời Gian) là một kỹ thuật năng suất bao gồm việc lên lịch các nhiệm vụ cụ thể vào các khung thời gian dành riêng trên lịch của bạn, thay vì làm việc theo một danh sách việc cần làm chung chung. Phương pháp này yêu cầu bạn lập kế hoạch trước cho ngày của mình, gán cho mỗi phút hoặc giờ một mục đích rõ ràng. Bằng cách đó, bạn tạo ra một lịch trình có cấu trúc đảm bảo tất cả các nhiệm vụ quan trọng của bạn đều nhận được sự chú ý xứng đáng.

Một nguyên tắc quan trọng cần lưu ý khi quản lý công việc, giải thích tại sao việc chặn một khoảng thời gian cố định trên lịch cho từng công việc lại càng cần thiết, chính là Định luật Parkinson (Parkinson’s Law), được đặt theo tên nhà sử học Cyril Northcote Parkinson. Định luật này phát biểu một cách hóm hỉnh nhưng sâu sắc rằng: “Công việc sẽ tự ‘phình ra’ để lấp đầy khoảng thời gian được ấn định cho việc hoàn thành nó.” Nói một cách đơn giản, nếu bạn cho mình cả ngày để hoàn thành một việc thực chất chỉ cần một giờ, thì khả năng cao là công việc đó sẽ kéo dài đúng cả ngày.

Vạy nên, kỹ thuật time-blocking (chặn thời gian) sẽ giúp bạn tập trung, giảm thiểu thời gian lãng phí, giảm bớt sự mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định và cho phép bạn lấy lại quyền kiểm soát ngày làm việc của mình. Dù là dự án công việc, cuộc họp hay việc cá nhân, Time Blocking đảm bảo mọi thứ đều có vị trí tương ứng trong lịch trình hàng ngày của bạn và của sếp bạn.

Cách thức hoạt động:

• Vào đầu ngày (hoặc tuần), xem lại danh sách việc cần làm của bạn và của sếp bạn
• Chia ngày làm việc thành các khối thời gian, gán một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cho mỗi khối.
• Tuân thủ các khối thời gian—không làm nhiều việc cùng lúc!

Ứng dụng thực tế: Ví dụ, bạn có thể chặn thời gian trên lịch cá nhân của bạn như sau:

• 9:00–9:30 sáng: Kiểm tra và phân loại email đến.
• 9:30–10:30 sáng: Chuẩn bị sắp xếp chuyến đi cho ban lãnh đạo.
• 10:30–11:00 sáng: Giải quyết các phê duyệt báo cáo chi phí mới.

Tương tự đối với sếp của bạn, tùy vào khoảng thời gian làm việc tối ưu của sếp vào đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều, bạn có thể chặn thời gian trên lịch của sếp như sau:

• 9:00–10:00 sáng: Thời gian tập trung để đọc tài liệu, kiểm tra email.
• 10:00–11:00 sáng: Họp ngắn 1:1 với các trưởng phòng, cấp dưới trực tiếp (direct report).
• 11:00–12:00 sáng: Giải quyết các yêu cầu đột xuất hoặc phê duyệt hợp đồng, tài liệu.
• 12:00 – 13:00: Nghỉ trưa

Time Blocking giúp chúng ta tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, giảm sự phân tâm và lo lắng do những gián đoạn không lường trước.

4. Phương Pháp Kanban

Phương pháp Kanban là một công cụ tổ chức trực quan hiệu quả cao được điều chỉnh từ các kỹ thuật quản lý dự án để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất. Phương pháp này sử dụng định dạng bảng với các cột riêng biệt (ví dụ: “Cần Làm,” “Đang Tiến Hành,” “Đã Hoàn Thành”) để theo dõi các giai đoạn của nhiệm vụ hoặc dự án. Các nhiệm vụ được biểu thị bằng các thẻ di chuyển qua các cột khi chúng tiến triển, cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng, theo thời gian thực về tình trạng công việc.

Phương pháp này không chỉ giúp các nhóm hình dung khối lượng công việc của họ mà còn khuyến khích sự hợp tác, làm nổi bật các điểm nghẽn và đảm bảo quản lý công việc trôi chảy hơn. Phổ biến trong cả môi trường chuyên nghiệp và cá nhân, Kanban được đánh giá cao vì sự đơn giản và linh hoạt.

Cách thức hoạt động:

• Tạo một bảng Kanban (các phần mềm như Trello, Asana, hay Google Tasks hoặc bảng vật lý với giấy ghi chú đều hoạt động tốt).
• Liệt kê các nhiệm vụ dưới cột “Cần Làm”.
• Dần dần di chuyển các mục sang cột “Đang Tiến Hành” và cuối cùng là “Đã Hoàn Thành”.

Bạn có thể tạo các bảng riêng cho các dự án nhóm đang diễn ra như triển khai phần mềm, đồng thời vẫn duy trì một bảng “Công Việc Hàng Ngày” cá nhân. Sử dụng Kanban cho phép trợ lý, chuyên viên hành chính nhanh chóng xác định các điểm nghẽn và duy trì quyền kiểm soát đối với các dự án đang tiến triển. Thêm vào đó, khi sếp giao thêm các nhiệm vụ mới, chúng ta cũng có thể nhanh chóng đối chiếu với bảng Kanban để cho sếp thấy những ưu tiên hiện tại để điều chỉnh kỳ vọng của sếp về thời gian hoàn thành công việc phù hợp. Một công đôi việc để bạn luôn sẵn sàng trả lời câu hỏi của sếp hay đồng nghiệp về việc bạn có “đang rảnh không”?

5. Kỹ Thuật Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian được thiết kế để tăng năng suất và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức (burnout). Nó bao gồm việc chia công việc của bạn thành các phiên tập trung, theo sau là các khoảng nghỉ ngắn. Cách tiếp cận này giúp cải thiện sự tập trung, duy trì động lực và đảm bảo bạn luôn sảng khoái suốt cả ngày.

Cách thức hoạt động:

• Chọn một nhiệm vụ để làm.
• Đặt hẹn giờ trong 25 phút (một “Pomodoro”).
• Làm việc không gián đoạn cho đến khi đồng hồ bấm giờ kêu, sau đó nghỉ 5 phút.
• Sau khi hoàn thành bốn Pomodoro, hãy nghỉ giải lao dài hơn (15–30 phút).

Tiếng reo từ đồng hồ bấm giờ khi áp dụng Kỹ thuật Pomorodo tạo ra sự khẩn trương, có thể giúp các trợ lý, chuyên viên hành chính nỗ lực vượt qua các công việc nhàm chán như sắp xếp hồ sơ hoặc nhập dữ liệu bằng cách chia chúng thành các khoảng thời gian dễ quản lý. Thay vì việc nghĩ rằng mình phải mất cả buổi sáng để sắp xếp và nhập liệu số card visit sếp mới thu thập được từ buổi hội thảo gần đây, chúng ta có thể chủ động sắp xếp mình sẽ cần 4 chu kỳ Pomodoro để hoàn thành nhiệm vụ này.

6. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20)

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, cho rằng 80% kết quả của bạn đến từ chỉ 20% nỗ lực của bạn. Khái niệm này được sử dụng rộng rãi trong quản lý thời gian và quản lý hiệu suất để giúp các cá nhân và doanh nghiệp tập trung vào các nhiệm vụ mang lại tác động lớn nhất. Bằng cách xác định và ưu tiên các hoạt động có tác động cao này, bạn có thể đạt được kết quả đáng kể hơn đồng thời giảm thiểu thời gian và công sức lãng phí vào các nhiệm vụ kém hiệu quả hơn. Nguyên tắc này có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ chiến lược kinh doanh đến mục tiêu cá nhân, khiến nó trở thành một công cụ mạnh mẽ để cải thiện hiệu quả và hiệu suất.

Cách thức hoạt động của nguyên tắc Pareto:

• Xem xét lại các trách nhiệm hiện tại của bạn.
• Xác định 20% nhiệm vụ nào mang lại kết quả lớn nhất.
• Chuyển trọng tâm sang hoàn thành những nhiệm vụ này trước tiên.

Nếu việc chuẩn bị cho cuộc họp chiếm phần lớn buổi sáng của bạn, nhưng chỉ một phần nhỏ đóng góp trực tiếp vào hiệu quả (ví dụ: xác nhận diễn giả), hãy ưu tiên những hoạt động quan trọng đó.

7. Hệ Thống 43 Thư Mục Giấy (43 Folders)

Đối với những người yêu thích làm việc với giấy tờ, hồ sơ, Hệ thống 43 Thư mục (43 Folders) , dù khá thủ công nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc theo dõi các nhiệm vụ mang tính định kỳ như hàng ngày và hàng tháng. Hệ thống này bao gồm 43 thư mục, trong đó, 31 thư mục đại diện cho các ngày trong tháng và 12 thư mục dành cho mỗi tháng trong năm.

Cách thức hoạt động:

• Lưu các mục bạn cần giải quyết vào một ngày trong tương lai vào thư mục ngày hoặc tháng tương ứng.
• Kiểm tra thư mục của ngày đó vào mỗi buổi sáng để trích xuất các nhiệm vụ tương ứng.

Ứng dụng thực tế: Phương pháp này hoạt động rất hiệu quả các trợ lý phải xử lý các tài liệu vật lý như thư từ, hóa đơn, chứng từ hoặc thư mời sự kiện.

8. Phương pháp PARA

Bên cạnh việc sắp xếp ưu tiên nhiệm vụ hàng ngày (như với Phương pháp ABC, ma trận Eisenhower, hay Timeblocking), một khía cạnh quan trọng khác của tổ chức công việc thông minh cho trợ lý là quản lý hiệu quả kho dữ liệu kỹ thuật số khổng lồ không chỉ của trợ lý mà còn của lãnh đạo (email, tài liệu, ghi chú, ảnh chụp,…). Phương pháp PARA do chuyên gia năng suất Tiago Forte phát triển cung cấp một hệ thống cực kỳ đơn giản và linh hoạt để làm điều này.

PARA là viết tắt của bốn danh mục chính để bạn phân loại mọi dữ liệu kỹ thuật số:

1. Projects (Dự án): Những công việc có mục tiêu cụ thể và thời hạn xác định (ví dụ: tổ chức sự kiện X, chuẩn bị báo cáo Y).
2. Areas (Lĩnh vực trách nhiệm): Những mảng công việc hoặc cuộc sống bạn cần duy trì tiêu chuẩn liên tục theo thời gian (ví dụ: quản lý lịch trình, phát triển chuyên môn, quản lý sự kiện, quản lý dự án).
3. Resources (Tài nguyên): Những chủ đề, thông tin tham khảo mà bạn quan tâm và có thể hữu ích trong tương lai (ví dụ: mẫu email hay, tài liệu chuyên ngành, bộ hướng dẫn thương hiệu, ý tưởng mang lại cảm hứng, câu nói truyền động lực…).
4. Archives (Lưu trữ): Những mục đã hoàn thành hoặc không còn cần thiết từ ba danh mục trên, được cất giữ để tham khảo khi cần.

Điểm cốt lõi của PARA là tổ chức thông tin dựa trên mức độ cần hành động của chúng, thay vì theo chủ đề chung chung như cách truyền thống. Bằng cách này, bạn luôn biết thông tin nào phục vụ cho công việc trước mắt (Projects, Areas) và dễ dàng truy xuất khi cần, giúp giảm tải sự lộn xộn trong không gian số và hỗ trợ trực tiếp cho việc hoàn thành các nhiệm vụ đã được ưu tiên (như các nhiệm vụ A, B, C trong phương pháp ABC). Áp dụng PARA giúp bạn biến kho thông tin số thành một “bộ não thứ hai” ngăn nắp và mạnh mẽ.

Kết hợp thông minh – tìm ra “công thức” tổ chức cho riêng bạn

Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi qua 8 phương pháp và kỹ thuật tổ chức công việc hiệu quả. Như các bạn thấy, việc thành thạo kỹ năng tổ chức và sắp xếp không phải là chọn một hệ thống duy nhất và áp dụng cứng nhắc. Điều quan trọng  là hiểu rõ phong cách của bản thân, tính chất công việc, sau đó sẵn sàng thử nghiệm, rút kinh nghiệm và tìm ra sự kết hợp các phương pháp phù hợp để phát huy điểm mạnh và cải thiện cách chúng ta xử lý các ưu tiên.

Với cá nhân mình, trong guồng quay công việc tại WWF và quá trình học MBA tại RMIT, mình thường kết hợp linh hoạt nhiều phương pháp. Có những ngày, Ma trận Eisenhower được áp dụng để phân loại công việc khẩn cấp và quan trọng khi đối mặt với hàng tá yêu cầu cùng lúc. Time Blocking lại cực kỳ hữu hiệu để đảm bảo mình có đủ thời gian tập trung cho các báo cáo chiến lược hay những bài luận MBA quan trọng mà không bị xao nhãng. Còn Kanban, dù là trên Trello hay đơn giản là bảng ghi chú, lại giúp mình theo dõi tiến độ các dự án nhỏ và công việc cá nhân một cách trực quan.

Mình tin rằng, hành trình trở thành một Trợ lý chuyên nghiệp luôn song hành cùng việc mài giũa kỹ năng. Đừng ngại thử nghiệm, đừng sợ sai và đừng lo lắng khi phải điều chỉnh. Hãy bắt đầu với một phương pháp bạn cảm thấy hứng thú nhất, kiên trì áp dụng và đánh giá hiệu quả. Có thể ban đầu sẽ hơi bỡ ngỡ, thậm chí có phần “khó chịu”, nhưng mình tin chắc rằng: Với sự luyện tập, bạn hoàn toàn có thể biến sự hỗn loạn trong công việc (và cả trong cuộc sống cá nhân) trở nên ngăn nắp và có hệ thống hơn.

Tổ chức, sắp xếp là một kỹ năng có thể học hỏi và rèn luyện. Khi làm chủ được kỹ năng này, bạn sẽ thấy bản thân không chỉ làm việc đạt hiệu suất cao hơn, giảm căng thẳng, mà còn mở ra cánh cửa cho sự phát triển vượt bậc trong sự nghiệp Trợ lý của mình. Bạn thử nghĩ xem nếu đứng trên vị trí CEO, một người sếp sẽ tin tưởng và cất nhắc một Trợ lý có khả năng sắp xếp công việc và hỗ trợ họ sắp xếp, tổ chức công việc hiệu quả hay một người Trợ lý luông ngập trong sự lộn xộn và quá tải?

Bạn dự định sẽ thử nghiệm phương pháp nào đầu tiên? Hãy chia sẻ cảm nhận và kinh nghiệm của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé! Mình rất mong được lắng nghe câu chuyện của các bạn.

Carrie Hương Trần

Co-founder Enlightenia & Enlighten Books

Executive Assistant @ WWF Asia Pacific

RMIT MBA Alumna